Le télétravail est encadré soit par un accord collectif, soit par une charte unilatérale élaborée par l’employeur après avis du CSE. À défaut, il reste possible d’y recourir par accord entre l’employeur et le salarié. Il revêt donc en principe un caractère volontaire, sauf circonstances exceptionnelles ou cas de force majeure autorisant l’employeur à l’imposer à ses salariés. 

Que mettre dans son accord télétravail ?

Comme pour tout accord collectif, il convient de prévoir un préambule explicitant les motifs du recours au télétravail et les objectifs poursuivis.

Selon le code du travail, l’accord doit préciser les conditions de passage en télétravail et de retour à une exécution du contrat de travail sur site ainsi que les modalités de formalisation de l’accord du salarié. Le texte peut fixer les modalités de contrôle du temps de travail ou de régulation de la charge de travail : il est toutefois préférable de traiter ces deux problématiques, dans la mesure où elles sont intimement liées.

La charge de travail, les normes de production et les critères de résultats exigés du télétravailleur doivent être équivalents à ceux des salariés travaillant dans les locaux de l’employeur. Les délais d’exécution doivent lui permettre de respecter les durées maximales du travail et les temps de repos. Rappelons que l’employeur est tenu de veiller au respect de la règlementation sur le temps de travail, notamment en s’assurant de la fiabilité du système de décompte des heures supplémentaires, même si le salarié gère librement ses horaires de travail.

À cette fin, au moins un entretien annuel doit être organisé avec le salarié en télétravail afin de discuter de ses conditions d’activité. En pratique, plus le télétravail sera fréquent, plus le télétravailleur devra pouvoir échanger régulièrement avec sa hiérarchie pour maintenir le lien avec sa communauté de travail, prévenir tout risque psychosocial et s’assurer de la bonne conciliation vie privée - vie professionnelle.

L’accord doit encore déterminer les plages horaires pendant lesquelles le salarié télétravailleur pourra être habituellement contacté. Cette exigence s’impose quelle que soit l’organisation du temps de travail des salariés.

Même si le code du travail ne le prévoit pas expressément, il est utile de définir notamment :

• Les critères d’éligibilité,
• Les conditions de liaison avec l’entreprise,
• Les modalités d’articulation entre télétravail et présentiel,
• Les règles d’utilisation des équipements, et tout particulièrement les mesures destinées à assurer la protection des données traitées par le salarié à des fins professionnelles,
• Les règles de prise en charge des frais. 

Quelles sont les conditions d'éligibilité au télétravail ?

Pour des raisons liées à la nature du travail réalisé ou au profil du salarié concerné, l’accès au télétravail peut être limité. Une fois identifiées, les activités de l’entreprise pouvant faire l’objet de télétravail, les critères tenant à la personne du salarié doivent reposer sur une appréciation objective et être justifiés par les conditions particulières d’exercice du travail.

Par exemple, le télétravail peut être subordonné à une ancienneté minimale permettant de s’assurer que le salarié connaît les contours de son poste ainsi que l’organisation de l’entreprise. La capacité d’autonomie du salarié est un facteur important à prendre en considération : le télétravailleur doit être apte à travailler seul, à gérer sa charge de travail et ses propres horaires de travail et de repos. Il ne doit pas avoir besoin d’un soutien managérial important. La question de l’agencement du logement du salarié et de la possibilité pour lui de disposer de bonnes conditions de travail mérite également d’être prise en compte.

Cette analyse préalable est indispensable à une mise en place efficiente et pérenne du télétravail. Elle engage la responsabilité de l’employeur, qui doit s’assurer que ses salariés travaillent dans un environnement préservant leur santé et garantissant leur sécurité.

Quelle est la règlementation pour les équipements et prise en charge des frais ?

Les équipements nécessaires au télétravail peuvent appartenir au salarié ou, et c’est le plus courant, sont fournis par l'employeur. Le cas échéant, il sera prudent d’en établir la liste par écrit. L'employeur doit fournir un service approprié d'appui technique.

Si la loi n’impose pas expressément la prise en charge des frais liés au télétravail, l’employeur reste tenu de supporter les frais directement liés à l’exercice de l’activité professionnelle. Dès lors que certains équipements personnels du salarié (ordinateur, téléphone, connexion internet, imprimante) sont utilisés, l'employeur devra lui rembourser au moins une partie du coût lié au télétravail.

À noter que si le télétravail est imposé au salarié compte tenu de l’absence de locaux à disposition, le versement d’une indemnité d’occupation du domicile est obligatoire.

Selon l’URSSAF, l’employeur peut verser une allocation de remboursement forfaitaire, réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations, dans la limite de 10 € par mois pour une journée de télétravail par semaine (20 € par mois pour deux jours de télétravail par semaine etc.). Il peut aussi décider de rembourser les dépenses réellement engagées sur justificatif.

En conclusion, si le télétravail offre une certaine souplesse au salarié et à l’entreprise, il exige une organisation rigoureuse afin d’assurer des conditions de travail équivalentes à celles dont le télétravailleur bénéficierait s’il travaillait dans les locaux de l’entreprise.

Par Aurélie Roche, associée au sein du cabinet Edgar Avocats