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Gérer l’informatisation des échanges avec les Administrations

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Nous avons déjà commenté dans ces colonnes l’évolution des règles du contrôle fiscal, qui rendent obligatoire, depuis la loi n° 2012-1510 du 29 décembre 2012 - article 14, la transmission au vérificateur des données comptables par la remise de fichiers informatiques. Cette obligation est loin d’être la seule. De nombreux organismes publics ont organisé des transmissions numériques, avec, fréquemment, l’obligation d’utiliser ces moyens, sous peine de sanctions lourdes.


Deux modes de transmission : l’EFI et l’EDI
En matière fiscale, l’Administration a ouvert le site Impots.gouv.fr pour un ensemble de déclarations : impôt sur le revenu, TVA, impôt sur les sociétés, CVAE, etc… Ce site permet d’afficher la déclaration, de saisir en ligne les données et de transmettre le formulaire complété. Cette méthode porte le nom d’EFI (échange de formulaires informatisés). Elle permet également d’effectuer le paiement en ligne.


D’autres organismes ont mis en place des échanges numériques : Urssaf, Pôle Emploi, caisses de retraites, tribunaux de commerce. Il est possible d’effectuer des déclarations et des formalités : attestations (en cas de maladie ou de chômage), récupération de certificats (par exemple dans le cadre de marchés publics, pour justifier que l’entreprise est à jour de ses cotisations), etc…


L’EFI présente pour l’utilisateur l’avantage de ne nécessiter que l’investissement en moyens de connexion. Cette solution est adaptée aux flux contenant peu de données mais soulève des difficultés pour les flux volumineux, comme les liasses fiscales annuelles des entreprises ou les DADS d’employeurs ayant un effectif important.
Pour ces cas, il existe l’EDI, ou échange dedonnées informatisées. L’utilisateur crée alors, à partir de son propre logiciel, un fichier de données, suivant une norme définie, et transmet ce fichier. Ce moyen accueille également les volumes réduits.
L’EFI nécessite une intervention manuelle de l’utilisateur pour saisir les infor­mations, l’EDI permet en principe de les transmettre « d’un seul clic », mais l’utilisateur doit acquérir les logiciels permettant de créer les fichiers, et adhérer à des portails de transmission (gratuits ou payants) pour les ex­pédier. Cela accroît significativement le coût, d’autant que les administrations changent fréquemment la forme des messages, ce qui nécessite des mises à jour de logiciels pour les utilisateurs.
Citons deux de ces « portails » : en matière sociale, Net-entreprises.fr accueille des flux EFI et EDI. Son usage est gratuit pour les utilisateurs. Il n’accueille pas les déclarations fiscales. L’Ordre des Experts-Comptables a créé le portail « jedeclare.com » ouvert aux Experts-Comptables, aux entreprises et aux organismes de gestion agréés. Il n’est pas gratuit, mais on peut en réduire le coût en utilisant certains services annexes comme la transmission des comptes annuels aux banques partenaires, à la Banque de France, aux OGA, compte tenu de la participation financière que versent alors ces partenaires.

Les obligations des déclarants
La télédéclaration était au départ une option pour l’utilisateur. Elle devient obligatoire dans un nombre croissant de cas, ainsi que le télépaiement. L’obligation existe déjà depuis quelques années pour ce qui concerne la DADS et se gé­néralise pour les déclarations de cotisations. Toute entreprise déclarant plus de 50 000 € de cotisations annuelles à l’Urssaf doit déclarer et payer par Internet. De même, les entreprises effectuant plus de 500 DPAE doivent les dématérialiser.
De même, les déclarations de fin de contrat auprès de Pôle Emploi doivent être effectuées par Internet dès que l’effectif de l’entreprise dépasse 10 personnes.
Les obligations en matière fiscale se sont fortement durcies. Depuis plusieurs années, les entreprises ont l’obligation de télédéclarer et télérégler la TVA dès lors qu’elles répondent à certains critères. Depuis le 1er octobre 2012, toutes les entreprises assujetties à l’impôt sur les sociétés doivent le faire et depuis le 1er avril 2013, ces mêmes entreprises sont tenues de transmettre par EDI leur liasse fiscale. Cette obligation existe aussi pour les entreprises non assujetties à l’impôt sur les sociétés lorsque leur chiffre d’affaires dépasse 230 000 €, limite abaissée à 80 000 € au 1er octobre 2013 et supprimée au 1er octobre 2014. À cette date toutes les entreprises devront télédéclarer et télépayer.
Pour les indépendants et les professions libérales, les liasses fiscales des adhérents des organismes de gestion agréés doivent être transmises par EDI. Cela se déroule sans difficulté car les OGA effectuent cette transmission, et ont mis à la disposition de leurs adhérents un mode de saisie en ligne qui permet d’enregistrer la liasse en mode EFI, ou ont adhéré à un portail de télé­déclaration pour accepter les transmissions en mode EDI. A défaut, les OGA acceptent les liasses manuelles et procèdent eux-mêmes à la saisie. Dans tous les cas, ce sont naturellement les adhérents qui financent l’opération.

Les déclarations en ligne sont également obli­gatoires en ce qui concerne les échanges intracommunautaires de biens, dès lors que les échanges annuels dépassent 2,3 millions d’euros.
Il est à noter que ces obligations sont assorties de pénalités lourdes : 0,2 % de la TVA à payer avec un minimum de 60 €. Pour les déclarations annuelles de résultat elles sont de 150 € par page, ce qui peut monter à plus de 3 000 €, selon le nombre de pages.
La raison de ces obligations est aisée à comprendre : l’arrivée directe dans leurs systèmes informatiques réduit dans des proportions considérables le travail des Administrations. On espère – sans trop y croire – que l’Etat saura en tirer des conclusions en ce qui concerne les effectifs de la fonction publique. Ces méthodes prennent, en revanche, du temps aux utilisateurs et à leurs conseils, qui ont à se familiariser avec les sites concernés, les messages souvent particulièrement abscons, la gestion des codes d’accès et des mots de passe, à subir l’indisponibilité des sites à certains moments, les coûts de logiciels et la lourdeur administrative que chacun connaît en France.

Les difficultés rencontrées
Comme souligné plus haut, les échanges en mode EFI s’effectuent sur le site des organismes ou sur certains portails comme Net-entreprises.fr. Le mode EDI nécessite l’engagement de coûts car l’Administration ne fournit alors aucun moyen de transmission. Si le portail social Net-entreprises.fr est gratuit pour les utilisateurs, il n’y a en revanche pas de portail gratuit en matière de fiscalité.
En outre, contrairement à ce qui a pu se passer dans d’autres pays, les administrations françaises imposent chacune leurs normes, de sorte que les utilisateurs se trouvent contraints de gérer des quantités d’identifiants et de codes d’accès, d’où l’utilité des portails évoqués plus haut, qui permettent la connexion avec un identifiant unique.
La mise en œuvre soulève d’autres questions : par exemple, lorsque les caisses de retraites ont exigé que les DADS leur soient transmises par Internet, elles ont envoyé aux entreprises un courrier simple indiquant à la fois l’identifiant à utiliser et le mot de passe. Nous avons alors interrogé diverses caisses, ainsi que leurs institutions de tutelle, sur l’évidente faille de sécurité que constitue cette méthode, alors même que les informations détenues sont des données à caractère personnel. Nous n’avons reçu aucune réponse.
En matière fiscale, l’obligation de télédéclarer n’entraîne nullement l’ouverture d’un accès.
L’entreprise doit solliciter l’Administration et la prier de bien vouloir lui ouvrir accès à son site, lui produire une demande écrite (sur papier), lui faire parvenir divers « justificatifs », et attendre son bon vouloir pour que l’accès lui soit enfin ouvert.
Plus encore, l’Administration, qui exige en 2013 la transmission des liasses fiscales par Internet, et quoique connaissant le volume du flux de données devant lui parvenir dans un intervalle de temps réduit, n’a pas mis en œuvre les ressources informatiques nécessaires à l’accueil de ces données. Les professionnels ont du faire face à une proportion massive de rejets.
Le phénomène a pris une telle ampleur que le Président du Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts-Comptables a saisi par deux fois, les 16 avril et 2 mai, le directeur général des Finances Publiques de cette situation. Ce dernier lui a répondu le 30 mai en indiquant que des instructions étaient données pour que les entreprises ayant connu des retards de transmission en raison de ces difficultés ne soient pas péna­lisées. Il n’en est toutefois rien et on a pu noter de nombreuses notifications d’amendes consécutives à ces rejets. Quelques services des impôts contactés par nous, ont indiqué n’être pas au courant de cette mesure de tolérance.

 
En outre, les transmissions électroniques aboutissent à un centre unique à Strasbourg, et la liaison entre ce centre et les services locaux des impôts n’est pas assurée convenablement. Nous avons plusieurs exemples d’entreprises ayant reçu des mises en demeure de produire leur déclaration, assorties de lourdes amendes, alors même que la déclaration avait été produite dans les délais et était effectivement parvenue. Dans ces cas, le portail, qui enregistre la date et l’heure précise de chaque étape de traitement du message permet de prouver que l’Administration est effectivement détentrice de la déclaration, et que c’est sa propre défaillance qui est en cause.
On peut également s’interroger sur la nature et l’étendue des procédures mises en place pour garantir la sécurité des paiements et préserver les contribuables du risque de détournement de leurs paiements par des tiers ou même par le personnel de l’Administration. Nous n’avons pu que constater qu’un voile pudique est maintenu par l’Administration sur ce sujet, les questions posées par nous étant restées jusqu’à ce jour sans réponse.

Par Georges GRANGER
Expert-comptable, administrateur de l'AFAI ( Association Française de l'Audit et du Conseil Informatiques)

                                    

Les sigles de l’administration

TVA
Taxe sur la Valeur Ajoutée


CVAE
Cotisation sur la Valeur Ajoutée des Entreprises


DADS
Déclaration Automatisée des Données Sociales


OGA
Organismes de Gestion Agrées


DPAE
Déclaration Préalable à l'Embauche

 

Lu 4525 fois Dernière modification le mercredi, 26 août 2015 15:50
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