1. Rendre l'expérience du collaborateur meilleure

L'épanouissement des collaborateurs est un pilier fondamental de la réussite d’une entreprise. Lorsqu'ils vivent une expérience positive, leur productivité s'en trouve augmentée. Selon une étude sur la maturité numérique, un tiers de cadres en France seraient prêts à quitter leur emploi par manque de satisfaction des outils et systèmes dont ils bénéficient¹.

Un environnement de travail sain favorise l'épanouissement de l’ensemble des collaborateurs, permettant aussi une intégration rapide et efficace des nouvelles recrues, et pour cela, mettre en place un cadre de travail sûr est fondamental.

2. Maison ou bureau ? La question de la sécurité des données

Le regard sur le télétravail a considérablement évolué. Près de 60 % des cadres ont d’ailleurs déclaré avoir embauché des travailleurs délocalisés en raison de la possibilité de travailler à distance. Les entreprises se trouvent dès lors confrontées à une situation plus complexe, notamment en matière de cybersécurité. Assurer la sécurité des échanges de documents et la vérification d’identité entre l'entreprise et les collaborateurs est devenu une priorité incontournable.

Grâce à des solutions de gestion du cycle de vie des contrats qui permettent d’automatiser et d’optimiser ces derniers, et à la signature électronique qualifiée, qui est la plus sécurisée car elle est basée sur de très hautes exigences réglementaires de vérification et de certification, les équipes peuvent continuer à traiter des documents sensibles en toute sécurité et continuer leur travail sans craindre de voir les données -y compris leurs données personnelles, fuiter, qu’importe où ils se trouvent.

3. Créer un environnement de données sécurisé

La collecte, le stockage et la mise à jour des données relatives aux salariés sont au cœur des activités des ressources humaines. La signature électronique qualifiée devient le chaînon qui permet de synchroniser ces systèmes. Cet outil sécurisé dont la légalité est reconnue par les autorités françaises et européennes, permet de contrer les fraudes à l’identité et contribue au principe du KYE (Know Your Employee) tout en renforçant la confiance des employés quant à la gestion de leurs contrats, de leur historique professionnel et d’autres documents.

Auparavant, organiser toutes les formalités d'embauche nécessitait de nombreuses étapes complexes, consommant temps et énergie, en particulier pour les entreprises en croissance avec des employés délocalisés. Aujourd'hui, tout peut être numérisé dans un référentiel centralisé, avec une authentification à deux facteurs et une vérification d'identité pour garantir la sécurité des données. Il est donc possible, autant pour l’employeur que pour le collaborateur, d’avoir une visibilité totale sur le processus contractuel ou d'accord, éliminant ainsi toute préoccupation liée à la manipulation incorrecte des documents papiers.

4. Précision et conformité légale

L’ensemble des collaborateurs comptent sur leur employeur pour assurer la sécurité de leurs informations personnelles. Disposer d'une plateforme d'accord conçue avec des fonctions de sécurité de haut niveau permet de leur offrir la tranquillité d'esprit de savoir que leurs données sont sécurisées. Aussi, l’acuité est essentielle pour gérer le cycle de vie des employés, de l'embauche à la retraite, où que ce soit dans le monde. Des données obsolètes ou incorrectes dans les systèmes peuvent entraîner de lourdes conséquences lors de la préparation d'accords ou de l'envoi de rapports.

La signature électronique est un premier pas vers la transformation digitale des entreprises, qui peut ouvrir ensuite la voie à l’intégration d'outils CLM pour accroître la maturité numérique de l’organisation. Elle permet en effet de stocker facilement, et en toute sécurité ces données, garantissant ainsi leur disponibilité à tout moment, tout en se conformant aux exigences légales.

En somme, la transformation numérique des ressources humaines est un atout inestimable pour garantir la confiance, la sécurité et l'efficacité dans toutes les facettes de la gestion des employés. Les processus d’accord numériques permettent une plus grande flexibilité dans la mesure où les responsables RH ont la possibilité de gérer, depuis leur système HR, l’accès aux données sensibles en interne tout en garantissant plus facilement l’intégrité et la conformité des documents.

Pour commencer cette transformation et répondre aux défis de l'ère numérique, la signature électronique qualifiée est un premier pas indispensable !

Par Frédéric Brousse, Directeur Général chez DocuSign France

¹ Rapport sur la maturité numérique, DocuSign: “2023 Digital Maturity Report”