Quelle stratégie adopter pour réduire les coûts en entreprise ?

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La pandémie a plongé en pleine confusion les cycles de planification informatique sur trois à cinq ans de nombreuses entreprises. La nécessité soudaine de passer massivement du bureau au télétravail a contraint un grand nombre d’entre elles à de lourds investissements SaaS/IaaS (Software/Infrastructure as a Service) afin d’assurer la continuité de leur activité.

Et ce, en faisant souvent face à une réduction de leurs revenus en raison de la contraction de l’économie. C’est pourquoi l’évolution vers une stratégie plus prévisible, fondée sur des dépenses d’exploitation (Opex) plutôt que des dépenses d’investissement (Capex), paraît très avantageuse.

Cependant, le passage du Capex à l’Opex implique bien plus qu’une simple adaptation à un nouveau modèle de dépenses. Il peut nécessiter des changements majeurs dans le mode de fonctionnement de l’informatique et de l’entreprise dans son ensemble. Les entreprises qui ne comprennent pas cet aspect, ou qui le négligent dans leur hâte de se transformer, peuvent estimer que cette évolution apparemment logique pose plus de problèmes qu’elle n’en résout.

Marc Landwerlin

L’optimisation des coûts n’est pas automatique

L’une des principales motivations du passage à l’Opex – en particulier le cloud – est l’optimisation des coûts. Cependant, cette optimisation n’arrivera pas automatiquement. Les dépenses dans le cloud sont tout aussi vulnérables au gaspillage que n’importe quel autre investissement. De fait, le dernier Insight Intelligent Technology Index révèle que près d’un tiers (32 % en France) des dépenses dans le cloud sont gaspillées dans des services inutilisés.

Un autre frein à l’optimisation tient au manque de visibilité et de maîtrise sur les coûts. Une approche Capex consistant à investir dans une architecture physique sur site ou dans un cloud privé est relativement simple. Vous savez exactement quelles ressources sont disponibles car vous avez les factures. En revanche, le modèle Opex permet potentiellement à tout secteur de l’entreprise d’investir instantanément dans les services dont il a besoin de sorte que les coûts induits, bien que nécessaires, restent totalement invisibles au département informatique et ne peuvent donc être optimisés.

Enfin, il faut tenir compte des coûts externes engendrés par la transition. Représentant un modèle informatique entièrement différent, la gestion du cloud exige des compétences totalement nouvelles en comparaison d’une infrastructure classique. Une absence d’investissement dans celles-ci se traduira inévitablement par des coûts supplémentaires en raison de difficultés à gérer l’environnement. De même, les besoins en matière de sécurité évolueront en fonction du lieu de stockage des données et des utilisateurs qui y ont accès.

Il est essentiel d’avoir conscience de ces problèmes pour faire en sorte qu’un passage du Capex à l’Opex continue de se justifier du point de vue de l’optimisation des coûts. Si tous ont une solution, il est cependant facile de ne pas y prêter attention si cette transformation s’opère dans la précipitation.

Effectuer les bons préparatifs

Quelle que soit la pression qu’elles subissent pour passer du Capex à l’Opex, les entreprises n’en doivent pas moins respecter les meilleures pratiques. En premier lieu, elles ne doivent pas oublier la puissance de la connaissance : le succès de la transition repose sur une compréhension fondamentale de l’architecture informatique existante et une vision claire des objectifs du changement.

Il est essentiel d’adopter une approche pas à pas car une transformation brutale risque de se révéler extrêmement complexe et coûteuse. Une transition progressive, permettant de définir et d’atteindre des objectifs rapidement, est davantage susceptible de produire une optimisation sur le long terme.

Dans le cadre de cette compréhension fondamentale et afin que l’Opex contribue à l’optimisation de l’entreprise, l’informatique doit également veiller à avoir de la visibilité sur tous les achats. Cela ne veut pas dire que chaque achat doit être validé par l’informatique au préalable.

Toutefois, l’entreprise dans son ensemble doit comprendre qu’une démarche Opex ne lui sera véritablement bénéfique que si l’informatique peut voir comment les ressources sont dépensées et commencer à identifier des opportunités de réduire les coûts.

Il sera crucial d’emporter l’adhésion des autres départements de l’entreprise. L’informatique doit indiquer clairement qu’elle cherche à optimiser les coûts afin que l’entreprise n’ait pas à réduire ses effectifs ou ses capacités et puisse investir dans l’avenir. La formulation claire de cet argument devrait suffire à vaincre toute résistance.

L’informatique doit également veiller à disposer des compétences nécessaires à la réussite de la transition vers l’Opex. Cela peut signifier renforcer les compétences des membres de l’équipe, en recruter de nouveaux, ou encore faire appel à un partenaire expert, mais il appartient à l’équipe de déterminer la méthode la mieux adaptée à ses besoins et ressources.

Enfin, les équipes informatiques doivent s’assurer que l’approche envisagée répondra à leurs objectifs. Par exemple, de nombreuses entreprises ont fait migrer leurs environnements de développement applicatif vers l’IaaS et en sont restées là. Or cela peut en fait accroître les coûts sur le long terme : les entreprises doivent donc chercher à passer à la phase suivante, le PaaS (Platform as a Service), pour obtenir une réelle optimisation.

Une culture du changement

Le passage du Capex à l’Opex est une stratégie établie dans un grand nombre d’entreprises, qui a simplement connu un coup d’accélérateur en réaction au Covid-19. Cependant, le désir d’aller vite doit être contrebalancé pour faire en sorte que les changements n’engendrent pas davantage de problèmes et des coûts plus élevés à long terme.

Bien que cela puisse sembler un frein, si vous prenez le temps de comprendre la situation actuelle de l’entreprise, ses objectifs et la façon réaliste de les atteindre, vous aurez l’assurance que tout changement apporté aux modèles de dépenses aboutira à une véritable optimisation répondant aux besoins de l’entreprise.

Par Marc Landwerlin, Enterprise Sales Director France chez Insight

Lu 9111 fois Dernière modification le mercredi, 17 février 2021 14:27

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