Un poste difficile à contrôler

Selon les résultats de l’étude, la gestion des dépenses des frais professionnels est le deuxième poste de dépenses le plus difficile à contrôler après la maintenance et les réparations. Une difficulté qui s’explique par un manque de visibilité et d’analyse de ces frais.

Des données saisies manuellement

Seulement, 18% des entreprises sont équipées d’une solution de gestion des frais professionnels qui automatise la saisie des données des employés et la création de rapports consolidés.
Dans 80% des entreprises interrogées, les frais professionnels sont saisis manuellement par les employés une fois la dépense effectuée. Au-delà du temps de perdu et du risque d’erreur, ce mode de saisie des données ne permet pas à l’entreprise d’avoir une visibilité en temps réel pour piloter et optimiser la gestion de ces dépenses.

Les entreprises freinées par le manque d’intégration des données et de reporting : 42% des entreprises indiquent ne pas être en mesure de consolider les données provenant de différentes sources, y compris des systèmes externes. Le potentiel d’optimisation des coûts est généralement effectué par l’intermédiaire de feuilles de calculs. Une méthode qui permet difficilement d’analyser les données à l’échelle de tout un service.
 
Pourtant, les entreprises ont conscience que les lacunes liées au reporting sont un frein à l’optimisation des coûts. Les principales fonctionnalités faisant défaut à l’analyse des frais professionnels selon les sondés sont la possibilité d’accéder aux rapports sur des appareils mobiles (60%), la capacité à modifier rapidement les rapports (43%) suivi par la possibilité d’importer des données relatives aux frais professionnels provenant d’autres sources.

Pour les entreprises interrogées, être équipé d’une solution de contrôle et d’analyse en temps réel présente un certain nombre d’avantages parmi lesquels on retrouve l’identification des dépenses non prévues ou non budgétées. Cela est jugé « très important » dans 39% des cas, suivi par l’identification et la gestion du recours à des partenaires privilégiés.
 
« L’étude Forrester montre qu’il y a, aujourd’hui encore, un nombre élevé d'entreprises qui continue de saisir manuellement les données avec une visibilité limitée sur les comportements et les dépenses des voyageurs d’affaires. Par conséquent, elles sont mises en difficulté lorsqu’il s'agit de gagner en agilité et en compétitivité », déclare Pierre-Emanuel Tetaz, vice-président de Concur. « Notre mission est de développer une solution automatisée et mobile avant tout, permettant aux employés de saisir leurs dépenses en temps réel mais aussi aux entreprises de mieux répondre à ce besoin de contrôle du deuxième poste de dépense dans leur budget et qui reste le plus difficile à maîtriser ».