Conditions générales de vente
Les conditions générales de vente, qui doivent être communiquées à tous les clients qui en font la demande, contiennent les conditions de la vente ou de la prestation de services  (formalisme de la commande, de la confirmation de commande, conditions de livraison et de paiement, conditions de la garantie, etc…), mais également les tarifs (en ce compris les grilles de remise). 
Ces CGV peuvent être différenciées selon les types de clients (ex : conditions grossistes, conditions détaillants, conditions à l’export, etc…). Les CGV peuvent être périodiquement réactualisées, mais c’est la version en vigueur au jour de la commande du client qui a force obligatoire entre les parties. Il est donc important de veiller à ce que la version en cours soit communiquée au client et acceptée par lui au moment de sa commande.
Les CGV prévalent, en principe, sur les conditions générales d’achat des clients, mais il est toujours recommandé de régler ce risque de contradiction par l’insertion, dans les CGV, d’une clause le prévoyant expressément.

Bon de commande et devis
Quand une entreprise fournit des produits ou des services standardisés, le contrat peut se formaliser par la signature d’un simple bon de commande.
La prudence recommande que le bon de commande soit toujours préparé par le vendeur ou prestataire de service ou, à tout le moins, établi sur le formulaire du vendeur ou prestataire de service, pour éviter tout risque de distorsion entre son contenu et celui des CGV. Le bon de commande devra notamment décrire précisément le produit /service commandé et indiquer le prix applicable. Il est fortement recommandé de rappeler également sur le bon de commande les principales conditions de la vente / prestation (délais de livraison, conditions de garantie, etc…), précaution grâce à laquelle les CGV du vendeur seront parfaitement opposables au client.
Les CGV peuvent être reproduites sur le bon de commande, en extrait, mais le plus efficace est de les reproduire, en totalité, sur le verso du bon de commande, en veillant à ce que l’impression soit parfaitement lisible : à défaut les clients pourront contester en avoir eu connaissance.

L’entreprise devra veiller, pour que la preuve de l’accord du client sur l’ensemble de ces conditions soit parfaite, à ce que le bon de commande lui soit retourné dûment tamponné et signé. Une mention précisant que le client a pris connaissance des conditions générales figurant au verso pourra être ajoutée de manière très apparente au dessus de l’espace prévu pour la signature.
Lorsque le produit ou la prestation de service est plus complexe ou personnalisé, il peut être utile d’établir, avant la passation de commande, un devis présentant un descriptif du bien / service et un estimatif du prix correspondant.
Le devis est d’ailleurs rendu obligatoire par différents textes pour toute une série de prestations. Ces textes imposent parfois que le devis soit établi gratuitement. À défaut, il peut être payant à condition de le préciser au préalable, expres­sément et de manière dénuée d’ambiguïté.
Quand le devis est obligatoire, son contenu est souvent réglementé. Ainsi en matière de prestations de dépannage, de réparation et d’entretien (voir arrêté du 2 mars 1990), le devis doit mentionner la date, les nom et adresse de l’entreprise, le nom du client, le lieu d’exécution de la prestation, le décompte détaillé de chaque prestation et produit, en quantité et en prix unitaire, les frais de déplacement, la somme globale à payer HT et TTC, la durée de validité de l’offre, l’indication du caractère payant ou gratuit du devis. Il doit être signé du client et comporter l’indication manuscrite « devis reçu avant l’exécution des travaux ».

Mais, même quand le contenu du devis n’est pas réglementé, il importe de porter une grande attention à sa rédaction. En effet, le devis est juridiquement une offre de contrat, et, à ce titre, il engage le professionnel quant à l'étendue des travaux, à leur coût, mais aussi quant aux délais prévus.

Le client est quant à lui engagé juridiquement à partir du moment où il a apposé sa signature au bas du devis. Il doit donc prendre le temps d’étudier le devis et ne le signer qu’une fois clarifiées toutes ses conditions.

Factures
Tout vendeur ou prestataire de service est tenu de délivrer une facture, et ce dès la réalisation de la vente/prestation. L’acheteur est quant à lui tenu de la réclamer. La facture doit être rédigée en deux exemplaires, l’un revenant au vendeur / prestataire, l’autre au client.

Mais délivrer une facture n’est pas tout, encore faut-il qu’elle soit conforme à loi qui est très pointilleuse sur ce point : outre le nom et l’adresse des parties, la facture doit notamment mentionner la date de la vente ou de la prestation, la quantité, la dénomination précise et le prix unitaire HT des produits ou services ainsi que toutes les réductions de prix acquises à la date de la vente. Elle doit également mentionner la date de règlement, les éventuelles conditions d’escompte et les pénalités exigibles en cas de retard de règlement. Il faut rappeler à cet égard qu’il est obligatoire de prévoir sur toute facture des pénalités de retard et que celles-ci ne peuvent être inférieures à 3 fois le taux d’intérêt légal.

Ce formalisme est loin d’être anodin puisque toute infraction aux règles rappelées ci-dessus peut être punie d’une amende de 75.000 € (375.000 € pour les personnes morales), l’amende pouvant être portée à 50 % de la somme facturée ou de celle qui aurait dû être facturée.

Par Frédérique CHAPUT > Avocat, associée Cabinet Racine

et Sophie PASQUESOONE > Avocat, directeur de mission Cabinet Racine