JLL dresse l’état des lieux de l’orchestration du travail hybride et des nouveaux rapports de force au moyen d’une double enquête réalisée auprès des décideurs immobiliers et des salariés à travers le monde.

Présence au bureau : le ton monte entre employeurs et employés

Du côté des employeurs, le 100% télétravail n’est désormais plus acceptable. 87 % exigent aujourd’hui le retour au bureau « au moins une partie du temps ». De leur côté, les employés rétorquent qu’ils sont de retour au bureau, malgré de fortes disparités entre pays et secteurs d’activités.

« Pour les Français, cette situation est moins perceptible car ils sont davantage revenus au bureau que les autres salariés dans le monde : avec une moyenne de présence de 3,5 jours par semaine contre 3,1 jours dans le reste du monde et 2 jours seulement aux États-Unis ou en Angleterre. Ceci s’explique notamment par la fonction sociale du bureau qui est très marquée dans l’Hexagone, mais aussi une tradition de management par la vue clairement plus ancrée en France que dans les autres pays », explique Flore Pradère, Directrice Recherche et Prospective Work Dynamics chez JLL France.

Pour acter ce nouveau rapport de force, les employeurs à travers le monde emploient la manière forte, à l’image des récentes déclarations de grandes entreprises de la tech du monde anglo-saxon :

• 33 % des entreprises ont mis en place une obligation de présence au bureau et 27 % envisagent cette approche, révélant qu'une majorité d'employeurs (60 %) projette désormais un nouvel équilibre des pouvoirs.

« Le télétravail, qui offre la possibilité d’organiser soi-même son temps de travail et de faire une place à ses impératifs personnels, est considéré par les employés comme un réel acquis social. L’étude montre d’ailleurs que 18 % des salariés mentionnent leurs engagements familiaux comme de nouvelles questions à prendre en compte lors de la planification des jours au bureau. Pour eux, il n’y a pas de retour en arrière possible », explique Flore Pradère.

La productivité au centre du débat entre employeurs et employés

Les employeurs s'interrogent sur les gains de productivité attribués au travail à distance pendant la pandémie. Ils craignent l'impact du télétravail sur la performance organisationnelle à long terme.

« Les employeurs ont modifié leur approche de la performance : ils ne considèrent plus seulement le nombre d'heures travaillées par jour comme un indicateur de performance, mais reconnaissent également le pouvoir des rencontres informelles au bureau pour stimuler l'engagement et l'innovation. Les gains de productivité sont désormais vus comme la 3e raison d’inciter le retour au bureau, après les enjeux de collaboration et de culture », explique Flore Pradère.

Si la présence obligatoire gagne du terrain, les employeurs continuent à mettre en œuvre des mesures « positives » pour inciter leurs collaborateurs à travailler au bureau - de sorte que le bureau soit perçu comme une « destination » :

• 42 % des surfaces de bureaux ont été adaptées pour répondre aux besoins des travailleurs hybrides
• Les trois principaux leviers utilisés pour inciter au travail au bureau sont la montée en gamme des technologies (59 %) et des espaces de travail (46 %), ainsi que la programmation événementielle (45 %).

De leur côté, les employés dénoncent les lacunes des nouveaux bureaux hybrides. Si le "coût" du trajet (en temps, en stress et en argent) reste le premier obstacle au travail sur site, une mauvaise expérience de bureau, en particulier due au bruit, est désormais considérée comme un frein à la performance :

• 28 % des salariés considèrent le bruit comme un obstacle majeur au travail au bureau aujourd’hui
• 22 % regrettent le manque de confidentialité et 18 % le manque d'espaces de concentration.

« Le grand défi des dirigeants est de répondre aujourd’hui à la question suivante : dans le nouveau paradigme du travail hybride, à quels objectifs répond le bureau pour mon entreprise ? Si chacune a ses réalités culturelles, métiers, sectorielles etc. propres, on retrouve un certain nombre de fondamentaux universels : malgré l’impératif d’optimisation des coûts et des m² qui anime beaucoup de nos clients, le bureau doit toujours répondre aux besoins de collaboration et de socialisation des collaborateurs, mais également aux besoins du travail individuel et de concentration comme aux besoins de confidentialité des managers », déclare Rémi Calvayrac, Directeur du département Work Dynamics de JLL France.

L'orchestration des jours de présence : un casse-tête pour les entreprises

L'orchestration du travail hybride reste un défi dans un moment où la réduction des coûts d'exploitation est une priorité pour 86 % des responsables de l'immobilier. En conséquence, "faire mieux avec moins" n'a jamais été aussi incontournable et les entreprises font face à des challenges organisationnels renouvelés :

• 30 % des entreprises sondées enregistrent des taux d'utilisation de leurs bureaux inférieurs à 40 % et 70 % des taux inférieurs à 60 %.
• Seuls 23 % des travailleurs déclarent ne pas avoir de préférence en termes de jours (contre 29 % il y a un an), n’offrant aux employeurs qu’une faible marge de manœuvre pour répartir l'occupation sur la semaine.

Rémi Calvayrac constate : « Les dirigeants font face à des pics de fréquentation du mardi au jeudi et déplorent des bureaux désespérément vides les lundis et vendredis ; or ils ne sont pas encore outillés pour lisser la présence sur site et peinent à trouver le juste équilibre entre monitoring et surveillance. Nous insistons également auprès de nos clients sur l’importance de la formation des managers - ils doivent désormais orchestrer le travail hybride de leurs équipes afin de garantir la performance individuelle et collective, en définissant les activités requérant une présence sur site et celles qui peuvent être conduites à distance ».

La plupart des employeurs définissent les modes de travail, mais ne les mesurent pas ou ne le font qu'à l'aide de systèmes de badge. Par conséquent, ils ne sont pas en mesure de piloter la présence sur site.

• 58 % des employeurs ont mis en place une approche flexible du travail hybride, dictée par les besoins métiers ou individuels...
• Mais seulement 36 % d'entre eux mesurent les habitudes de travail de leurs employés aujourd'hui, ce qui rend complexe l'optimisation de l'empreinte et de l'occupation.

La conception des bureaux hybrides challengée par les salariés

Malgré la transformation des espaces de bureaux vers plus de collaboratif, les habitudes de travail peinent à évoluer et les employés continuent à travailler sur des tâches individuelles lorsqu’ils viennent au bureau.

• La moitié du temps (51 %) passé dans les bureaux aujourd’hui est consacrée au travail individuel, en ligne avec les chiffres de 2022. Les salariés passent également la moitié de leur temps (52 %) à leur poste de travail.

Les salariés reprochent aux bureaux hybrides de ne pas tenir leurs promesses. Plus que jamais, ils attendent un confort total, mais aussi une conception qui favorise la concentration et l'intimité.

• 58 % des employés de bureau considèrent que leur domicile favorise davantage le travail de concentration que le bureau.
• 45 % considèrent que leur domicile est plus propice à leur productivité et 17 % citent leur difficulté à être productif au bureau comme un frein au travail sur site.
• Les écarts de satisfaction les plus importants entre les personnes qui se sentent productives au bureau et celles qui ne le sont pas concernent la capacité à se concentrer, l’acoustique et le besoin de confidentialité.

Les enseignements des résultats de cette étude sont issus de deux enquêtes :

• Une enquête menée en juillet et août 2023 auprès de 208 décideurs immobiliers à travers le monde
• Une enquête d’octobre 2022 à septembre 2023 menée auprès de 20 121 employés de bureau dans des entreprises internationales.