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Bonnes pratiques pour optimiser le traitement des documents

Bonnes pratiques pour optimiser le traitement des documents

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Une étude IDC*, effectuée aux États-Unis, a confirmé que 65 % des organisations restent encore fortement attachées au format papier, rendant la transformation des informations pour des usages ultérieurs très limitée. Dans un contexte de transformation digitale et d’émergence de lois sur la dématérialisation, les entreprises doivent aujourd’hui trouver les outils et les méthodes nécessaires pour optimiser le traitement de leurs documents et de leurs données. Voici donc les bonnes pratiques à adopter en matière de gestion documentaire.

Numériser pour conserver et revaloriser les informations sur documents papier
De nombreuses entreprises, dans une logique de transformation numérique, modifient la manière dont elles interagissent avec leurs clients et partenaires et intègrent des données nativement numériques. Pour autant, elles ne peuvent complètement se passer de leurs données historiques, d’autant que ces dernières conservent souvent une valeur importante pour l’activité de l’entreprise. Se pose alors une question cruciale : comment conserver les données jusqu’ici stockées sur papier pour les intégrer à des systèmes recueillant des données nativement numériques ? C’est ici qu’entre en jeu l’outil de numérisation, capable de transformer tous les documents papiers en fichiers numériques archivables, indexés et interrogeables. Grâce à cette étape, les entreprises peuvent migrer vers un processus numérique global toute en préservant la valeur des données clés jusque-là stockées sur papier.

1) Économiser le temps et limiter les erreurs de saisies
La saisie manuelle de texte est non seulement une tâche rébarbative, coûteuse en temps et en argent, mais elle augmente considérablement le risque d’erreurs. Par l’utilisation d’un logiciel de reconnaissance de caractères de qualité, l’entreprise est en mesure d’extraire le texte des documents entrants, peu importe leur format. Qu’il s’agisse d’une facture imprimée, d’un écrit scanné ou d’une photographie de contrats, ce type de logiciel fournit en outre de nombreuses fonctionnalités appréciables. Non seulement il reconnaît chaque caractère et ses spécificités (accents, apostrophes) mais il propose aussi des corrections orthographiques si nécessaires. En utilisant un logiciel OCR, l’entreprise optimise non seulement sa gestion documentaire mais également l’effort et le temps de ses collaborateurs.

2) Automatiser le classement des documents entrants
Qu’ils soient de nature financière, commerciale, liés aux achats, aux ressources humaines, à la relation client ou qu’ils transitent par un service courrier, longue est la liste des documents entrants potentiellement concernés par un processus de dématérialisation. De nouvelles technologies sont donc nées de cette problématique d’entreprise. Il est essentiel d’automatiser au maximum le classement des documents entrants selon des règles préétablies, selon leur format ou leur contenu pour ensuite les transférer au service compétent. Opter pour une technologie capable de transférer les contrats au service juridique, les factures aux achats, les CV aux ressources humaines et ainsi de suite est la promesse d’un gain de temps important.

3) Favoriser l’approche collaborative pour faciliter les processus de validation
Pouvant aller jusqu’à plusieurs mois, les processus de validation de documents sont souvent complexes et ralentissent l’activité de l’entreprise. Les professionnels ont besoin de transparence et de visibilité sur ce processus et se tournent désormais vers le travail collaboratif. Afin de répondre à cette demande, l’entreprise peut adopter un outil collaboratif permettant aux différents collaborateurs d’accéder à un document, de le comparer à une version antérieure, et de voir immédiatement toutes les modifications ayant été faites et les validations ayant été accordées. Ainsi, le document est traité plus rapidement et plus efficacement.

4) Opter pour une gestion optimisée de l’archivage et de l’indexation des documents
Les entreprises ont l’obligation de conserver les documents importants comme les factures ou les contrats jusqu’à plusieurs années. Plutôt que de recouvrir les étagères de cartons, les entreprises envisagent de plus en plus l’alternative de l’archivage numérique. À l’heure des moteurs de recherche, la patience n’est plus de mise et la numérisation permet de retrouver une information importante en quelques clics à l’aide de mots clés ou de métadonnées pour accéder à un document datant de plusieurs années en quelques instants. Ainsi les informations ne sont plus « en sommeil » mais restent en tout temps accessibles pour répondre aux besoins métier.

En adoptant ces différents outils, les entreprises répondent à une problématique majeure à l’ère de la révolution numérique : travailler plus intelligemment. Ces technologies offrent à l’entreprise le moyen de gagner du temps pour se concentrer sur les tâches importantes, l’efficacité des processus, la valeur apportée à ses différents publics internes ou externes, depuis les collaborateurs jusqu’aux clients en passant par les partenaires.

Par Cédric HUBERT, Directeur commercial - ABBYY France

* IDC MaturityScape Benchmark: Digital Transformation of Document Workflows in the United States. International Data Corporation (IDC), September 2016


Lu 6577 fois Dernière modification le jeudi, 16 mars 2017 09:04
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