Selon une étude du cabinet CXP, 92 % des utilisateurs d'ERP estiment que leur apport principal est la « centralisation de l'information ». Mais quelles informations doivent-ils réunir pour répondre aux besoins d'une entreprise « en mode projet » ? Quels sont les principaux critères que doit remplir un logiciel ERP pour être adapté à ce type de gestion ?

Une vue financière synthétique
Un premier impératif pour le progiciel est d'intégrer une Cost Breakdown Structure (CBS), c'est à dire une structure hiérarchique de décomposition des coûts, qui soit indépendante de la structure opérationnelle (ou WBS pour Work Breakdown Structure). Cette CBS permet une vue synthétique sur les dépenses liées aux projets, elle doit pour cela être alimentée en temps réel par tous les types de coûts impactant les affaires en cours. Il lui faut donc inclure les coûts directs, comme les heures de bureau d'études et de méthode, ainsi que les achats nécessaires à la phase de conception (prototypes, équipements de test, etc.). Les achats et les heures de production ainsi que les prestations de sous-traitance doivent aussi y figurer. Mais il est également nécessaire que les coûts indirects soient renseignés et suivis avec autant de précision, qu'il s'agisse de frais généraux, de frais d'assurances ou de commissions.

Seuls certains outils pointus conçus en ce sens permettent vraiment la prise en compte de l'ensemble des coûts en temps réel. Ils doivent pour cela remonter le prix des matières dès l'engagement de la ressource et ce, au travers de tous les processus imbriqués : des achats aux consommations sur ordre de fabrication et quel que soit le mode de planification utilisé. Une autre difficulté réside dans la remontée des coûts de production au fur et à mesure que les heures travaillées sont pointées, sans que l'ordre de fabrication ne soit nécessairement clôturé. Cette fonctionnalité est indispensable à une vue fidèle de la situation financière du projet, d’autant plus lorsque les cycles de productions sont longs.

Une vue opérationnelle exhaustive
La seconde vue synthétique que doit permettre un tel ERP concerne la structure opérationnelle (ou Work Breakdown Structure) de chaque projet. L'état d'avancement de toutes les composantes et les aspects logistiques du projet doivent être intégralement visibles du chef de projet et de tous les autres intervenants : bureaux d'études, méthodes, production et équipes d'installation. Chacun doit à tout moment être capable, en consultant l'ERP, de répondre à n'importe quelle question concernant l'avancement de son travail : où en sont les approvisionnements ? Quand une livraison peut-elle être envisagée ? Les étapes de production sont-elles synchronisées avec les autres tâches du projet ? Quels sont les prochaines étapes du projet et quelle décision est la plus urgente ?

Pour répondre en détail à ces questions, il est nécessaire de visualiser l'ensemble des besoins liés à chacun des livrables, c'est-à-dire d'afficher le détail des commandes et des ordres de fabrication (fermes ou prévisionnels) ainsi que des flux logistiques comme le transfert de pièces chez un sous-traitant. Pour faciliter la prise de décision, toutes ces informations doivent dans l'idéal, être présentées sur un même écran. La synthèse de ces flux et de ces commandes nécessite de prendre en charge plusieurs modes de planification différents sur un même projet. Tous les articles ne peuvent être gérés selon la même méthode, il faut donc que l'outil soit à même de gérer les plus courantes : au projet, en mode Materials Resources Planning (MRP), au point de commande, voire en méthode Kanban.

Aujourd'hui, une partie des produits se réclamant de la gestion à l’affaire ne sont en fait pas en mesure de fournir ces deux vues, financière et opérationnelle, de façon satisfaisante. Si d’autres éléments sont à prendre en considération (gestion des relations humaines, de la relation client, usage en mobilité…), ces deux aspects représentent le cœur d’un outil performant. Une gestion de projet incluant le cycle de vie complet des produits, de la conception à la maintenance en passant par la production et l'installation, requiert des ERP puissants et fonctionnellement riches, spécifiquement conçus pour cette activité.

Christophe TRIBOUILLARD
Directeur Solutions - Ad Ultima France