L’étude révèle que le phénomène flex se massifie, avec actuellement 26 % de salariés concernés. Mais qu’en pensent ces derniers ? Qu’ils soient en flex-office ou non, pour une majorité, ce mode d’organisation est compris et accepté : l’adoption du travail hybride dans la durée rend entendable la rationalisation des mètres carrés.

Mais notre enquête montre qu’un quart des salariés en France restent réticents à l’adoption du modèle. Les conditions du succès reposent essentiellement sur le dialogue social, la qualité du management, le confort et l’animation des espaces.

De l’exception au phénomène de masse

Le flex-office² est apparu dans les années 1980, mais est longtemps resté cantonné à une poignée d’entreprises du conseil, nichées dans les quartiers d’affaires parisiens. Historiquement peu populaire, ce mode d’organisation essaime ces dernières années, catalysé par le télétravail devenu un facteur structurant de l’occupation des bureaux.

• Pratiqué par 8 % des travailleurs de bureaux français avant la pandémie, le flex-office est désormais déployé auprès de 26 % d’entre eux.
• C’est un modèle d’organisation en croissance, qui pourrait concerner 40 % de salariés au terme des deux prochaines années.

Rémi Calvayrac, Directeur du département Work Dynamics, détaille : « Actuellement, le ratio de flex est à 7 postes pour 10 collaborateurs, soit un taux de mutualisation légèrement plus ambitieux qu’avant-Covid. Ceci s’explique par l’effet de massification, avec des secteurs entiers tels que l’administration qui ont rejoint ce mouvement. Si l’on se focalise sur le secteur privé, les ratios pratiqués sont encore plus transformants, et atteignent jusqu’à 6 voire 5 postes pour 10 personnes. Dans l’administration, on reste sur des taux plus mesurés : autour de 8 à 9 postes pour 10, mais la grande rupture c’est que tous les secteurs s’y mettent, sans exception - signe que le flex-office constitue une réponse pertinente aux enjeux actuels ».

Si les salariés voient dans le passage au flex-office une motivation avant tout financière, ils perçoivent également un bénéfice en termes d’image – la « vitrine » d’une entreprise moderne, dans l’air du temps - et la volonté de mettre en place une nouvelle organisation.

« Le flex-office est devenu un véritable projet d’entreprise, loin du fantasme des open-spaces déshumanisés et éprouvants pour les salariés. C’est aujourd’hui un modèle plus abouti, porté par des directions plus transparentes sur leurs motivations, notamment économiques. Notre étude relève que ce discours de vérité joue beaucoup dans l’acceptation des salariés. Ils voient aussi l’aspect gagnant-gagnant : 80% d’entre eux y voient la garantie d’un accès au télétravail », explique Flore Pradère, Directrice Recherche et Prospective Work Dynamics chez JLL France.

Sur la performance au travail, 2 salariés convaincus par le flex pour 1 réfractaire

Si le spectre d’un flex-office décrié par les salariés ne se vérifie pas dans la réalité, des inquiétudes demeurent. Elles concernent principalement l’érosion du lien entre salariés, de la qualité de la collaboration, de la motivation à venir au bureau.

Ces inquiétudes touchent surtout les salariés non pratiquants du flex-office, tandis que ceux qui l’ont testé sont en grande majorité rassurés et tirent un bilan globalement positif de leur performance. Ils témoignent d’une amélioration de la qualité des échanges inter-équipes, le lien entre les salariés et la productivité.

Rémi Calvayrac commente : « Les salariés sont en quête de pédagogie et de considération. Les entreprises ayant le mieux intégré le flex-office dans leur fonctionnement sont celles qui se sont donné le temps de mener à bien leur projet et ont accompagné la transformation de bout en bout, depuis la définition jusqu’à la mise en œuvre et l’amélioration continue du modèle ».

Garantir l’accès à une position de travail reste la première préoccupation des salariés

Le flex-office soutient la logique de multiplication des espaces alternatifs pour offrir davantage de positions de travail et une montée en gamme. Ainsi, les espaces individuels ont perdu du terrain au profit des espaces collectifs : l’étude révèle que l’enjeu demain sera de miser sur ces espaces sans négliger le confort de travail individuel.

D’ailleurs, bien qu’élogieux quant à la diversité des environnements proposés, les salariés tendent à se recentrer sur quelques essentiels : des postes de travail ergonomiques, un accès extérieur, des bulles pour s’isoler et des salles de réunion constituent les « basiques » attendus aujourd’hui.

De plus, aux yeux des salariés, le passage au flex-office renforce l’importance de la dynamique d’animation et de sens donné par le manager à la présence sur site.

Flore Pradère rappelle : « Un projet de flex-office c’est l’occasion de mettre les sujets RH sur la table, ce sont des discussions, notamment sur les conditions du bien-être et de la performance, qu’on ne peut pas éviter. Concevoir un flex-office gagnant c’est avant tout s’atteler à créer une qualité d’écoute et d’échange, pour accompagner la transformation des espaces ».

• 60 % des salariés qui travaillent dans des entreprises en flex-office estiment que le climat social est bon dans leur organisation, contre 47 % dans les entreprises où le flex-office n’est pas déployé.

Alors finalement, le flex-office, effet de mode ou modèle d’avenir ?

Au-delà des appétences individuelles, le flex-office crée un compromis entre salariés et directions dans le contexte économique, social et organisationnel actuel. Sans susciter d’engouement total, ni créer d’adhésion aveugle, il entre progressivement dans les mœurs :

• 73 % des salariés de bureaux français considèrent que le flex-office répond aux nouvelles attentes en matière de modes de travail.
• 81 % pensent que le flex-office est appelé à durer compte tenu des enjeux économiques et environnementaux. Ils sont même 87 % parmi les entreprises déjà en flex.
• 59 % des salariés s’interrogent néanmoins sur les effets potentiellement délétères du modèle flex et considèrent qu’il pourrait bientôt être dépassé.

« A court terme, le flex-office semble avoir trouvé un équilibre et être parvenu à maturité. Dans une perspective plus long-terme cependant, l’incertitude domine. Si salariés et employeurs s’accordent sur le fait qu’un retour en arrière n’est ni possible, ni même souhaitable, les points de vue diffèrent quant au devenir du flex-office tel que nous le connaissons aujourd’hui », conclut Flore Pradère.

¹ JLL a mené 42 entretiens approfondis auprès de salariés, de porteurs de projets RH et immobiliers, d’experts académiques et du conseil dans toute la France ainsi qu’un ensemble de 52 projets immobiliers accompagnés depuis 2011.
² A savoir la non-attribution des postes dès lors mutualisés entre collaborateurs.