Documents numériques : authenticité et sécurité plus que jamais indispensables

Documents numériques : authenticité et sécurité plus que jamais indispensables

Évaluer cet élément
(2 Votes)

À l’heure où la crise sanitaire accélère la digitalisation des entreprises, avec la montée en puissance des opérations effectuées en « distanciel », la confiance dans l’authenticité et l’intégrité des documents numériques devient cruciale pour les dirigeants d’entreprises. Factures, contrats, bulletins de salaire, notes de frais… tous ces documents dématérialisés peuvent désormais être authentifiés et sécurisés.

Aujourd’hui, de multiples entreprises de services du numérique (ESN), qualifiées de « prestataires de services de confiance », proposent des outils pointus d’identification, d’authentification et de sécurisation automatiques des documents numériques. Cela passe d’abord par la valeur probatoire de la signature électronique des documents. Celle-ci est un mécanisme règlementaire qui applique des techniques de cryptographie. Elle sert de cachet numérique qui verrouille et crypte le document et garantit, de fait, son authenticité.

Ainsi, certaines entreprises de services du numérique, conformes au règlement européen eIDAS, proposent des plateformes logicielles qui identifient les signatures et authentifient les documents numériques signés.

Kevin VIAUReconnaissance biométrique des signatures

Le spécialiste Signaturit offre par exemple aux entreprises, sur sa plateforme en mode SaaS, son processus de signature avancé qui permet d’identifier de manière unique les signataires d’un document dématérialisé.

« Notre plateforme utilise la technologie de reconnaissance biométrique des signatures manuscrites, et associe à chaque document signé un certificat qualifié qui garantit son authenticité grâce à l’horodatage (date et heure) du processus de signature et à l’identification des signataires par leur adresse IP, leur pièce d’identité, leur navigateur web utilisé… Elle crée ainsi automatiquement un faisceau de preuves du processus de signature et d’identification des signataires qui donne une valeur probatoire au document devant un tribunal en cas de litige », explique Kevin Viau, responsable commercial chez Signaturit.

L’archivage électronique protège l’intégrité des documents

Mais pour que les documents numériques signés puissent servir de preuve devant un juge, encore faut-il conserver leur intégrité et éviter tout piratage, modification ou altération. Des sociétés spécialisées proposent ainsi leur archivage sé - curisé. C’est le cas de Docaposte Arkhineo, spécialiste de l’archivage à vocation probatoire des données numériques et entité de Docaposte, la filiale numérique du groupe La Poste. Docaposte Arkhineo offre une plateforme logicielle qui traite Philippe Delahayeet archive tous types de documents digitaux des entreprises (contrats, factures, bulletins de salaires, do cuments RH, documents métier…).

« Notre outil traite automatiquement 140 millions de documents par mois et en archive au total plus de 13 milliards », souligne Philippe Delahaye, directeur général adjoint de Docaposte Arkhineo. Un service d’archivage électronique proposé aux PME et ETI, via 70 prestataires de services de confiance. « La vocation de notre plateforme est de maintenir la conformité, l’intégrité, la recevabilité juridique et la sécurité des documents électroniques déjà authentifiés et certifiés qu’elle reçoit des systèmes d’informations de ses clients », précise-t-il.

Pour cela, la plateforme de Docaposte Arkhineo possède un dispositif d’authentification des systèmes d’information de ses clients qui permet de prendre l’empreinte digitale de leurs documents. Chaque document est ensuite protégé par le système de chiffrement de la plateforme.

Christophe CarminatiLa Blockchain pour verrouiller l’authenticité des documents

C’est justement ce que propose l’ESN ContractChain, pour la sécurisation des contrats souvent complexes passés notamment dans les secteurs du BTP et de l’immobilier.

« La Blockchain verrouille leur authenticité et sécurise leur intégrité dans le temps », confirme Christophe Carminati, fondateur de ContractChain. Pour cela, il suffit à un fournisseur de glisser le contrat déjà dématérialisé sous tous types de formats (PDF, photo, film modèle numérique…) dans la plateforme ContractChain qui en prend « une empreinte digitale » sur la Blockchain. « Notre plateforme identifie automatiquement le document contractuel par langage informatique et lui donne une preuve d’authenticité et d’horodatage. En cela, elle accuse réception du document », assure-t-il.

Mais le fournisseur a tout loisir de valider son contrat dans la plateforme de ContractChain accessible en mode SaaS. Une fois validé, le client reçoit son contrat numérique par mail pour vérifier sa conformité avant de le réintroduire dans la plateforme ContractChain, qui le compare une dernière fois à la version du fournisseur. Son authenticité est alors validée.

Le Machine Learning pour contrôler les factures

De son côté, Dhatim révolutionne la gestion des factures numériques fournisseurs ou de ventes grâce à l’intelligence artificielle, notamment au Machine Learning. Sa solution est destinée aux cabinets d’experts-comptable, qui épluchent les factures pour leurs entreprises clientes.

« Notre outil automatise la saisie et la lecture des factures, leur vérification et leur affectation et transmission dans un logiciel comptable », expose Xavier Gaulle, vice-président Produits de Dhatim.

La solution combine en fait la technologie de reconnaissance de caractères avec de puissants algorithmes d’intelligence artificielle pour être capable « de lire et d’interpréter la facture comme le cerveau humain », selon Xavier Gaulle. « Grâce au Machine Learning, notre plateforme a appris à analyser les mots sur la base de milliers de lignes de factures déjà lues, et à les interpréter sans tenir compte du format de la facture », insiste-t-il.

Pour ainsi authentifier des factures et en vérifier la cohérence, la plateforme effectue de façon automatique jusqu’à 70 contrôles (libellé du document, montant, date, numéro de Siren, lignes H.T., TVA,…).

Julien Million RousseauGestion automatisée des notes de frais

Enfin, SAP Concur propose une plateforme de gestion intelligente et automatisée des notes de frais des collaborateurs. « Après une prise de photo du reçu papier, notre solution la convertit automatiquement en copie numérique fiable. Le fichier numérique, horodaté automatiquement, est ensuite marqué et scellé par la signature électronique du collaborateur », indique Julien Million-Rousseau, directeur avant-vente de SAP Concur.

Pour restituer le plus fidèlement possible les polices de caractères, les images et les paragraphes du reçu papier, la plateforme de SAP Concur fait appel à la technologie de reconnaissance optique des caractères (OCR). La solution recherche et interprète l’information dans le document, ce qui lui permet de préremplir la ligne de dépense, la date, le montant, le nom du fournisseur, la catégorie de dépense, le lieu,…

Cette transformation numérique de la note de frais autorise néanmoins le collaborateur à en vérifier sa conformité avec le reçu papier. Et de pouvoir la modifier en cas d’erreur.

Qualité et rapidité de traitement des documentsQualite et rapidite de traitement des documents

L’automatisation de l’authentification et de la sécurisation des documents numériques apporte aux entreprises un gain important de qualité et de temps de traitement comparé à leur traitement papier.

Ainsi, Agapes Restauration, un groupe comprenant sept enseignes de restaurants (Pizza Paï, Flunch, Les 3 Brasseurs, O’Sushi…) qui utilise la plateforme SAP Concur pour la gestion d’environ 5 500 notes de frais par an de ses collaborateurs, « gagne 2 700 heures dans leur traitement comptable, soit l’équivalent de 1,7 emploi temps plein annuel », selon Jean-Luc Billaut, chef de projet Finance de Agapes Restauration. « Le remboursement des notes de frais est de ce fait beaucoup plus rapide sur un délai de 3 jours contre 15 jours auparavant », ajoute-t-il.

L’automatisation apporte aussi une plus grande qualité du traitement des documents. « Notre plateforme de gestion automatique des factures ne fait que 2 à 3 % d’erreurs, alors que leur saisie manuelle est source de 5 à 10 % d’erreurs », appuie Xavier Gaulle, vice-président Produits de Dhatim.

Enfin, la sécurité des documents numériques se voit également renforcée grâce à la possibilité de les tracer, ce qui permet de les retrouver rapidement, même des années plus tard.

Lu 5829 fois Dernière modification le vendredi, 16 avril 2021 13:00
Bruno Mouly

Journaliste économique, avec près de 20 ans d'expérience en journalisme économique et en communication d'entreprise. Spécialisé en numérique, achats logistiques et mobilité. Il collabore également avec les Échos et le JDD.

Annonces

300x250 ebook ai fr

BE 4.0 Salon Indsutries du Futur 300x250

Le magazine digital

Inscrivez-vous à notre édition digitale pour feuilleter gratuitement le prochain numéro

inscrit.png   

Vient de paraître GPO Magazine de Novembre-Décembre 2021
GPO Magazine N°108
Recevoir la
 version numérique en cliquant ici

 Vignette extrait GPO 108.png

Paru en Octobre 2021
Hors-série Transformation digitale

Extrait GPO HS Transfo Digitale.png

Livres Blanc et E-book

Cinq étapes pour améliorer l'expérience client grâce à l'Intelligence Artificielle
Les centres de contact sont une source importante d'informations sur les clients. Ils peuvent en…
Accélérer la transformation digitale de la comptabilité fournisseurs
Les équipes comptables se doivent d’engager leur transformation digitale pour éliminer les travaux de saisies…
Plus de livres blanc

Webinaires

Comment offrir une expérience client digne de Netflix grâce à l’Intelligence artificielle ?
Plus que jamais les entreprises se doivent d’offrir à leurs clients un expérience fluide, remarquable…
Comment renforcer l’agilité de ses applications de gestion avec Oracle Cloud ?
Toute entreprise, quel que soient sa taille, son métier ou ses activités, fait aujourd’hui face…
Comment aborder le télétravail dans les meilleures conditions ?
Les nouveaux défis auxquels nous faisons face amènent les entreprises à recourir de plus en…
Les différentes étapes pour anticiper la sortie de crise
L'équipe Décidem, Cabinet de conseil spécialisé dans les défis humains, propose gratuitement son prochain webinar…
Plus de webinaires

Connexion

Devenir membre de GPOMag.fr vous permettra de bénéficier de nombreux avantages réservés uniquement aux membres : Recevoir l'édition digitale mensuelle, Feuilleter les cahiers thématiques et les télécharger gratuitement, Feuilleter gratuitement les derniers numéros de l'année en cours, Télécharger le planning rédactionnel pour connaître les sujets de la Rédaction à venir.

GPO Magazine

GPO Magazine, pour Gérer, Prévoir et Optimiser les ressources de l'entreprise est un magazine d'aide à la décision bimestriel, axé sur l'optimisation de la gestion d'entreprise, pour concrètement guider ses lecteurs dirigeants dans leurs réflexions stratégiques, leurs démarches opérationnelles, la gestion de leurs droits et dans le choix de leurs partenaires.

Une ligne éditoriale concrète et pertinente qui conjugue tendances, cas concrèts et témoignages, dossiers d'analyse, dossiers marchés, dossiers métiers, focus, point de droit, point international, point fiscal. Plus des " Avis d'Experts ".

Contactez-nous

Nos autres sites d'information

Twitter - Derniers posts

En poursuivant votre navigation sur ce site, vous acceptez l’utilisation de cookies pour vous proposer des services et offres adaptés à vos centres d'intérêts.