Réduction des coûts administratifs, raccourcissement des délais de paiement, minimisation des risques d’erreur, optimisation de la relation clients et fournisseurs… La facture électronique offre de nombreux avantages pour les entreprises par rapport à la facture papier. Elle permet de s’affranchir de la lourdeur et des inconvénients de son homologue papier et d’accélérer les délais de traitement des factures pour opérer leur paiement.

La facture électronique n’est pas une facture papier dématérialisée

Mais qu’on ne se s’y trompe pas ! La facture électronique n’est pas une facture papier dématérialisée que l’on scanne pour faciliter son archivage ou son envoi. Elle est créée, transmise, reçue ou stockée dans un format électronique structuré qui permet son traitement automatique, dans les conditions prévues par la loi. Elle sert de facture authentique d’origine.

4 % de la totalité des factures échangées le sont par voie électronique

Pourtant, seulement 4% de la totalité des factures échangées en France le sont par voie électronique. Adoptée par le secteur public depuis janvier 2020, la facture électronique est utilisée encore de façon confidentielle dans le secteur privé. Or, les entreprises doivent s’y mettre sans trop tarder avec en ligne de mire l’obligation à partir du 1er juillet 2024 de réception de la facture électronique pour l’ensemble des entreprises, de son émission pour les ETI dès 1er janvier 2025 et de même pour les PME et TPE à compter du 1er janvier 2026.

Un prestataire de GED pour prendre en charge les factures électroniques

Toute entreprise concernée devra choisir un prestataire, pour prendre en charge ses factures électroniques via une plateforme de gestion électronique de documents (GED) interfacée avec son ERP. Et cela, aussi bien pour les factures émises à ses clients que celles reçues de ses fournisseurs. Une telle plateforme sera également nécessaire pour la réalisation des opérations de reporting de données transmises à l’administration fiscale.

Réduction de 30 à 50 % du coût de traitement

C’est dans cette organisation que les entreprises pourront bénéficier de tous les atouts de la facture électronique. Celle-ci conduit en effet à diminuer entre 30 % et plus de 50 % les coûts de traitement ! Elle permet de faire un meilleur suivi et d’automatiser les paiements, les relances et les rappels auprès des fournisseurs et des clients. Du coup, les délais de paiement sont mieux respectés et la traçabilité des factures est renforcée, gage d’une comptabilité plus sereine. Les tâches des équipes comptables en sont également simplifiées et accélérées. Le personnel comptable gagne ainsi en productivité et peut se libérer du temps pour se concentrer sur des opérations à plus forte valeur ajoutée.

La facture électronique réduit l’empreinte carbone de l’entreprise

Passer à la facture électronique, c’est aussi faire un geste pour l’environnement. En éliminant le papier, elle permet de réduire l’empreinte carbone de l’entreprise liée à l’impression des factures. De plus, la facture électronique garantit une réduction des coûts d’archivage et assure un stockage rapide, sécurisé et légal de la facturation. Enfin, elle assure un retour sur investissement rapide grâce aux économies réalisées par l’abandon des factures papier.

Un livre blanc pour passer à la facture électronique

DocuWare, l’un des principaux fournisseurs de solutions de gestion de documents détaille dans un livre blanc de 29 pages avec des exemples concrets à l’appui, les process à suivre pour réussir son passage à la facture électronique, en s’appuyant sur les bon formats, en utilisant les moyens de garantir son authenticité ou encore sa bonne conservation.

Un guide détaillé, réalisé par Docuware, passe en revue tout ce que vous devez savoir sur la dématérialisation des factures client et fournisseur, conseillé par la rédaction de GPO Magazine, à télécharger dans son intégralité :
www.start.docuware.com/fr/info/passer-a-la-facture-electronique