Systèmes d’information des Directions financières : état de l'art et enjeux

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Les enjeux importants, doivent être appréhendés en amont pour établir un cahier des charges précis, et savoir choisir la meilleure solution. L’évolution des systèmes d’information impacte le profil des salariés des DAF.

Christophe de Brébisson :
Aujourd’hui le rôle et les enjeux de la direction financière quelle que soit la taille de son groupe, est double :
- Elle doit être le garant de la fiabilité de l’information produite périodiquement pour des besoins internes : chaque mois, chaque trimestre ou chaque année.
- Elle est également l’entité vers laquelle tous les tiers - banques, commissaires aux comptes, services fiscaux, fournisseurs - vont se tourner pour accéder à l’information dont ils ont besoin.


Pour répondre à ces demandes dans des délais toujours plus courts, il est nécessaire de disposer de systèmes efficients afin de permettre au Directeur Financier de se concentrer sur la communication financière et la production d’informations qualifiées. Il doit donc passer beaucoup moins de temps que par le passé à la production de l’information.


Une révolution technologique : le Cloud et la Saas
Les vrais enjeux en matière de systèmes d’information financiers ont débuté dans les années 90 lorsque l’on a commencé à voir arriver sur le marché des progiciels de gestion intégrés connus sous le nom anglais d’ERP, comme SAP (Systems, Applications and Products for data processing), PeopleSoft racheté par Oracle depuis, ou encore JD Edwards. Ces progiciels ont permis de faire le lien entre les flux d’activités et les flux financiers. A l’époque les modules financiers intégraient essentiellement des opérations liées au traitement des flux de la comptabilité générale et analytique, de la gestion des tiers et des règlements. En termes de traitement de l’information décisionnelle nous étions aux prémices des reportings, l’information pouvant être traitée et utilisée par requêtes souvent à la main des DSI. Cela correspondait aux premiers projets menés par les directions financières.
Depuis plus de 20 ans maintenant, des bonds fonctionnels et technologiques importants ont été réalisés, et l’un des derniers en date, certainement le plus important, est le Cloud Computing. Clairement, opérer sur un système externalisé et totalement mutualisé, exonère non seulement de nombreuses contraintes techniques comme l’installation, l’hébergement et la maintenance mais permet également de mutualiser les développements des applications et de les rendre ainsi plus agiles. Concrètement, les nouvelles applications développées en mode Saas permettent d’avoir accès via internet, et donc à distance, à ses applications, ce qui transforme les modes de traitement et de fonctionnement des responsables financiers. Ceci permet des gains en termes de productivité, de simplicité, de réactivité et donc au final de production de leurs reportings.
Nous sommes entrés dans une ère où toutes les tâches à faible valeur ajoutée sont simplifiées et automatisées au maximum, où l’on s’exonère de toutes ressaisies, où l’on simplifie et où l’on dématérialise les workflows d’approbation pour disposer d’une information financière en temps réel qui servira aux besoins de la BI (Business Intelligence).

Alexandrine Lavaury :
Certains points reviennent systématiquement dans les attentes formulées par nos clients vis-à-vis de leur système d’information.
- La partie BI / pilotage : les directeurs financiers veulent pouvoir élaborer rapidement des tableaux de bord où figurent des informations qualifiées à l’attention d’une direction générale, d’un conseil d’administration ou d’une direction opérationnelle.
- Les échanges « papier » : ils souhaitent que ceux-ci soient supprimés car ils retardent souvent un process de production d’information. Il faut donc les dématérialiser. Des outils existent, tels que la GED (Gestion Electronique Documentaire) permettant, notamment, une reconnaissance de caractères impliquant, lorsqu’une facture est scannée, de l’archiver, de la mettre dans un workflow d’approbation, puis de la comptabiliser. Il s’agit là d’une fonctionnalité extrêmement importante, notamment pour toutes les organisations décentralisées.
- La possibilité de travailler de manière plus étroite avec la DSI (Direction des systèmes d’information) sur certains projets : les directions financières souhaitent être impliquées en amont pour mieux comprendre les enjeux et définir de façon plus précise leurs besoins. Elles veillent à ce que les contraintes technologiques ne soient pas un obstacle majeur à la réalisation du projet, telles qu’elles l’ont défini.

Christophe de Brébisson :
Nous sommes aujourd’hui sur des marchés arrivés à maturité où les différences entre logiciels sont minimes. Des fonctionnalités avancées (recherche pièces / écritures, pré comptabilisation, rapprochement / lettrage automatique, axes analytiques, multi langues, export Excel….) ont été intégrées dans les systèmes d’information par quasiment tous les éditeurs de la place. Sur les modules de base, les solutions sont donc extrêmement comparables. En revanche, certaines briques dites « expertes » n’ont pas été intégrées de manière systématique à ces « ERP financiers » et doivent donc être traitées à part ; tel est le cas des outils de dématérialisation, de trésorerie, de fiscalité ou de consolidation notamment.
Aujourd’hui, le facteur clé de succès est donc l’interopérabilité. La différence se fera sur la facilité d’ouverture du logiciel vers les autres applications financières, dites expertes. Sachant qu’il existe des applications qui communiquent plus ou moins bien entre elles, la différence va donc s’opérer dans la facilité à développer et maintenir ces interfaces avec les autres applications et dans la facilité de restitution de cette information en provenance de différentes sources.

Alexandrine Lavaury :
Nous constatons que dans les directions financières, en tout cas d’une certaine taille, il y a au moins une personne dont la fonction est de faire le lien entre les utilisateurs du S.I financier et le service informatique. Cette personne exprime le besoin émanant de la direction financière aux informaticiens et assure également le « service après-vente » en ce qui concerne les évolutions de la solution qui aura été trouvée. L’importance de bénéficier d’un système d’information fiable et évolutif est donc bien comprise car l’enjeu est d’importance.
Ces personnes « relais » ou des membres des DAF sont ainsi demandeuses de formations pouvant les aider à devenir plus pointus sur ces sujets ; Ce début d’expertise ayant lui-même pour but de les rendre aptes à juger des solutions proposées.
En tout état de cause, des profils hybrides sont apparus ces dernières années, avec des professionnels comprenant bien la technique, la technologie du produit, mais aussi le métier. Elles évoluent dans des organisations de type DOSI (Direction de l’Organisation des Systèmes d’Information). Ces personnes sont capables, demain, d’aller modifier dans l’outil un workflow pour créer l’habilitation d’une nouvelle personne, pour faire une ségrégation de droits ou réaliser une sauvegarde.
De son côté, le rôle de directeur financier évolue aussi : il devient de moins en moins expert sur des sujets financiers comme la comptabilité, la fiscalité, la trésorerie, car il n’est plus en mesure de tout gérer du fait de la complexification de ces périmètres. On constate qu’il joue de plus en plus le rôle de chef d’orchestre entre différents experts, qu’ils soient internes ou externes. Tout l’enjeu pour ce professionnel est de bien s’entourer et d’avoir suffisamment de recul pour comprendre les impacts de la mise en place du système sur les différents périmètres qu’il a sous sa responsabilité. De ce point de vue-là, ses compétences évoluent.

Christophe de Brébisson :
La conclusion est que l’évolution des technologies pousse le système financier à évoluer, et à devenir plus efficient avec, comme corollaire, l’évolution des compétences des directeurs financiers et de leurs équipes vers un rôle élargi de maitrise technique de leur système d’information. Désormais, on demande à ceux-ci d’avoir des compétences qui n’étaient pas exigées auparavant. Les DRH ont aujourd’hui comme critère de sélection pour un poste de chef comptable ou de directeur financier une connaissance approfondie des systèmes d’information financiers, voire d’un vécu projet sur cette thématique. Un CV sans mention d’Excel++, de Business Object, d’un ou deux ERP financiers et de BI connus, est moins regardé, même si le professionnel est parfaitement au fait de son métier de financier.

Par Alexandrine LAVAURY, Directrice pédagogique, Francis Lefebvre Formation, et Christophe de BRÉBISSON, Consultant Francis Lefebvre Formation et Associé chez DBA.

 

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