En France, un axe de réflexion, concernant les employés de bureau sort du lot : les réunions d'équipe en 2024 sont-elles toujours utiles ?

L’un des phénomènes souligné par le rapport est le trop-plein de réunions auquel se confrontent les collaborateurs. Dans les réponses apportées par les personnes interrogées, elles indiquent :

• Etre bloquées par des réunions : alors qu’on pourrait envisager d’autres formats de collaboration, les réunions sont utilisées pour tout : prendre des décisions importantes en équipe (47%), clarifier les objectifs (51 %), trouver des idées lors de brainstorming (44%), sociabiliser avec les collègues (28 %) et faire le point sur la situation (32 %).
  
  
• Connaître un manque de clarté : les réunions s'avèrent souvent peu productives, car les participants repartent sans plan d'action et sans répartition des tâches. A titre d’exemple, la majorité des participants (52 %) affirme quitter souvent une réunion sans avoir une idée précise de ce qu'ils vont faire ensuite.
  
  
• Perdre de la productivité : la plupart des travailleurs (81 %) pense que passer moins de temps en réunion permettrait d'être plus efficace. Par conséquent, la moitié d’entre eux (52%) décide de sauter des réunions pour finir leurs tâches.
  
  
• Que les réunions sont un moyen de procrastination : plus des trois-quarts (74%) des sondés affirment que dans la majorité des cas leurs réunions débouchent sur d’autres réunions de suivi, et non des actions concrètes. En outre, la plupart des sondés pensent qu’elles pourraient durer moins longtemps (79%).

Les équipes seraient moins dépendantes des réunions si elles disposaient de bons outils pour partager l'information, pour prendre des décisions et échanger avec leurs collègues. L'étude démontre que les réunions sont organisées souvent par défaut car leurs organisateurs estiment qu’un projet ne peut avancer autrement.

Si les collaborateurs savaient quand opter pour des pratiques de travail asynchrone² ou quand choisir d’organiser une réunion, ils obtiendraient de meilleurs résultats. Pour cela, il faudrait changer les modes de travail, en préparant en amont les réunions, en s’accordant le droit de refuser un rendez-vous s’il n’est pas jugé “utile” à sa mission, en réduisant la durée des réunions et en encourageant l’usage d'outils de collaboration asynchrone.

Le mode de travail asynchrone a pour avantages de limiter les pertes de temps, de faire des progrès rapidement et de renforcer sa confiance au travail, car il incite les collaborateurs à s’organiser en autonomie.

¹ Étude "Workplace Woes : Meetings Édition"
² Travail asynchrone : le principe du travail asynchrone consiste à laisser aux employés la liberté d'aménager leur temps de travail, ils ne travaillent donc pas tous aux mêmes horaires et souvent de différentes localités.

Methodologie : Atlassian, en partenariat avec Wakefield Research, ont interrogé 5 000 employés de bureau dans le monde entier, à savoir les États-Unis, l'Australie, l'Inde, l'Allemagne et la France (1000 par zone).