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L'automatisation ou la nouvelle ère de la gestion du temps en entreprise

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Et si l’automatisation des processus permettait aux collaborateurs de gagner au moins un mois de travail par an ? La récente étude State of Work, conduite par Slack, démontre l’importance de fluidifier et d’accélérer les flux du travail et les communications.

L’automatisation y contribue fortement, avec un gain de temps de 3,6 heures par semaine et par utilisateur d’une plateforme proposant des solutions technologiques adaptées (soit plus d’un mois par an donc). De quoi mieux se concentrer sur les priorités essentielles au développement des projets de l’entreprise.

Gain de temps, mais aussi fiabilité et disponibilité au service des performances de l’entreprise

L’étude State of Work pointe en moyenne que 32 % des répondants déclarent consacrer trop de temps à des tâches qui ne contribuent pas aux objectifs de l'entreprise et de l'équipe. Dans une autre étude* , les travailleurs estiment perdre 40 % de leur journée à saisir des données.
Nicolas dAndre

L’automatisation peut avantageusement répondre à ces enjeux de perte de temps en permettant par exemple de gérer les connexions à une ou plusieurs applications simultanément, créer des fichiers de données et les récupérer automatiquement, élaborer des reportings complexes ou encore distribuer l’information sous des formes très diverses (e-mails, alertes, rapports, etc.).

Par ailleurs, en limitant les risques d’erreurs humaines, l’automatisation de nombreuses tâches quotidiennes apporte une plus grande fiabilité à tous les processus d’échanges internes et externes. La technologie est également disponible 7/7j et 24/24h, permettant ainsi d’étaler les montées en charge tout en délivrant des résultats exploitables à tout moment.

Pour ne donner qu’un exemple, Alan, entreprise française d’assurance santé, utilise l’automatisation pour promouvoir sa culture d’entreprise, notamment lors de l’arrivée de nouveaux talents au sein de l’organisation. Les équipes RH d’Alan déclarent ainsi économiser jusqu'à 120 heures par an grâce à l'utilisation d'un bot automatisé qui gère le jumelage et le partage d'informations comme les valeurs de l’entreprise.

Ce temps gagné par les collaborateurs peut être réinvesti dans des activités à plus forte valeur ajoutée, apportant à la fois plus de performances à l’entreprise et de satisfaction dans l’accomplissement des tâches par les collaborateurs.

L’intégration, support idéal de l’automatisation

Si l’automatisation est la clé de l’accélération des processus en entreprise, l’intégration en démultiplie les capacités. Le recours à une plateforme de productivité qui centralise les flux et y connecte des services et des applications tierces, permet d’optimiser les prises de décision.

Avec l’automatisation de certains processus de validation, finies les pertes de temps liées aux lenteurs des opérations effectuées manuellement, créant d’inévitables goulots d’étranglement, voire des points de blocage.

La plateforme de productivité permet ainsi de maximiser le bénéfice de l’automatisation, tout en garantissant la fiabilité et la traçabilité des échanges. Cette rationalisation apportée par la centralisation des messages, des documents et de tout l’historique des projets se double d’agilité, en offrant à toutes et tous la possibilité d’accéder à l’information utile au moment choisi par chacun.

L’IA générative vient booster l’automatisation

Si l’étude State of Work révèle que les personnes qui utilisent l’intelligence artificielle (IA) sont 90 % plus susceptibles de déclarer des niveaux de productivité plus élevés, seules 27 % des entreprises utilisent aujourd’hui des outils basés sur l’IA.

Quoi de mieux qu’une solution de plateforme de productivité pour utiliser toute la puissance de l’IA ? Lieu sécurisé pour héberger la base de connaissance collective de l’entreprise, la plateforme dispose de canaux et d’outils ouverts sur un écosystème de solutions et de partenaires dimensionné par l’entreprise elle-même. Véritable « espace de confiance », cette plateforme de productivité permet aussi de savoir comment les données sont utilisées et dans quelle mesure les résultats obtenus sont pertinents pour l’entreprise.

En intégrant une IA générative, ce type de plateforme est en mesure de proposer des résumés de conversation et des aides à la rédaction spécifiques aux univers de l’entreprise. Plus intéressant encore, l’IA est en mesure d’obtenir des informations fiables sur les fournisseurs, les partenaires et les clients à partir de données issues des différents gisements d’informations exploités par l’entreprise.

Au-delà de pouvoir intégrer et développer des modèles linguistiques à partir de solutions partenaires ou de solutions intégratives personnalisées, une plateforme de productivité peut aller jusqu’à proposer des scénarios adaptés à chaque situation. Pour être plus concret, imaginez que vous recevez une alerte déclenchée par l’arrivée d’un nouveau prospect dans un flux. L’IA peut utiliser les données relatives à cette nouvelle entité pour rédiger un projet d’e-mail de prospection entièrement personnalisé.

Plus fort encore : vous vous connectez le matin et rejoignez une équipe projet. L’IA générera un résumé des messages non encore lus par vous ainsi que des conversations qui ont eu lieu auparavant au sein du groupe. De quoi gagner un temps précieux tout en développant une culture bien plus rapide du projet !

Plus que jamais, l’automatisation des processus garantit des améliorations de la productivité. Outre un gain de temps considérable, elle est aussi la source d’une expérience toujours plus satisfaisante au service de l’intelligence collective.

Par Nicolas D’André, Head of Slack France

*Etude menée pour le compte d’Automation Anywhere

 

Lu 429 fois Dernière modification le mercredi, 24 janvier 2024 09:29
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