L’étude porte sur le fonctionnement et les habitudes des Entreprises, des Agences et des exploitants de lieux de réunion depuis l’envoi des demandes de devis par les Entreprises et Agences jusqu’à la réception des propositions de la part des Prestataires (hôtels, lieux de réunion,…).

Principaux enseignements :

Côté Agences…

84% des Agences considèrent que la recherche de lieux pour organiser des réunions est une étape trop longue. Les commentaires montrent une perte d’influence des Annuaires papier en la matière ainsi qu’une difficulté à centraliser une information exhaustive de qualité. Plus des deux tiers des agences interrogées considèrent à ce propos qu’il est important d’avoir accès à la totalité de l’offre.

Pour plus de la moitié des Agences, la rédaction des propositions apparaît comme une des étapes les plus chronophages de l’ensemble du processus. La raison principale évoquée est la disparité des formats de devis envoyés par les Prestataires, l’absence de norme en matière de facturation et le manque le plus souvent de conditions de vente claires. Plus que des tarifs attractifs, les Agences semblent être en attente de propositions claires de la part des exploitants de lieux de réunion.

Côté Exploitants de lieux de réunion…

La quête de visibilité auprès des Entreprises et Agences passe par une présence significative sur les annuaires en ligne et papier dans une moindre mesure, avec des budgets annuels qui demeurent significatifs. Le critère de choix principal pour ce référencement est la qualité des demandes de devis envoyées.

Côté Entreprises…

Lorsque nous avons interrogé des Travel Managers, ceux-ci intègrent pour moitié les réunions professionnelles dans leur périmètre. Pour les managers ne gérant pas le MICE, il n’est généralement pas prévu d’opérer un transfert de responsabilité rapidement. Lorsqu’elles existent, les politiques achat en matière de réunions professionnelles couvrent essentiellement le M du MICE , à savoir, les journées d’étude et séminaires. Dans l’écrasante majorité, la gestion des réunions professionnelles se fait aujourd’hui sans outil spécifique, à l’exact opposé de la gestion des déplacements individuels. D’une manière générale, l’étude montre un niveau de formalisation assez bas sur ces questions alors que les enjeux financiers sont très importants.

Les résultats détaillés de l’étude sont accessibles en ligne à l’adresse suivante http://www.bizmeeting.fr/?p=717.