Les responsables des Ressources humaines se dirigent peu à peu vers un véritable système d'information RH. Cette nouvelle organisation est assurée par la plupart des progiciels de gestion intégrée du marché. La majorité des outils proposés émanent d'une solution de gestion de paye, qui s'est progressivement enrichie de renseignements sur les compétences, les formations, les suivis de carrière, la synthèse des entretiens, les risques professionnels... contribuant ainsi à une meilleure connaissance de la richesse que représentent les ressources humaines au sein de l'entreprise.
 
- Les entreprises doivent définir le périmètre de leur système d'information RH

Claude Saunal, qui est aussi expert-comptable, membre du groupement Qantea, souligne que « face à ces enjeux majeurs, les entreprises sont en train de s'approprier ces nouveaux outils de manière très diversifiée en fonction de leur culture et du rapport qu'elles ont vis-à-vis de la confidentialité de l'information qu'elles détiennent ».

Les directeurs des ressources humaines devront à l'avenir se positionner sur la politique à mener à l'égard de leurs salariés. Le système de gestion RH doit-il s'arrêter aux équipes d'encadrement pour la gestion des plannings et des absences ? Ou aller plus loin en ouvrant le portail aux salariés pour récupérer des informations sur leur situation familiale, leurs options en matière de couverture complémentaire et sur-complémentaire ?  Il s'agit alors de définir le niveau de détail de l'information, notamment concernant des données parfois sensibles telles que l'évolution des salaires ou le coût des avantages accordés.
 
- Les directions informatiques devront travailler en collaboration avec les DRH

L'introduction de ces nouvelles organisations au sein des entreprises relève également de la direction générale et des directions des systèmes d'information, puisqu'elle touche non seulement à la sécurité des données informatiques mais également à la culture de l'entreprise.

Les politiques d'entreprise devront fixer les limites de la communication interne, et définir par exemple si elles intègrent, dans leur portail, blogs et wikis au bénéfice du comité d'entreprise ou de toute organisation œuvrant pour la cohésion des équipes.
 
- Un marché en phase de maturation

Aujourd'hui, peu d'entreprises encore passent le cap d'intégrer dans leur portail Ressources humaines les informations du comité d'entreprise. Certains éditeurs de logiciels proposent même déjà des interfaces (API) avec les sites déclaratifs, mais le marché semble marquer le pas face aux investissements.

Pourtant, pour Claude Saunal, les entreprises doivent se mettre en ordre de marche, car l'arrivé de la DSN dès 2015 va modifier en profondeur les procédures de traitement, et l'information permanente des organismes sociaux impose une actualisation des bases de données quasi immédiate. L'intranet répond parfaitement à cette nouvelle donne. Il faudra donc « intéresser » le salarié pour qu'il se connecte à ce titre au portail RH en lui proposant entre autres des informations ludiques ou fédératives (comité d'entreprise, organisation de chalenge, collecte de fonds solidaires, dons d'heures RTT...).
 
Un défi RH à relever !