Dans l’étude, les entreprises dites « Centralisées » confient plus de 60% de leurs réservations d’avions, d’hôtels, de voitures et de trains à des assistantes ou à un bureau de voyages.  En Europe, ces intermédiaires réalisent, en moyenne, 7 fois plus de réservations que les voyageurs autonomes (qui effectuent leurs propres réservations).
 
Les assistantes privilégient les économies en conservant flexibilité et confort pour le voyageur
Pour pallier à un manque  de visibilité sur les impératifs des voyageurs, les assistantes réservent  plus de billets d’avion flexibles sans frais qu’un voyageur autonome et moins de réservations non-annulables et non-remboursables (les voyageurs autonomes réservent 40% moins de billets flexible sans frais et 50% plus de billets non-annulables et non-remboursables). L’étude montre que les assistantes anticipent mieux leurs réservations mais gèrent 2 fois plus d’annulations que les voyageurs autonomes. Parmi les clients d’Egencia, les assistantes ont adopté la réservation en ligne à plus de 80%.
 
Jérôme FOUQUE, Vice-Président et Directeur Général d’Egencia France précise : « Que les réservations soient centralisées auprès d’assistantes ou effectuées directement par le voyageur, nos solutions on line sont adoptées à plus de 80% dès les toutes premières réservations. Les outils intuitifs, conçus sur les standards de rapidité et d’ergonomie des applications grand-public apportent une expérience utilisateur unique dans l’industrie. »
 
Le modèle Décentralisé rend autonome et responsable son voyageur
En Amérique du Nord où la grande majorité des sociétés utilisent un modèle Décentralisé pour les achats voyages, les multinationales sont encore plus fidèles à ce modèle avec un taux de décentralisation de 100%. De même, en Europe, la majorité des entreprises décentralisées sont de grandes entreprises multinationales ayant un nombre élevé de voyageurs, ce qui nous amène à un taux d'auto-réservation de 50% chez les voyageurs européens. Plus les voyageurs se déplacent, plus ils effectuent eux-mêmes leurs réservations : les « road warriors », sont à 75% des voyageurs autonomes ; et ces voyageurs préfèrent eux aussi la réservation en ligne plutôt que par téléphone. Comme ils connaissent mieux leurs attentes et leurs contraintes, ils annulent deux fois moins leurs réservations que les assistantes.
 
Des outils pour plus de contrôle et de transparence pour les deux modèles
Quel que soit le modèle choisit, pour assurer une optimisation des achats, les agences de voyages d’affaires doivent proposer des services et des solutions de voyages multiplateformes et contextualisées à tout moment offrant : rapidité, flexibilité et facilité d'accès à un contenu de voyage global. Pour les assistantes et voyageurs, des outils ergonomiques et faciles d’utilisation permettent une prise en main rapide et une adoption naturelle. Grâce à l’adoption online, les assistantes gagnent en contrôle et en transparence. Les voyageurs qui utilisent un outil qu’ils apprécient et qui ressemble aux services auxquels ils sont habitués à titre personnel seront incités à rester dans le domaine contrôlé de la politique voyages de la société et donc réduiront le coût de leurs déplacements.