Des comportements de travail en mutation
Véritable tendance de fond, la limitation des déplacements doit néanmoins trouver sa place dans les stratégies de développement d’entreprise, de plus en plus articulées autour du principe de « collaboration ». Le développement de la mobilité est également devenu le quotidien des entreprises, quels que soient leur taille ou leur secteur d’activité. «Les échanges entre les collaborateurs mais également avec l’ensemble de l’écosystème (client, fournisseurs, sous-traitants…) de l’entreprise sont en effet nécessaires à leur développement et à leur compétitivité», souligne François Moïse, Responsable activité communication unifiée et collaboration chez Cisco. «Cette tendance s’accélère d’ailleurs en temps de crise». « Les entreprises doivent donc concilier la rationalisation des dépenses et le développement de leur modèle économique collaboratif », poursuit Philippe Billet. « D’où la nécessité de revoir leur façon de travailler et de repenser leur organisation ».

Se déplacer moins et mieux
En toile de fond de ce changement de comportement dans les façons de travailler, la tendance environnementale trouve par ailleurs naturellement sa place. Le Département Transport de l’Agence de l’Environnement et de la Maîtrise de l’Energie (ADEME), fervent défenseur de l’environnement, mène ainsi ses actions de Recherche et Développement autour de la thématique «Transport et Mobilité». Suivant cet axe, l’Ademe tente de promouvoir l’ensemble des solutions organisationnelles pouvant conduire à une réduction des volumes de trafic («transporter moins ») ou à une modification de leur répartition modale au profit de modes moins polluants («transporter mieux»). «L’objectif consiste à favoriser une utilisation optimale des véhicules traditionnels, le recours aux transports collectifs et l’usage des véhicules propres», précise ainsi Patrick Coroller, Responsable du département Transport et Mobilité de l’Ademe. Autres alternatives aux déplacements et non des moindres, le recours aux nouvelles technologies pour l’organisation des réunions.

De l’audio à l’image
Pour les réunions en temps réel, le téléphone reste souvent la technologie la plus plébiscitée «Les audioconférences sont aujourd’hui particulièrement simples et rapides à mettre en œuvre», explique Véronique Dompé-Valette. Disponible avec ou sans abonnement chez de nombreux opérateurs téléphoniques, cette technologies contribue à l’accélération des échanges. Mais aujourd’hui, la révolution vient davantage de l’image, véhiculée grâce aux technologie de web conférence, de visioconférence ou de téléprésence. «Aujourd’hui au cœur des usages grand public, l’image s’affirme de plus en plus comme un vecteur de communication incontournable des entreprises», poursuit Véronique Dompé-Valette. «Longtemps expérimentales et réservées à l’élite, les solutions de communication par l’image sont désormais en mesure de répondre aux besoins des entreprises». Arrivées à maturité, les technologies de webconférences, visioconférences et autres vidéoconférences répondent désormais à la plupart des contraintes économiques et organisationnelles actuelles des entreprises.

La flexibilité des webconférences
«La webconférence, accessible via un ordinateur équipé d’une webcam et d’une connexion téléphonique, associe le son et l’image et offre la possibilité de partager des documents», explique François Moïse. Ses usages les plus fréquents concernent les réunions entre collaborateurs travaillant sur un projet commun, l’animation commerciale interne ou externe, les échanges et les contacts avec les clients, les réunions imprévues (réunions de crise, opportunités…). «Cette technologie est ainsi particulièrement bien adaptée aux réunions invitant à la réactivité», souligne Laurence Buan, Dirigeante de InMeeting Sevices. «Elle permet en effet de partager différents types de documents : fichiers Excel, Power Point jusqu’à des plans d’architectes !»
Proposées par différents prestataires et opérateurs télécom, les webconférences sont généralement facturées le temps que dure la connexion. Certains acteurs de la place proposent des abonnements à ces services. D’autres, à l’instar de InMeeting Services, peuvent apporter une assistance technique durant la réunion. «Nous nous occupons notamment d’activer les bons micros, d’animer les tchats ou encore de mettre en ligne les documents à partager en temps voulu…», poursuit Laurence Buan.

De la visioconférence au système téléprésence
«Depuis près de deux ans maintenant les offres de visioconférence et de téléprésence sont plus simples à utiliser et s’appuient sur des technologies de très haute définition aussi bien au niveau du son que de l’image», souligne Philippe Billet. Le service de visioconférence permet aux utilisateurs de partager image et son. Plusieurs types de solutions sont utilisés à des fins de visioconférence. Les systèmes de groupe sont constitués d'un terminal dédié couplé à une télévision, un écran LCD ou plasma. Plus haut de gamme, les systèmes de salle offrent, pour leur part, une vidéo de qualité (écrans avec rétroprojecteurs ou écrans plasma de grande taille), un son Hi-Fi, et un environnement bien étudié : éclairage, aspects acoustiques, etc. Il existe également des systèmes à dimension plus «personnelle». Ils utilisent des terminaux dédiés équipés d'un grand écran LCD ou des petits visiophones. Dernier né des technologies de visioconférence, le système de téléprésence. La qualité de la technologie téléprésence, permet d'organiser une véritable réunion pouvant comprendre jusqu'à plus de 10 collaborateurs par site. À l'écran, les personnes participant à la réunion apparaissent en dimension réelle. Les participants bénéficient d'un véritable contact visuel ainsi que d'un son d'ambiance entièrement stéréo. Avec la technologie haute définition, les utilisateurs partagent par ailleurs le contenu de leur ordinateur d'un site à l'autre. «Sachant que 60 % de la communication entre les personnes ne passe pas par le langage, téléprésence permet de saisir toutes les subtilités du langage corporel grâce aux images en taille réelle et haute définition et donc, de retrouver la qualité d’un échange réel», précise Véronique Dompé-Valette. Afin d’accompagner les entreprises dans l’organisation de leurs réunions en salle immersive téléprésence, la plupart des prestataires de la place proposent des systèmes de réservation des salles en ligne, des systèmes de démarrage automatique ou encore une assistance pour la mise en service… Au-delà de la qualité des échanges, téléprésence offre des délais de retour sur investissements particulièrement courts. «En réduisant les déplacements professionnels entre 10 et 20 %, cette solution est rentabilisée en moins d’un an», poursuit Véronique Dompé-Valette. «Un retour sur investissement d’autant plus quantifiable que les taux d’occupations des salles de téléprésence sont généralement très importants». «La plupart de nos clients ont constaté un retour sur investissement entre 6 à 10 mois», précise de son côté Philippe Billet.

L’externalisation des salles de réunions plus que jamais plébiscitée
Malgré les innovations technologiques et toutes les solutions existantes en matière de réunions virtuelles, certaines entreprises préfèrent conserver le contact des réunions physiques. Pour diminuer les coûts liés à l’immobilier, le recours aux salles de réunions proposé par les centres d’affaires ou autres prestataires de l’externalisation de salles tels qu’Eurosites, Neopole, Regus ou encore Servcorp est ainsi de plus en plus courant. Une prestation également proposée par certains groupes hôteliers. «Au travers de nos salles de réunions, nous proposons aux entreprises des espaces flexibles et économiques adaptés à tous les types de réunions : standards, Conseils d’Administration, Comités de Direction ou encore formations…», précise Olivier de Lavalette de Regus. Ces salles comprennent généralement différents services complémentaires tels que la téléphonie ou la connectivité Internet haut débit mais également des prestations d’assistance, notamment technique pour préparer la salle.

Vers une croisée des services et des technologies
Pour les entreprises qui entendent bénéficier simultanément des avantages offerts par la technologie et les centres d’affaires, il reste l’alternative des centres d’affaires équipés de solution de visioconférence ou de salles de téléprésence. Une offre notamment proposée par Regus en partenariat avec Polycom et Cable and Wireless. «Dans le cadre de cette initiative, les solutions de téléprésence de Polycom seront mises en place dans les principaux centres d'affaires de Regus partout dans le monde, souligne Olivier de Lavalette. Les adresses Regus situées dans des capitales mondiales des affaires telles que Londres, New York, Paris, San Francisco, Chicago, Manchester, Mumbai, Moscou, Francfort, Shanghai, Sydney, Hong Kong, Singapour et Tokyo sont ainsi en cours d’équipement, ce qui permettra aux dirigeants du monde des affaires de disposer d'une véritable alternative aux déplacements professionnels». «Au travers de cette initiative, les entreprises pourront accéder à la technologie téléprésence à partir de 300 euros pour une heure et pour 10 personnes, ce qui est moins couteux en temps et en argent que le déplacement de ces personnes», conclut Philippe Billet de Polycom. Autant d’initiatives et d’innovations technologiques qui permettront aux collaborateurs des entreprises de continuer à se réunir, tout en respectant les contraintes économiques de leur entreprise et les politiques de développement durable qui commencent à se profiler dans un certain nombre d’organisations.

Par Edith Page