Les PME s’ouvrent aux vertus de la dématérialisation

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Kofax assure le lien entre le document physique et son traitement numérique

Alors que la chasse aux coûts cachés est, en temps de crise, une priorité pour toutes les entreprises, la dématérialisation des documents apparaît comme un processus de circonstance. Une tendance d’autant plus marquée que les technologies de dématérialisation sont en mesure de s’adapter aux différents enjeux financiers, métiers et organisationnels des entreprises.

Aujourd’hui plus que jamais, les entreprises ont besoin, pour rester compétitives, de gagner en réactivité et en productivité, à tous les niveaux de leur organisation. «La dématérialisation de certaines procédures permet à l’entreprise de décharger ses collaborateurs de tâches redondantes et sans valeur ajoutée», explique Philippe Champin, Directeur de l’entité numérique d’Everial. «En se concentrant davantage sur leur cœur de métier, ces collaborateurs contribuent ainsi davantage au développement de leur entreprise». «Par ailleurs, la priorité des entreprises reste également de rationaliser leurs coûts de gestion», précise de son côté Frank Simon, Directeur de l’activité dématérialisation de Dynapost. La dématérialisation des documents en accélérant les flux d’information, que ce soit en interne ou en externe, et en supprimant le support papier, accompagne donc les entreprises face à ces nouveaux défis. «Le document papier génère également des risques de perte et d’erreur», ajoute Chantal Faure, Consultante ECM chez Euriware. «La dématérialisation des documents favorise donc par ailleurs leur traçabilité, sécurisant ainsi les données de l’entreprise». Un atout d’autant plus appréciable qu’aujourd’hui le marché est particulièrement attentif à la qualité des données de l’entreprise. «En améliorant la traçabilité de ses données, l’entreprise gagne en visibilité sur ses processus et diminue ses risques d’erreur de gestion», souligne Jean-Michel Bérard, PDG d’Esker. «En bout de chaîne, ce sont les clients qui en bénéficient».



Ces documents que les PME dématérialisent
Les factures figurent en tête de liste des documents dématérialisés par les entreprises du Mid-Market. Porté par un cadre légal particulièrement bien défini, ce processus tend d’ailleurs à se développer au sein de nombreuses entreprises. Qu’elle porte sur les factures entrantes ou sortantes, la dématérialisation des factures contribue à leur fiabilisation ainsi qu’à l’accélération de leur traitement. «La dématérialisation des factures sortantes, permet en effet de réduire le DSO (délai de paiement) et donc d’améliorer la trésorerie de l’entreprise», ajoute Jean-Michel Bérard d’Esker. Au-delà de la facture, c’est l’ensemble des documents liés à la chaîne achat qui est aujourd’hui susceptible d’être dématérialisé, depuis les appels d’offres jusqu’à la déclaration de la TVA à l’administration fiscale, en passant par les bons de commandes ou encore les bons de livraisons. Parallèlement, certaines PME se penchent désormais sur la dématérialisation de leur courrier entrant.
Dès réception, les courriers non-structurés sont numérisés avant d’être transmis à leurs destinataires puis archivés. «La procédure est notamment appliquée dans les entreprises recevant des volumes importants de courrier ou organisée en multi-sites, ce qui est le cas de nombreuses petites entreprises», précise Chantal Faure d’Euriware. De nombreux documents internes dont la manipulation peut être automatisée par un outil de gestion métier, font également l’objet d’une dématérialisation. En comptabilité, ce sont ainsi les Etats ou les balances comptables, les journaux ou encore les grands livres qui peuvent ainsi être concernés. «Pour que ces documents gardent une valeur légale, il convient néanmoins de les conserver dans un coffre électronique certifiant la date de dépôt et ce, pendant toute la durée du délai imposé par la législation», ajoute Philippe Champin d’Everial. Depuis peu, les bulletins de paie sont également dématérialisables, dans la mesure où certains processus, notamment d’archivage, sont respectés. De nombreuses réflexions sont également menées par les entreprises sur les documents qui circulent de manières transversales. Ainsi, en dématérialisant l’ensemble des documents relatifs à ses clients (éléments comptables, historiques des relations, commandes…), l’entreprise dispose alors d’éléments propres à améliorer la gestion de sa relation client.

Les démarches qui s’imposent
«Sur un marché de la dématérialisation particulièrement marqué par la concurrence technologique les entreprises doivent être capables de mettre en adéquation la bonne technologie avec leur organisation», précise Frank Simon de Dynapost. Les grandes étapes de conception et de déploiement d’un projet de dématérialisation suivent celles d’un processus métier classique : analyse des besoins, modélisation et implémentation technique du processus puis, accompagnement du changement. Schématiquement, on distingue deux grands types de processus de traitement dématérialisés. D’une part, les processus intégrant un flux de documents physiques entrants (courriers, commandes, factures…) et, d’autre part, les processus dématérialisés de bout en bout, comme la gestion des factures inter-entreprises (EDI) ou des télé procédures administratives telles que les déclarations de TVA ou d’Urssaf. Le choix de la solution varie ensuite en fonction des projets. A ce jour, de nombreuses PME optent pour l’externalisation de la démarche auprès de spécialistes en la matière tandis que d’autres se tournent vers les solutions en modes SaaS, un marché désormais arrivé à maturité.

Par Anne Del Pozo

Les trois étapes du processus de dématérialisation
• La numérisation du document qui fait intervenir un scanner et des outils de reconnaissance de champs et de caractères.

• L’archivage des documents au sein d’une base de données qui peut être effectué par des interventions manuelles, ou être partiellement automatisé en s’appuyant sur les solutions de Reconnaissance Automatique de Documents (RAD) ou de gestion des connaissances, comme les moteurs de catégorisation et de classement.

• La transmission et l’évolution du document qui passent par la mise en œuvre d’un outil de gestion des processus (workflow) : il permet d’orchestrer l’ensemble des étapes de la vie d’un document numérisé (validation, signature, modification, publication…)



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Lu 4202 fois Dernière modification le lundi, 29 février 2016 15:43
Anne Del Pozo

Elle collabore depuis près de 20 ans à différents magazines en qualité de journaliste.

Elle y traite de sujets articulés essentiellement autour de la finance, des flottes automobiles, du voyage et du tourisme d'affaires ou encore des ressources humaines. Anne del Pozo participe également à la rédaction de nombreux témoignages clients et de newsletters d'entreprise.

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