La facture fournit des informations détaillées sur le vendeur, l’acquéreur, la chose vendue et le prix, le régime de TVA applicable, et constitue ainsi un élément de preuve des opérations et un moyen de contrôle. C’est pourquoi elle fait l’objet d’une importante réglementation, la non-conformité des factures aux dispositions légales étant une infraction sanctionnée de lourdes amendes pour l’émetteur.

Le volume considérable des factures émises ou reçues par les entreprises a amené, depuis un certain nombre d’années déjà, à envisager, comme pour d’autres opérations telles que les déclarations fiscales ou sociales, la suppression du document papier et son remplacement par des enregistrements électroniques. Toutefois, la conservation du caractère probant de ces documents nécessitait l’élaboration de règles permettant de garantir l’intangibilité des enregistrements (Articles 289-V et 289 bis du code général des impôts).

La facture électronique

Sous réserve du respect des conditions indiquées dans ces textes, une entreprise n’est plus tenue d’émettre des factures sur papier, la facture « immatérielle » étant alors reconnue comme un original.

Naturellement, l’internationalisation des affaires justifiait que des règles soient élaborées dans un cadre supranational et c’est pourquoi des directives européennes ont été élaborées dans ce domaine, en date du 20 décembre 2001 (2001/ 115/CE), la directive TVA (2006/112/CE) et celle du 13 juillet 2010 (directive 2010/45/CE), cette dernière devant être transposée en droit français à compter du 1er janvier 2013.

Il faut distinguer la facture « dématérialisée » c’est-à-dire une facture émise sur support traditionnel puis numérisée pour être archivée sous forme électronique, d’une facture émise dès l’origine en format numérique, qui constitue la facture électronique proprement dite. Dans le premier cas en effet, la version numérique n’est qu’une copie, alors que dans le second, la version électronique constitue un original.

Suivant les textes actuels, pour que la facture ait la valeur d’un original, il est nécessaire qu’elle soit transmise par un système d’échange de données informatisées tel que défini par la directive du 19 octobre 1994, ou au moyen d’une signature électronique conforme à la directive du 13 décembre 1999, afin que soient garanties l’authenticité de leur origine et l’intégrité de son contenu. Le consentement du destinataire est nécessaire.

Le 13 juillet 2010, l’Union Européenne a adopté la directive 2010/45/CE. Suivant cette nouvelle réglementation européenne, qui doit donc être transposée en droit français pour application au 1er janvier 2013, c’est l’assujetti qui choisira la méthode qui lui conviendra le mieux pour garantir l’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu de la facture.

Le Code Général des Impôts (article 289-I-2) reconnaît la possibilité pour les fournisseurs de confier l’établissement matériel de leurs factures à un tiers, aux conditions suivantes :

• Le fournisseur doit donner mandat au tiers concerné pour émettre matériellement les factures en son nom et pour son compte.
• Le mandat doit prévoir que le fournisseur conserve la responsabilité de ses obligations en matière de facturation au regard de la TVA.
• Le contrat de mandat passé avec le tiers doit également obligatoirement contenir l'engagement du mandant de verser au Trésor la taxe mentionnée sur les factures établies en son nom et pour son compte, et conserver le double des factures ainsi que signaler toute modifi­cation dans les mentions concernant l'identification de son entreprise.

Les factures ainsi établies par le mandataire doivent comporter toutes les mentions prescrites par la réglementation. L’entreprise destinataire des factures doit vérifier l’authenticité et l’intégrité des factures reçues, c’est-à-dire la validité de la signature électronique, et s’assurer de l’authenticité et de la validité du certificat attaché à la signature électronique.

Obligations en cas de contrôle fiscal

L’administration peut, à tout moment, contrôler la signature électronique et s’assurer du respect des normes techniques définies. Si des manquements sont constatés par l’administration ou si les tests nécessaires à la vérification du système ne peuvent être effectués, le contribuable dispose d’un délai de 30 jours à compter de la date de réception du procès-verbal pour formuler des observations, apporter des justifications ou procéder à la régularisation du fonctionnement du système.

À défaut, il n’a plus la possibilité de télétransmettre ses factures. Les factures transmises ne constituent plus alors des factures originales et la TVA mentionnée sur ces factures n’est pas déductible pour les clients. Le fournisseur doit alors émettre des factures papier ou des factures sécurisées au moyen d’une signature électronique pour permettre l’exercice du droit à déduction par ses clients.

Les entreprises doivent assurer à l’administration un accès en ligne permettant le chargement et l’utilisation des données stockées, que le lieu de stockage soit en France ou hors de France.

L’assujetti doit s’assurer que le contenu des fichiers peut être restitué, sur demande de l’administration, en langage clair. Le système d’archivage doit permettre de répondre à des demandes sélectives de la part de l’administration. Si cette dernière le demande, la restitution des infor­mations doit pouvoir être effectuée sur support papier.

En outre, si, durant le délai légal de conservation, l’environnement (matériel ou logiciel) est modifié, le contribuable doit assurer la conversion et la compatibilité des fichiers, sans altération des informations de base qu’ils contiennent, avec les outils existants au moment du contrôle.

Par Georges GRANGER, Administrateur de l'AFAI (Association française des auditeurs et conseils informatiques)