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Satas - Flux courrier : optimiser chaque étape du traitement

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Pour améliorer les flux courrier de l'entreprise et optimiser son rapport qualité/coûts, la division Satas Conseil apporte son expertise. Plusieurs paramètres entrent en jeu : l'organisation, l'aménagement, les équipements. Myriam Asselin-Louis, Chef de produit chez Satas, fait le tour de la question.

GPO : Quels sont les problèmes récurrents que vous rencontrez dans les entreprises ?
Myriam Asselin-Louis :
Nos clients viennent avec une problématique précise, par exemple une distribution en interne trop tardive, une salle à réorganiser…
Notre rôle est d’optimiser les processus de traitement du courrier, réduire les délais, diminuer les coûts, améliorer la qualité de service. Autre demande récurrente, celle de l'intégration de nouveaux outils tels que la dématérialisation du courrier qui nécessite une ré-organisation des postes de travail.

GPO : Comment procédez-vous con-crètement ?
M. A-L. :
Nous nous rendons directement sur le site du client afin de faire un relevé d'informations. SatasConseil est composé de différents consultants, chacun spécialisé dans son domaine. Par exemple, notre spécialiste en organisation procédera à des interviews d’opérateurs et fera un relevé d'observation des flux courrier…
En cas de recherche d'optimisation d'espace ou d'ergonomie des postes de travail, nous proposons un audit d'aménagement réalisé par un de nos spécialistes du mobilier qui analysera les surfaces et outils en place.
Pour le conseil en affranchissement visant à réduire les coûts, le spécialiste relèvera les dépenses d'affranchissement et le type de produits postaux utilisés. Cela passe par une analyse complète sur site afin d'identifier les pistes d'amélioration et les moyens à mettre en œuvre.

GPO : Quels sont les conseils que vous donnez globalement ?
M. A-L. :

• Avoir une bonne connaissance de l'activité courrier de l'entreprise dans son ensemble. Au-delà de l'équipement, il faut regarder l'organisation du service courrier, les flux de traitement, le service attendu (heure de distribution du courrier, plis prioritaire…) ainsi que l'ergonomie des postes de travail.
• Identifier les demandes spécifiques de chaque service.
• Avoir une organisation définie, des process internes à chaque étape de traitement, puis l'équipement associé. Par exemple, pour la distribution des plis : un ouvre-lettres plus performant, un chariot de distribution, un point courrier dans les étages peuvent changer bien des choses.
Nous proposons également de piloter et contrôler tous les résultats afin que cette nouvelle organisation soit stable sur le long terme et permette un process d'amélioration continue.
Nous préconisons une polyvalence en salle de courrier de façon à ce que les personnes soient toutes bien formées et puissent se remplacer.
Enfin, il y a des économies substantielles à réaliser sur les postes d'affranchissement qui représentent un budget important, cela en commençant par le choix du bon tarif postal en fonction du service attendu.

GPO : Vous avez lancé récemment le logiciel WebGestion, quels sont ses atouts ?
M. A-L. :
WebGestion permet à nos clients de mettre en place et de suivre leur politique d'affranchissement.
Cet outil a été lancé avec la gamme de machines à affranchir Evolution. Nos clients accèdent directement via un portail Internet personnalisé à leur consommation et répartition des dépenses d'affranchissement : la consultation des consommations par catégorie postale (Ecopli, lettre prioritaire..), par service, un comparatif des dépenses par rapport à son budget fixé, la répartition des dépenses par opérateurs.
Cela permet de maîtriser leur budget et de piloter leur activité.

Pour aller encore plus loin, le logiciel Fusion disponible sur toutes nos machines à affranchir, permet de piloter, en temps réel, l'activité affranchissement sur une ou plusieurs machines qu'elles soient sur site ou en multi-site.

GPO : Satas est-elle une entreprise eco-responsable ?
M. A-L. :
Satas a depuis longtemps une déontologie d'écologie engagée sur le développement durable. Nous proposons des produits écolabélisés.
Dans la conception de nos machines à affranchir, nous avons adopté l'approche Ecodesign qui consiste à mettre en œuvre des méthodologies prenant en compte le respect de l'environnement dans la création et la conception des produits. D'autre part, toutes nos machines à affranchir sont Energystar visant à avoir une consommation énergétique plus faible. Satas à mis en place un programme de recyclage des cartouches de machines à affranchir.
Notre catalogue VPC identifie clairement, par un sigle, les produits ou consommables qui entrent dans une démarche environnementale.
Notre site de production de machines est certifié 14001, 18001 et 9001.

Web : www.satas.fr
Lu 3470 fois Dernière modification le lundi, 01 juin 2015 13:25
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