On ne peut cependant faire l’impasse sur cet outil de management ; la réunion renforce la cohérence entre la stratégie d’une entreprise et son exécution. Perfony.com estime que le coût de ces rencontres doit diminuer. Pour permettre aux entreprises d’y arriver, la startup a mis au point l’outil iPerfony.

Etape 1 – Prendre conscience du coût des réunions
Les entreprises se doutent que les réunions leur coûtent cher, mais ont-elles les moyens d’en connaître le coût exact ? Perfony.com met en ligne une interface gratuite pour connaître le coût annuel des réunions.
Il suffit de compléter un formulaire en renseignant les critères de fréquence des réunions, leurs durées et le nombre de participants et en quelques secondes, on obtient une estimation du coût annuel des réunions de sa société.

Pour tester : www.perfony.com/fr/meeting-cost?step=meetingCost

Etape 2 – Réduire le temps passé en réunion
Pour être efficace, une réunion doit être préparée en amont. Ce n’est que si les intervenants ont tous les indicateurs en main (ordre du jour précis, calendrier des actions, etc.) qu’ils peuvent prendre les bonnes décisions.
Le suivi des actions est également un facteur clé de la productivité des entreprises ; les collaborateurs doivent pouvoir bénéficier d’outils adaptés pour partager l’état d’avancement de leurs actions.
 
C’est dans cette logique qu’iPerfony a été élaboré. Il facilite la préparation des réunions en gérant automatiquement les ordres du jour et les comptes rendus. Son interface ergonomique et collaborative favorise le partage des informations et trace les décisions prises. Informés des sujets abordés, les collaborateurs peuvent préparer les informations à échanger et prendre des décisions efficacement. Ce mode de fonctionnement permet aussi aux salariés de respecter le timing des réunions.

Etape 3 – Savoir se remettre en question et identifier les points bloquants
L’un ne parvient pas à finaliser une étape du projet ; l’autre ne communique pas ses évolutions sur une tâche donnée ; un objectif a été mal compris…De nombreux points peuvent retarder l’avancée des projets. iPerfony cible ces dysfonctionnements en temps réel permettant ainsi aux équipes de s’ajuster de manière agile, à mesure que le projet avance. Il n’est plus nécessaire d’attendre la prochaine réunion pour obtenir un état des lieux des projets. C’est ainsi que l’on gagne du temps en réunion et que l’entreprise gagne en efficacité et en productivité.
 
« Avec les outils en mode SaaS, les entreprises ont aujourd’hui les moyens d’évaluer  l’état de santé de leurs réunions. Aujourd’hui, les managers sont à même d’identifier les points de blocage en temps réel. Avec ces informations en main, ils peuvent réduire les freins (perte de temps, perte d’information, manque de visibilité) et prendre leurs décisions dans les meilleurs délais. Ce sont des indicateurs non négligeables qui permettent à l’entreprise de gagner en performance, notamment sociale et en compétitivité économique », confie Lionel Pasco, CEO de Perfony.

^{1 Etude Perfony de janvier 2014}