Certes les pratiques ne sont pas figées dans le marbre et continuent d’évoluer au gré des changements du marché, des nouvelles capacités technologiques et des attentes des clients, mais voici une synthèse des meilleures pratiques qu’il est recommandé d’adopter actuellement pour optimiser votre processus Procure-to-Pay. On retiendra principalement 4 phases principales pour ce processus : la préparation, la campagne d’engagement de vos fournisseurs, l’implémentation technique et le suivi post-lancement.

Phase 1 : Préparation en amont du lancement du programme

#1 : Constitution d’une équipe projet
L’alignement d’une équipe débute bien en amont du lancement du programme. La collaboration entre les services de comptabilité/fournisseurs, des achats, de gestion de la trésorerie et l’IT pour définir un processus P2P optimisé de bout-en-bout est une caractéristique commune aux programmes les plus efficaces. Une équipe projet multidisciplinaire pourra en effet garantir que le projet bénéficie à tous les participants, mieux défendre le programme en interne et parler d’une seule voix quand elle s’adresse aux fournisseurs.

#2 : Mise en place d’un programme complet de communication interne
Cette tâche, qui n’est ni coûteuse en temps et en main d’œuvre, ne doit pas être sous-estimée. Les partenaires commerciaux ont des contacts dans toute votre organisation. Pour obtenir une adhésion rapide de leur part, vous devez veiller à délivrer systématiquement un message cohérent à chaque interaction avec l’un d’eux. Le programme de communication interne doit former chacun des collaborateurs amenés à interagir avec un partenaire commercial à comprendre les bienfaits du processus P2P et à savoir répondre aux questions concernant le programme. Ces formations sont généralement délivrées en personne via des présentations PowerPoint ou via un service en ligne comme Join.me.

Phase 2 : Engagement des fournisseurs : gestion de la campagne

#3 : Analyse des fournisseurs et classement par catégorie et priorité
La première étape critique du processus d’engagement des fournisseurs (Supplier Enrolment) consiste à décider quels fournisseurs seront concernés par le programme P2P, quand et quel message leur adresser spécifiquement pour les convaincre.

#4 : Nettoyage des données fournisseurs
La qualité et l’exactitude des données des fournisseurs s’érodent avec le temps, c’est un fait. Il est donc indispensable de vérifier que les données fournisseurs sont justes et complètes pour assurer l’efficacité du programme d’engagement. Vous pouvez vous en charger en interne ou laisser un partenaire le faire. Dans tous les cas, il convient d’appeler les fournisseurs pour confirmer les contacts, les numéros de téléphone et les adresses email et identifier de nouveaux contacts ; un contact à la direction commerciale du fournisseur sera utile car le représentant de cette fonction sera probablement plus réceptif à l’annonce de votre programme P2P et enclin à promouvoir l’engagement.

#5 : Mise en œuvre de la communication avec les fournisseurs
L’engagement des fournisseurs débute par l’envoi d’un kit de communication à chaque fournisseur ciblé. L’efficacité des communications avec fournisseurs est le catalyseur initial d’une réussite rapide. Le message doit être très clair quant à vos motivations et vos attentes vis-à-vis du fournisseur qui souhaite participer. Les meilleures campagnes d’engagement sont celles qui comportent un encouragement supplémentaire sous forme d’incentives, tels qu’un accès en ligne au statut de paiement, des conditions de paiement préférentielles ou un statut fournisseur privilégié. Le fait de proposer ces incitations renforce la conviction que le processus P2P est un choix gagnant-gagnant pour votre entreprise et vos partenaires commerciaux.

#6 : Création d’un microsite externe pour les fournisseurs
Un microsite vous permet de centraliser les informations de la campagne et d’autoriser les fournisseurs à télécharger eux-mêmes les éléments. Vous pouvez choisir de créer le microsite sous la forme d’une page web ou d’un groupe de pages sur votre site web. Le positionnement du microsite n’est pas très important mais son existence compte pour améliorer la participation des fournisseurs et les taux d’adoption.

#7 : Création d’un microsite interne pour les salariés
Comme pour le microsite externe, un microsite interne évitera que certains collaborateurs égarent les informations relevant du programme de communication interne. Un microsite, généralement hébergé par votre Intranet, peut regrouper tous les détails de votre campagne P2P, y compris les informations relatives aux contacts internes en cas de besoin d’informations complémentaires. Les collaborateurs pourront être invités à consulter le microsite pour réactualiser leurs connaissances et pour télécharger les éléments d’information en soutien de la campagne.

Phase 3 : l’implémentation technique

#8 : Etablissement d’un contact technique unique
Même si l’équipe du projet peut comporter plusieurs spécialistes techniques, il est important d’établir un premier point de contact unique pour les tâches et les livrables techniques. Il convient de coordonner de manière transparente la définition, l’application et les tests de vos conditions de formatage des données et de vos exigences de sécurité et de connectivité pour limiter les efforts et le temps consacrés avant de pouvoir accepter les factures électroniques de vos fournisseurs.

#9 : Identification des détails de configuration système et des dépendances
Vous devez absolument identifier tous les systèmes qui seront impactés par la mise en œuvre de votre programme P2P et vous assurer qu’ils sont prêts. Le calendrier de la campagne d’engagement fournisseurs doit être aligné sur celui de la mise en œuvre technique. Si la campagne d’engagement fournisseurs démarre trop tôt et qu’il faut repousser la conversion des fournisseurs vers la procédure d’envoi de factures électroniques, c’est l’efficacité même de votre programme P2P qui sera mise en question. Si la campagne d’engagement des fournisseurs commence trop tard et qu’aucun fournisseur n’est prêt au démarrage, vous retardez les retombées positives de votre programme.

#10 : Traitement sécurisé des pièces jointes
Certains fournisseurs voudront pouvoir joindre des documents justificatifs avec leurs données de facturation électronique. Vous devrez décider lesquels peuvent fournir des pièces jointes justificatives et, le cas échéant, quels types de documents. Vous pourrez aussi décider de limiter ou non le nombre de pièces jointes pouvant être produites en complément d’une facture. Il est recommandé d’imposer des formats à base d’image, de type PDF ou TIFF, sans macro ni aucun type de code pouvant contenir un virus.

#11 : Définition de règles efficaces de validation des factures
Les données de facturation de vos fournisseurs doivent être conformes à vos règles métier (ex. bons de commandes). Les factures qui échouent à l’issue de la procédure d’inspection pourront être codées pour rejoindre de façon accélérée la file d’attente de gestion des exceptions de votre processus de validation des factures. S’il est souhaitable que vos fournisseurs envoient constamment des factures conformes, veillez à aligner l’étendue et la sévérité de vos règles de validation sur les pratiques commerciales raisonnables. Si vos fournisseurs ont le sentiment que votre programme P2P sert surtout à compliquer ou empêcher l’enregistrement des factures, ils rebasculeront vers le format papier. De préférence, appliquez les mêmes règles de validation pour les factures électroniques que pour les factures papier.

#12 : Mise en conformité réglementaire
Vous devez impérativement mettre en place un processus P2P en parfaite conformité légale. Pour les pays où des règles de facturation électronique sont établies, les obligations de conformité concernent généralement les trois aspects suivants : 1) les données devant impérativement figurer sur les factures ; 2) les preuves d’authenticité et d’intégrité et les conditions de lisibilité, et 3) les règles de rétention légale. Optez idéalement pour une solution qui inclura la plus large couverture géographique en matière de réglementation afin de limiter les coûts et les délais des audits.

#13 : Alignement des services de e-facturation sur les besoins des fournisseurs
Certes la décision finale vous revient quant aux services que vous voulez inclure dans votre programme P2P, mais il est important d’évaluer les services aussi bien sous l’angle des améliorations apportées à votre environnement opérationnel que sous celui de l’impact sur la participation des fournisseurs. Par exemple, la mise en œuvre de la fonction PO Flip de dématérialisation des factures des fournisseurs est une garantie de qualité des données qui contribue à réduire le volume des exceptions. C’est aussi un moyen de faciliter la création et l’envoi des factures pour les petits fournisseurs. Le choix des services que vous voudrez inclure dans votre programme doit idéalement optimiser le traitement des factures et leur validation mais aussi encourager la participation d’un maximum de fournisseurs à votre programme.

Phase 4 : Suivi post-lancement

#14 : Intégration aux procédures standard de sourcing et de recrutement des fournisseurs
Lancer une initiative de facturation électronique auprès de fournisseurs existants implique une véritable conduite du changement. Mais en intégrant cette condition dès vos procédures de sélection des fournisseurs, vous évitez qu’une gestion du changement vienne perturber leurs habitudes ; la facturation électronique devient partie intégrante des obligations que doivent respecter les fournisseurs qui souhaitent travailler avec vous. Une fois que vous avez mené à bien le processus de conversion vers la facturation électronique, veillez à éliminer toutes les lacunes éventuelles qui pourraient entraîner une régression vers les factures papier.

Par Markus Hornburg, vice-président compliance, Coupa Software