Les technologies comme levier d’optimisation des coûts voyages et déplacements professionnels

Les technologies comme levier d’optimisation des coûts voyages et déplacements professionnels

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Comment capitaliser sur les nouvelles technologies pour mieux appréhender et maîtriser les coûts liés aux déplacements professionnels ? Comment les PME et ETI peuvent désormais en retirer les bénéfices ?

Alors que l’usage des nouvelles technologies liées aux déplacements professionnels est désormais courant dans les grands comptes, force est de constater que les PME et ETI y recourent également de plus en plus. Une tendance notamment portée par la volonté de ces entreprises d’optimiser davantage leurs coûts voyages mais également par les efforts des prestataires de ce marché pour adapter leur offre aux besoins des entreprises et de leurs collaborateurs.

Certes, la maîtrise des coûts directs et indirects est cette année reléguée au troisième rang des priorités des travel managers, derrière la sécurité et l’efficacité, et la productivité des voyageurs (Baromètre American Express GBT 2017). Un retrait qui est notamment à mettre à l’actif d’une amélioration des outils de suivi et de mesure de l’activité. Aujourd’hui, les entreprises estiment en effet qu’elles ont atteint un palier en la matière et considèrent à 52 % que leurs dépenses ne pourraient pas ou très faiblement être optimisées. Pour autant, l’optimisation des coûts demeure un enjeu important, notamment au regard du contexte économique qui reste tendu. Afin d’accompagner les entreprises, et en particulier les PME et ETI, dans cette démarche, les prestataires tels que les agences de voyages, les éditeurs de solutions de gestion des déplacements professionnels et des notes de frais ou encore les opérateurs de cartes, s’attachent plus que jamais à renforcer la valeur de leurs solutions et à les rendre accessibles à toutes les entreprises. Leur objectif : en simplifier l’usage tout en tenant compte des besoins des entreprises, en termes de suivi et de gestion des dépenses, et des attentes de leurs collaborateurs, en termes de services.

La data au cœur des processus d’optimisation des coûts
Pour optimiser davantage leurs coûts directs et indirects, la mise en place de la politique voyage ne saurait suffire à elle seule. Encore faut-il s’assurer de son respect. « La data est alors au cœur de toutes ces démarches, explique Ronan Bergez, Sales Director Egencia France. Les personnes en charge de la gestion des déplacements professionnels ont en effet besoin d’avoir une visibilité optimale sur les dépenses pour ensuite activer les bons leviers d’optimisation ». Pour obtenir ces informations, elles peuvent alors s’appuyer sur les ressources et technologies proposées aujourd’hui par les prestataires de voyages : agences de voyages, éditeurs de solutions de gestion des réservations et des notes de frais, opérateurs de cartes…

Privilégier le recours aux agences de voyages
Ainsi, plus les collaborateurs passeront par une agence de voyages pour effectuer leurs réservations, plus cette dernière sera en mesure de restituer à l’entreprise des données relatives aux déplacements de ses collaborateurs. Elle disposera alors d’une meilleure visibilité sur les dépenses engagées par ses collaborateurs et pourra renforcer le contrôle et le respect de sa politique voyages. Les entreprises sont donc plus que jamais à la recherche de Travel Management Compagnies (TMC) ayant la capacité de prendre en compte leurs intérêts et ceux de leurs collaborateurs. « Pour inciter autant que possible les collaborateurs à respecter la politique voyages de leur entreprise et à réserver sur notre outil, nous nous devons notamment de leur proposer une offre de prestations exhaustive et centralisée (aérien, ferroviaire, hôtellerie, taxis ou autres loueurs de véhicules courte durée) ainsi que des tarifs compétitifs et négociés, poursuit Ronan Bergez. Par exemple sur notre site, nous nous attachons à proposer un large choix d’établissements hôteliers mais également des solutions d’hébergement alternatives comme celle proposée par Abritel.com ».

Centraliser et automatiser tous les processus de gestion du voyage
Néanmoins, si les entreprises ont en général une bonne visibilité sur les dépenses réalisées via leur agence de voyages, elles en ont en revanche peu concernant celles réalisées en dehors des circuits de réservation préconisés. « C’est l’une des raisons pour lesquelles l’automatisation de la chaîne de valeur, via l’intégration d’une ou plusieurs solutions allant de l’approbation du voyage jusqu’à l’intégration des notes de frais dans le système comptable, représente un élément clé de la performance des programmes voyages », souligne Virginie Brard Directrice commerciale Large Market National chez Concur. Selon une étude menée par le cabinet Aberdeen au début de la décennie actuelle, les entreprises qui mettent en place une solution automatisée et intégrée de gestion des déplacements et frais professionnels peuvent par exemple économiser jusqu’à 70 % sur le traitement de chaque note de frais. Et pour cause. « Elles permettent aux collaborateurs de faire leur réservation en ligne et de gérer leurs dépenses depuis une interface unique, explique Emmanuel Vergé, Directeur marketing Concur France. Ils gagnent alors un temps précieux grâce à la pré-saisie des notes de frais provenant des itinéraires réservés. La connexion entre l’outil de gestion des dépenses et le système du fournisseur de cartes corporate permet, en sus, de compléter les notes de frais par l’import automatique des dépenses cartes. Pour les dépenses hors cartes et hors outils de réservation en ligne, certains de ces outils proposent d’intégrer les justificatifs numérisés ou photographiés dans l’outil de gestion de notes de frais ».

Capitaliser sur les workflows de validation
Outre ces bénéfices, de telles solutions contribuent également à fluidifier les workflows de validation, ce qui permet d’une part d’accélérer les processus et, d’autre part, de renforcer la visibilité sur les dépenses des collaborateurs. « Par exemple, en proposant un système de validation de la demande de déplacement, avant même la réservation, ces solutions facilitent le contrôle des dépenses qu’elles soient réalisées ou pas via le circuit de réservation préconisé par l’entreprise, ajoute Virginie Brard Directrice commerciale Large Market National chez Concur. Un processus d’autant plus apprécié par les ETI et les PME mais également les jeunes pousses, particulièrement vigilantes quant au respect par leurs collaborateurs de leur politique voyage, et soucieuses d’anticiper autant que possible leurs dépenses voyages ». L’étude American Express GBT met d’ailleurs en exergue un intérêt constant des entreprises pour les leviers permettant l’évaluation de la dépense en amont. Pour les services financiers et comptables, ces workflows contribuent à réduire les tâches de traitement : des contrôles en amont ont été automatiquement réalisés via l’intégration des règles de dépenses dans l’outil, les erreurs de saisie sont plus rares, les re-saisies supprimées et tout figure dans le même système depuis la dépense et la réservation initiale du voyage. Le contrôle est facilité et le risque de fraude sur les notes de frais ou de non-conformité, est réduit. Enfin, ils seront en mesure d’obtenir une visibilité exhaustive sur les dépenses liées aux déplacements, incluant également celles réalisées en dehors de l’outil de réservation. Ils disposeront ainsi de toutes les informations et analyses pertinentes pour négocier les tarifs avec les fournisseurs, contrôler la bonne application des contrats en cours et obtenir le respect de la politique voyages par les collaborateurs. Autant de bénéfices constatés par la société Audencia Group. « Grâce à la solution de gestion des réservations et des notes de frais de Concur que nous avons mise en place, les délais de traitement des ordres de missions et des réservations sont passés de plusieurs jours à quelques heures, témoigne José Maciel, Directeur Administratif et Financier, Audencia Group. Cette optimisation permet déjà de réduire sensiblement les coûts de gestion administrative. De même, la politique voyages, à présent intégrée dans la solution, garantit la conformité des réservations et des dépenses avec les règles établies. La politique Voyages est disponible pour tous les collaborateurs sur l’intranet d’Audencia Group. Rapidement, la visibilité sur le processus et les dépenses que procure l’outil grâce à ses fonctionnalités de reporting, va permettre d’optimiser et d’anticiper les ressources : un véritable levier pour la croissance de l’entreprise !

Opter pour un paiement centralisé
Une problématique d’optimisation des coûts à laquelle répond également le paiement centralisé via des cartes logées et des cartes virtuelles. Selon une étude AirPlus International, réalisée fin 2016, cette centralisation des paiements permet, pour 81 % des entreprises interrogées, de consolider leurs données et d’améliorer le confort des voyageurs, tout en générant par ailleurs une meilleure transparence des coûts (76 %), une optimisation des processus internes (65 %), un renforcement du contrôle de la politique interne (57 %) et une amélioration du pouvoir de négociation auprès des fournisseurs (41 %). Gage que les entreprises ont bien compris l’intérêt du paiement centralisé, entre 2015 et 2016, l’utilisation de la carte logée pour les réservations avant le déplacement a fait un boom de 18 points pour atteindre 62 %. « Ce moyen de paiement tend donc à se démocratiser très largement, au même titre d’ailleurs que le paiement virtuel qui ne cesse de prendre de l’envergure, explique Lucie De Antoni, Responsable marketing et communication France d’AirPlus International. Ce dernier a pour principal avantage d’être utilisable sur toutes les familles d’achats. Il permet notamment de payer les dépenses qui ne seraient pas couvertes par la carte logée. Les responsables voyages peuvent ainsi anticiper un maximum de dépenses avant le déplacement de leurs collaborateurs et donc leur éviter les notes de frais qui sont toujours très contraignantes et chronophages ». Des solutions d’autant plus plébiscitées que certaines d’entres elles permettent également de mieux suivre les dépenses réalisées hors des circuits de réservation préconisés par l’entreprise. « Chez AirPlus, notre rôle consiste notamment à travailler sur l’acceptation de nouveaux partenaires pour que le phénomène de l’open booking soit toujours plus maîtrisé », poursuit Lucie De Antoni. Cette maîtrise doit ainsi permettre aux entreprises de satisfaire les voyageurs qui désirent réserver sur un canal autre que, par exemple, le SBT. Une aubaine pour les entreprises dont les collaborateurs pratiquent l’open booking, ce qui est souvent le cas dans les jeunes start-up mais également dans les entreprises qui n’ont pas de politique voyages clairement définie… 

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Lu 4659 fois Dernière modification le lundi, 17 juillet 2017 15:27
Anne Del Pozo

Elle collabore depuis près de 20 ans à différents magazines en qualité de journaliste.

Elle y traite de sujets articulés essentiellement autour de la finance, des flottes automobiles, du voyage et du tourisme d'affaires ou encore des ressources humaines. Anne del Pozo participe également à la rédaction de nombreux témoignages clients et de newsletters d'entreprise.

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