Travailler différemment pour rester compétitif

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In Meeting Services ou l’art de la réunion virtuelle
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Servcorp, des solutions qui facilitent le quotidien des entreprises

Conférences téléphoniques, web conférences, visioconférences ou encore, externalisation des lieux de travail ne sont plus le seul apanage de quelques entreprises éclatées géographiquement et férues de nouvelles tendances. Ces méthodes de travail franchissent désormais les portes de toutes les entreprises, au regard des gains qu’elles génèrent en termes de coûts, de temps et de réactivité…

La plupart des entreprises se penchent aujourd’hui sur des programmes de rationalisation des coûts. Une démarche qui passe notamment par la réduction des déplacements professionnels, coûteux en termes de transport et de logement mais également de temp improductif. «La réflexion des entreprises en la matière est devenue d’autant plus importante qu’elles sont de plus en plus nombreuses à développer leurs activités sur l’ensemble du territoire national voire à l’échelle internationale», précise Michel Dudet, Directeur Innovation des Services IP chez Orange Business Services. Par ailleurs, et au regard du contexte économique, les entreprises évoluent dans un environnement de plus en plus concurrentiel. «Alors que la compétitivité devient exacerbée, la mise en œuvre de méthodes de travail différentes, appuyées sur des technologies de communication performantes, leur permet d’accélérer leurs prises de décisions et de gagner en compétitivité», ajoute Michel Dudet.
«Au travers de ces technologies, les collaborateurs de l’entreprise gardent un contact permanent entre eux et ce, où qu’ils se trouvent», indique pour sa part François Moïse, Responsable activité communication unifiée et collaboration chez Cisco. «Ils accélèrent ainsi leurs travaux de R&D ainsi que la mise sur le marché de nouveaux produits et services bénéficiant ainsi d’un retour sur investissement plus rapide». Enfin, si le développement durable n’est pas aujourd’hui la première préoccupation des entreprises, il reste un élément stratégique important. «Au-delà de l’aspect environnemental, le développement durable intègre également une composante sociétale, de plus en plus plébiscitée par les collaborateurs des entreprises. Limiter les déplacements permet ainsi de réduire les émissions de CO2 mais également le niveau de stress des salariés concernés, contribuant ainsi à leur bien- être au travail», poursuit Michel Dudet.

Des réunions virtuelles nées avec les conférences téléphoniques
Beaucoup d’entreprises n’ont pas attendu la crise pour organiser des réunions virtuelles. L’arrivée de la téléphonie sur IP et des forfaits illimités ont ainsi contribué au développement des conférences téléphoniques.

«Les technologies de télécommunication actuelles permettent aujourd’hui d’organiser à partir d’un même numéro de téléphone, des conférences téléphoniques avec plusieurs intervenants», souligne Michel Dudet d’Orange Business Services. Les conférences téléphoniques conviennent ainsi parfaitement à tous types de réunions ne requérant pas d’échanges de documents, voire à certaines formations. Pour accéder à ces services, les entreprises ont la possibilité de payer à la réunion. Le prix est alors fixé en fonction du nombre d’intervenants et de la durée de cette réunion. Pour les adeptes de la formule, les opérateurs proposent également des systèmes d’abonnements mensuels avec un numéro de connexion attribué en permanence ou à la demande.

Avec les web conférences, les réunions virtuelles deviennent collaboratives
L’Internet haut débit a permis d’élargir le champ de ces réunions au web. Ces web conférences permettent notamment de faire défiler des slides, des diaporamas, ou autres présentations PowerPoint sur Internet, contribuant ainsi au partage de documents en temps réel entre les participants. En fonction de la technologie utilisée, il est également possible de travailler en mode collaboratif. «Une équipe ainsi réunie peut concevoir un document commercial ou un appel d’offre», précise Michel Dudet. «Chacun peut prendre la main et intervenir directement sur le document». «Pour accéder à ces réunions virtuelles telles que WebEx de Cisco, il suffit à l’organisateur et à ses invités de se connecter à une plate-forme via un lien URL et un mot de passe», explique François Moïse de Cisco. L’organisation de ces réunions ne nécessite qu’un accès Internet. «Les entreprises n’ont pas besoin d’investir lourdement. Il leur suffit de souscrire un abonnement, pour bénéficier ensuite de notre infrastructure». Certains prestataires à l’instar d’In Meeting Services proposent ce service aux entreprises sans qu’elles aient besoin de souscrire un abonnement. «En s’appuyant sur notre structure, les entreprises s’affranchissent du prix de l’abonnement», explique Laurence Buan, fondatrice et gérante de la société In Meeting Services. «Nous avons pour vocation de les accompagner dans l’organisation, le déroulement et le suivi de leur web conférence, ne les facturant ensuite qu’en fonction du travail de préparation réalisé en amont, du temps de la conférence et du nombre d’interlocuteurs voire de la rédaction du compte-rendu de réunion».

La visioconférence pour des réunions virtuelles haut de gamme
Les systèmes de visioconférence offrent aujourd’hui une qualité inégalée. La nouvelle technologie de téléprésence conjugue ainsi la taille réelle, la vidéo très haute définition avec son ambiophonique et un environnement spécialement conçu pour avoir le sentiment d’être dans la même pièce que les autres participants, même à distance. «Tous les détails du verbal et de la gestuelle des participants sont authentiques et en temps réel», précise François Moïse de Cisco. Téléprésence est l’aboutissement de ce qui peut se faire de mieux aujourd’hui en matière de réunions virtuelles. La mise en place de cette infrastructure nécessite néanmoins de disposer d’une salle dédiée, dotée de 1 à 3 écrans.
Certains opérateurs, à l’instar d’Orange Business Services avec sa prestation Visio Managé proposent de s’occuper de l’organisation technique de ces réunions, de la mise en relation de tous les terminaux entre eux jusqu’aux supports aux utilisateurs durant la conférence.

Se réunir en dehors du bureau
Pour les entreprises qui ne disposent pas en interne de locaux adaptés au contenu ou au contexte de certaines de leurs réunions, ou qui ne souhaitent pas investir dans les technologies adaptées à des visioconférences, la location de salles de réunion, équipées ou non de ces technologies, reste une alternative intéressante. «La rationalisation des espaces est une tendance qui touche toutes les entreprises et en particulier les PME», souligne Olivier de Lavalette, Directeur général Europe du Sud de Regus. «Par exemple, les espaces de formation dans les entreprises n’étant pas toujours utilisés en permanence, reviennent souvent cher. En s’appuyant sur des locaux extérieurs, l’entreprise a le choix du lieu, de la taille de la salle et du matériel informatique nécessaire». «Les prix des bureaux, au mètre carré, sont devenus particulièrement chers, que ce soit à l’achat ou à la location, d’où l’intérêt de les limiter et d’externaliser si nécessaire certaines réunions dans des espaces adaptés», souligne de son côté Alain Molle, Directeur Commercial et Associé Eurosites. «Avec ces salles de réunions, les entreprises s’affranchissent de leurs coûts fixes liés à des locaux dont elles n’optimiseraient pas l’exploitation». «La location de salles offre aux entreprises une souplesse et une flexibilité leur permettant de ne consommer que ce dont elles ont besoin», ajoute Olivier de Lavalette. En louant des salles auprès de prestataires externes, les entreprises sont assurées de la disponibilité des locaux et disposent d’un large choix en gammes et en prestations adaptées à leurs contraintes aussi bien sur le plan fonctionnel que financier. Pour mieux répondre aux besoins des PME, Eurosites a ainsi développé des solutions packagées, comprenant la location de la salle et des services annexes, comme la restauration, la gestion des outils informatiques dans la salle, l’accueil. Souvent, les prestataires de la place mettent en effet à la disposition des entreprises, dans ces salles de réunion, les équipements de web conférence voire de visioconférence si nécessaire. «Nous sommes également en mesure de proposer des sites haut de gamme à l’instar de ceux de Liège, de la Défense ou de Georges V ainsi que des prestations très particulières et sur mesure telles que le transport des participants en limousine ou encore des salles à manger privatives», précise Alain Molle, Directeur Commercial et Associé Eurosites. La proximité étant également un enjeu de taille pour éviter la multiplication des déplacements, ces prestataires disposent souvent de bureaux ou de salles de réunions en province ou dans le monde entier, complétant un marché notamment occupé par l’hôtellerie d’affaires.

De la réunion virtuelle au Centre d’affaires
Face à la conjoncture économique, les entreprises ont moins de visibilité sur le développement de leur activité. Un constat qui conduit certaines d’entre elles à se réorganiser et à chercher de nouveaux gisements d’économies, notamment en réduisant la dimension de leur parc locatif de bureaux. D’autres cherchent des solutions adaptées à leur développement à l’international. Les créateurs d’entreprises pour leur part, entendent limiter, en début d’activité, les frais parfois très lourds d’une location de bureau. Quel que soit leur profil, les entreprises sont ainsi de plus en plus nombreuses à franchir les portes d’un Centre d’affaires et y louer un bureau virtuel ou équipé pour une heure, un jour, un mois, un an ou plus.

La domiciliation, première étape
Les services de domiciliation (également appelés bureaux virtuels) permettent aux entreprises ou à l’entrepreneur de disposer d’une boîte aux lettres, d’un standard téléphonique voire d’un secrétariat n’importe où dans le monde, sans être physiquement sur place. La domiciliation couvre ainsi un ensemble de services et de technologies permettant de bénéficier de toutes les fonctionnalités du bureau, sans ses contraintes. «Cette prestation est particulièrement bien adaptée pour les entreprises qui entendent créer une structure ou une filiale à l’étranger», précise Dorianne Couet, Coordinatrice marketing et Relations Publiques de Servcorp. «Au travers de notre offre, les entreprises ont ainsi le choix du lieu parmi un vaste réseau d’adresses prestigieuses dans des quartiers d’affaires. Au-delà de l’adresse postale, elles peuvent également s’appuyer sur une assistante de communication multilingue ce qui, dans le cas d’un déploiement à l’international, est particulièrement utile». «De par la flexibilité qu’ils offrent aux entreprises, les bureaux virtuels constituent un excellent moyen de pénétrer de nouveaux marchés», explique Olivier de Lavalette de Regus. «Ces prestations permettent alors aux entreprises de se concentrer sur leur cœur de métier et de véhiculer une image de standing et de sérieux pour mener à bien leurs affaires quelque soit l’endroit du monde où ils se trouvent».

Le centre d’affaires, pour un développement pérennisé

Lorsque l’activité de l’entreprise se développe et que la domiciliation ne suffit plus, les centres d’affaires prennent alors efficacement le relai. «Ils offrent aux entreprises en phase de transformation la flexibilité dont elles ont besoin aussi bien en matière de surface au mètre carré, que d’implantation géographique ou encore de prestations de services», souligne Barbara Recanati, Directrice Région Ile de France Ateac. Généralement, ces bureaux sont équipés en mobilier et en équipement informatique avec un accès Internet à haut débit. En marge de ces services classiques, les prestataires de la place proposent également une mosaïque de services, adaptables en fonction des besoins des entreprises. Au-delà des services de conciergerie, certains se démarquent par des prestations plus spécifiques. Servcorp met ainsi à la disposition de ses clients une équipe de support informatique. Ateac a, pour sa part, bâti un réseau de partenaires dans différents corps de métiers : avocats, experts-comptables, traducteurs… De son côté, Régus propose, au travers de son nouveau programme d'adhésion Regus Busines-sworld, un accès à des bureaux professionnels à la journée, à des business lounges et cafés Internet dans chacun de ses 1000 Centres d'affaires répartis dans 450 villes et 75 pays. Neopole offre une prestation «Incubateur d’entreprises» dans le cadre de laquelle elle propose des aides à la logistique de création d’entreprise. Le conseil à l’entreprise fait également partie des spécificités de Buro Club… Autant de services susceptibles d’accompagner l’entreprise quelle que soit sa phase de développement.

Par Anne Del Pozo

Tour d’horizon des réunions virtuelles
• Les réunions virtuelles sont recommandées dans un contexte de suivi de projets, de réunions d’information, de formations, de rencontres d’équipes régulières et de réunions de dernière minute.

• Les conférences téléphoniques sont plébiscitées pour les réunions régulières ou épisodiques, les réunions de suivi de projet.

• Les web conférences sont adaptées aux réunions de travail collaboratif, aux réunions de services, aux conseils d’administration, aux séances de formation ou pour les réunions nécessitant le partage interactif de documents.

• La viso-conférence répond parfaitement aux besoins de réunions de Comités de direction, aux Conseils d’administration ou autres réunions d’envergure à caractère confidentiel.



Conseils pour réussir une réunion virtuelle synchrone
• Bien préparer la réunion en amont
• Gérer la prise de parole
• Penser au regard
• Faire connaissance avant
• Alterner le type de rencontres (virtuelles et présentielles)



Ces secteurs adeptes des réunions virtuelles
Banque/Assurance : Réunions entre les responsables d’agences et le siège ou les directions régionales, Comités de direction, réunions avec les clients…
Industrie : Comités de direction internationaux, réunions de management avec les équipes terrains, gestion des sites distants…
Commerce : Réunions avec les distributeurs, les centrales d‘achats et les fournisseurs, services de proximité…
Secteur public : Formations à distance, diagnostic à distance…

Source : Orange Business Services
Lu 3991 fois Dernière modification le mercredi, 15 juillet 2015 10:28

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