Toutefois, l’un des nouveaux défis pour ces PME sera de trouver un équilibre entre leurs ambitieux projets en matière de numérisation et les budgets qu’ils vont pouvoir y consacrer, compte tenu du contexte sanitaire tendu et de l’apparition de nouveaux variants.

L’impératif d’automatisation des tâches chronophages devient de plus en plus pressant, au même titre que la rétention des talents. Grâce aux nouvelles technologies, toutes les pistes permettant de le faire mais aussi de simplifier le traitement des données et donc optimiser la productivité de l’entreprise doivent donc être explorées.

Un nouvel impératif : numériser les données et les processus

Il est clair aujourd'hui que les entreprises ancrées dans le passé - tant sur le plan technologique que sur celui des perspectives - auront du mal à s'adapter à cet environnement en constante évolution. La pandémie a offert quelques leçons difficiles à appliquer au sein des PME. Et les services des ressources humaines et de la paie ont dû faire de grands efforts pour se mettre en conformité en un temps record. Malheureusement, nombre d'entreprises, mal ou pas du tout équipées, ont rencontré des difficultés pour rassembler les données relatives à leurs employés, retardant de fait la réception d’aides gouvernementales.

Parallèlement, pour parvenir à une meilleure anticipation et une véritable agilité au niveau commercial, les PME doivent chercher à numériser toute une série de processus internes et externes. Avant la pandémie, les fonctions les plus numérisées étaient généralement la planification des ressources, les prévisions et les comptes, la gestion de la chaîne d'approvisionnement et la paie. Les entreprises ont donc redoublé d'efforts dans ces domaines essentiels, tout en investissant dans les ventes, la gestion des effectifs, la publicité et le service client.

En effet, selon une étude Salesforce, 64 % des entreprises sont prêtes à quitter les fournisseurs avec lesquelles elles travaillent s’ils ne parviennent pas à anticiper les besoins de leurs clients. Se tourner vers les nouvelles technologies n’est donc plus une simple question d’efficience interne, il s’agit de répondre aux besoins immédiats et futurs des clients.

Automatiser pour travailler plus intelligemment, et non pas pour travailler « plus »

Mais dans ce contexte, que signifie la « numérisation » ? Il s'agit pour les PME de tirer parti des dernières technologies numériques pour améliorer la productivité de leurs activités et être plus compétitif. Certaines PME se demandent peut-être même si elles peuvent automatiser des postes entiers plutôt que certaines tâches seulement, mais ce n’est pas l’objectif premier de l'automatisation.

En effet, un processus informatique n’a pas la capacité de rassurer un client ou conclure un nouveau contrat avec l’empathie ou la touche d’humanité qui nous permet de construire une relation, même professionnelle. L'automatisation est un élément crucial du processus de numérisation visant à simplifier et à faciliter la prise de décision. Pour la mettre en place, trois étapes sont nécessaires.

La première consiste à rationaliser et améliorer l'accessibilité des données de l'entreprise. Le fonctionnement en silos perturbe le flux de travail et impacte l’efficacité de l’ensemble des services d’une organisation. Travailler dans un environnement rationalisé et intégré plutôt que d’avoir à gérer une multitude de systèmes réduira la complexité et améliorera la productivité des collaborateurs.

La seconde concerne le Cloud, qu’il soit public ou privé. Toujours selon l’étude OpinionWay, interrogés sur les avantages des solutions en Cloud, les DSI, DAF, RH et dirigeants citent en premier lieu l’avantage de la sécurité des données. Le stockage des données de l'entreprise dans le Cloud permet de se prémunir contre les aléas externes et offre un accès sécurisé et partagé avec les personnes autorisées. En outre, les technologies émergentes permettent de traiter de façon automatique une grande quantité d'informations, participant à l’anticipation de tendances et de besoins pour les clients.

Avec la troisième étape, nous arrivons dans le concret : l’automatisation des rapports et des feuilles de calculs, encore trop souvent associés à un processus manuel fastidieux faisant perdre un temps précieux. La saisie de données reste un casse-tête pour de nombreux dirigeants et collaborateurs. Grâce à l'automatisation robotisée des processus (RPA) et à l'apprentissage automatique, ces tâches n’ont plus besoin d’une intervention humaine, ce qui permet en prime de réduire les erreurs.

Les nouvelles technologies de capture des données permettent également aux entreprises et à leurs clients de soumettre des documents, tels que les factures et les notes de frais des employés, sans aucune intervention manuelle. Les collaborateurs ont donc plus de temps à consacrer à la recherche et la conquête de nouveaux clients et à l'innovation.

Un travail d'équipe : des collaborateurs engagés

Rappelons que la transformation digitale d’une organisation n'est pas une solution magique ou un remède miracle à tous ces maux. Il s’agit d’un processus continu dont l’objectif est d’apporter des bénéfices de productivité. Pour réussir ici, il ne suffit pas de s’équiper des dernières technologies : l’entreprise doit également s'assurer que ses équipes se les approprient.

Par conséquent, les PME doivent envisager la transformation dans une perspective globale. La communication, la culture, la formation et les processus de travail doivent tous inclus et expliqués avec pédagogie. Ce, afin que les collaborateurs comprennent la démarche, les avantages qu’ils vont en retirer et qu’ils apprennent à s’en servir lors de sessions formelles ou informelles (lors de déjeuners de formation par exemple).

La conduite du changement se fait sur plusieurs mois et chaque mise à jour logicielle doit être accompagnée de sessions de formation supplémentaires. De même, la transparence est de mise sur la progression de la transformation numérique de manière à encourager l'engagement des équipes. Une fois encore plusieurs formats sont possibles : des e-mails aux plateformes de messagerie instantanée en passant par les réunions en présentiel ou par visioconférence afin de répondre aux questions éventuelles. Les collaborateurs seront aussi reconnaissants s’ils ont la possibilité de partager leurs propres suggestions remontant du terrain sur la façon dont les technologies peuvent être utilisées.

Les nouvelles technologies, l'automatisation et l'engagement des collaborateurs sont des composantes essentielles de la résilience des PME pour d’une part gagner en efficacité et d’autre part poser des bases plus solides et durables en anticipation de prochaines crises. Toutes les entreprises ont besoin des nouvelles technologies au sein de leur organisation et plus spécifiquement les plus petites, car plus fragiles en cas de pépin. De plus, elles peuvent plus facilement faire preuve d’agilité comparée aux ETI, c’est pourquoi le changement peut s’opérer plus rapidement, avec un impératif de compétitivité indispensable toutes choses égales par ailleurs.

Par Guillaume Réjou, Product Marketing Director, Sage Europe du Sud

¹ Sondage OpinionWay pour Sage, octobre 2020