Avec Yooz, Big Fernand automatise ses processus comptables pour gagner du temps

Évaluer cet élément
(0 Votes)

Big Fernand, groupe spécialisé dans la restauration rapide, gère directement une vingtaine d’établissements, d’autres sont intégrés dans un réseau de franchisés, dans 48 villes de France. Sur les 500 salariés, sept sont en charge de la comptabilité, dont deux sont des utilisateurs de Yooz.

Avant la mise en place de la solution Yooz, chaque restaurant recevait directement les factures fournisseurs, qu’il devait ensuite transmettre au siège afin qu’elles soient traitées. Mais ce mode manuel a vite rencontré des limites, face à l’accroissement des volumes de factures, soit environ 1300 par mois, et à l’extension du nombre de restaurants, une dizaine supplémentaire chaque année.

« L’accès aux factures était devenu compliqué, nous n’avions pas d’accès à distance, nous perdions beaucoup de temps pour la saisie manuelle des factures dans Sage 100, avec également le risque de pertes de documents », résume Nina Cerneau, responsable comptable de Big Fernand.

Un processus manuel devenu inadapté face à la croissance des volumes de factures

La mise en place de la solution Yooz avait pour objectif d’automatiser et de rationaliser ce processus inadapté et chronophage : « La société s'est agrandie rapidement, nous sommes passés de trois à une vingtaine de restaurants en peu de temps. Le volume de factures s'en est trouvé fortement augmenté, notamment sur les matières premières. Nous avons souhaité centraliser toutes ces factures, automatiser la saisie et ainsi gagner du temps », poursuit Nina Cerneau.

Pour atteindre cet objectif, c'est le cabinet d’expertise comptable de Big Fernand, déjà utilisateur de Yooz, qui a recommandé la solution. La mise en place s'est faite dès 2018 dans l’ensemble des restaurants gérés en direct, en un mois seulement et sans aucune difficulté.

Un workflow automatisé pour fluidifier le traitement des factures

Le groupe a ainsi mis en place des workflows de validation (par fournisseur ou par type de charge) pour toutes les factures. Celles-ci sont désormais envoyées par e-mail, vers une adresse dédiée, ce qui a éliminé les difficultés de réception.

« Les factures sont intégrées automatiquement dans l’outil Yooz, leur enregistrement en comptabilité s’effectue par des exportations/importations de fichiers dans Sage 100 », explique Nina Cerneau.

L’archivage légal, pour gagner en sérénité

Big Fernand a opté pour le service YoozProtect pour archiver légalement ses factures. « Au-delà de la garantie de conformité que nous apporte Yooz, nous avons réduit nos volumes d’archives, auparavant gérées par un prestataire externe », assure Nina Cerneau.

YoozProtect permet en effet à l'entreprise d'archiver ses documents pour les 10 années préconisées par l'État.

Des bénéfices constatés au-delà des attentes initiales

Outre l’énorme gain de temps dans la saisie et la recherche de documents, la responsable comptable met en exergue les autres atouts de la solution Yooz :

  • Une traçabilité des documents avec un historique de validation.
  • Un audit facilité, les documents étant archivés ainsi que le chemin de ce qui a été fait.
  • Un archivage légal des factures avec YoozProtect.
  • Un système de recherche permettant des analyses par produit et un contrôle des coûts des matières premières.
  • Un confort d’utilisation, grâce à une ergonomie qui favorise l’expérience utilisateur.
  • Une utilisation à distance qui facilite l’usage du télétravail.
  • Un minimum de formation des utilisateurs.

Sans oublier, ajoute Nina Cerneau, « la réactivité du service client de Yooz, qui nous apporte des réponses aux questions que l’on se pose et le fait que la mise en place de la solution facilite la préparation à l’arrivée de la facturation électronique obligatoire ».

« C’est un vrai plus de pouvoir accéder facilement aux factures sans avoir besoin d’aller fouiller dans les archives, l’outil est très performant », précise Nina Cerneau, Responsable Comptable.

Lu 1113 fois Dernière modification le mardi, 25 juillet 2023 16:07
La rédaction

Le service Rédaction a pour mission de sélectionner et de publier chaque jour des contenus pertinents pour nos lecteurs internautes à partir d’une veille approfondie des communiqués de presse pour alimenter les rubriques actualité économiques, actualités d’entreprises, études ou encore actualités sectorielles. Pour échanger avec notre service Rédaction web et nous faire part de vos actualités, contactez-nous sur redaction@gpomag.fr

Annonce

CAP IT 300x250

Annonce

Adobe Express 300x250

Le magazine digital

Inscrivez-vous à notre édition digitale pour feuilleter gratuitement le prochain numéro

inscrit.png   

Paru le 4 mars 2024
GPO Magazine N°113
Demandez votre exemplaire au service Vente au numéro

Lire l'extrait GPO 113.png

Paru le 27 novembre 2023
Édition Spéciale Transformation digitale
Recevez-le dès aujourd'hui !
Abonnez-vous à l'année en cliquant ici

Vignette Lire un extrait HS Transfo Digitale.png

Livres Blanc et E-book

Le Système d'Exploitation Hybride Windows 11 de Microsoft Booste la Productivité et la Sécurité en Entreprise
Microsoft a récemment dévoilé Windows 11, son dernier système d'exploitation, qui s'adapte parfaitement au mode…
Quelle stratégie pour établir une relation commerciale durable en Allemagne : un guide pour les dirigeants d’entreprises françaises
L'Allemagne, premier partenaire commercial de la France, demeure un marché d'exportation incontournable pour les entreprises…
Comment favoriser sa transition vers une économie mondiale durable ?
La CSRD contribue à l’objectif de l’Union européenne de promouvoir une économie durable et responsable,…
Plus de livres blanc

Webinaires

Facturation Électronique 2024 : une opportunité de performer pour les entreprises !
Une enquête de Wax Digital a révélé que 70 % des professionnels de la comptabilité…
Comment faire prospérer son entreprise dans la conjoncture actuelle ?
Pour accompagner les entreprises au plus près de leurs préoccupations, les experts de KPMG, Crédit…
Comment aborder la fin du « quoi qu’il en coûte » ?
Symboles du « quoi qu'il en coûte » comme réponse au Covid-19, les prêts garantis…
Plus de webinaires

Services aux entreprises

 

è  DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES : Une opportunité de performer pour les entreprises

visuel dématérialisation des factures.jpg

è  BUSINESS FRANCE : Établir des relations commerciales en l'Allemagne

L'Allemagne est le premier partenaire commercial de la France et représente le plus fort potentiel à l'export de la France à horizon 2025. Ce marché à la fois passionnant et exigeant mérite d'adopter une stratégie durable pour établir une relation commerciale sur le long terme. Tel est l'objectif de ce livre blanc de 64 pages intitulé "Quelle stratégie pour établir une relation commerciale avec l'Allemagne", proposé par Business France et ses partenaires de la Team France, et téléchargeable gracieusement.

 Couverture Livre Blanc Business France Allemagne.png

 

è  SYLOB : ERP pour l'industrie

Anticiper les évolutions industrielles et se projeter dans l'usine intelligente du futur, tels sont les objectifs visés par ce guide pratique de 20 pages à destination des PME intitulé "Industrie 4.0 & ERP", proposé par Sylob et téléchargeable gracieusement.

Couv Sylob CTA.png

 

è  ACROBAT : L'application PDF

Acrobat, l'application PDF n°1 adoptée par + de 5 millions de professionnels dans le monde. Rencontre avec Lofti Elbouhali, spécialiste Adobe chez inmac wstore

 

GPO Magazine

GPO Magazine, pour Gérer, Prévoir et Optimiser les ressources de l'entreprise est un magazine d'aide à la décision bimestriel, axé sur l'optimisation de la gestion d'entreprise, pour concrètement guider ses lecteurs dirigeants dans leurs réflexions stratégiques, leurs démarches opérationnelles, la gestion de leurs droits et dans le choix de leurs partenaires.

Une ligne éditoriale concrète et pertinente qui conjugue tendances, cas concrèts et témoignages, dossiers d'analyse, dossiers marchés, dossiers métiers, focus, point de droit, point international, point fiscal. Plus des " Avis d'Experts ".

Contactez-nous

Nos autres sites d'information

Twitter - Derniers posts