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Adopter le bulletin de paie dématérialisé : guide pratique

Adopter le bulletin de paie dématérialisé : guide pratique

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L’apparition du bulletin de paie dématérialisé remonte à 2009, avec la loi de simplification qui a donné aux entreprises la possibilité de l’adopter en lui conférant la même valeur légale que la version papier. Depuis le 1er janvier 2017, avec la mise en application de l’article 54 de la loi Travail, l'employeur peut transmettre les bulletins de paie au format électronique, sans avoir à effectuer de démarche pour recueillir l'accord préalable du salarié.

Pourquoi les entreprises ont intérêt à adopter le bulletin de paie dématérialisé et comment faire ?

S’inscrire dans un mouvement global de digitalisation
La société et la législation s’engagent clairement pour favoriser la digitalisation à grande échelle, y compris au sein des entreprises :
- digitalisation de la plupart des démarches administratives,
- obligation progressive de transmettre électroniquement les factures à destination de la sphère publique,
- ouverture du CPA (Compte Personnel d’Activité) qui offre un espace personnel et numérique à chaque actif.

Le chantier est vaste : le taux de dématérialisation du bulletin de salaire en France est estimé à 15 % alors qu’il atteint 54 % en Belgique, 57 % en Italie, 73 % en Grande-Bretagne et caracole même à 95 % en Allemagne !1

Bénéficier d’avantages concrets
Pour l’entreprise, la décision d’adopter le BSE (Bulletin de Salaire Électronique) ou BPE (Bulletin de Paie Électronique) peut être avant tout d’ordre financière. L’économie réalisée est simple et réelle ; comprenant l’impression, la mise sous pli, l’affranchissement et le stockage physique, une gestion papier classique est estimée entre 1 € et 5 € selon la taille de l’entreprise. Pour un traitement électronique, le coût sera inférieur à 0,50 € par bulletin.

La rapidité et la fiabilité du process sont également des atouts : les bulletins de salaire sont envoyés et disponibles en quelques clics sous forme, par exemple, d’un PDF signé à l’aide d’un certificat numérique qui en garanti l’intégrité. Ce document ne pourra être ouvert que du seul salarié depuis son espace personnel sécurisé.

Connaître et respecter les règles du jeu
La mise en place du BSE est encadrée par certaines obligations. Ces règles sont à connaître par l’employeur et un timing est à respecter pour installer cette nouvelle pratique :
- prévenir les salariés un mois avant la mise en œuvre de ce nouveau dispositif,
- si un salarié s’oppose à recevoir ce document électroniquement, l’entreprise dispose de trois mois pour lui remettre à nouveau en format papier,
- assurer la disponibilité du BSE pendant 50 ans ou jusqu’au 75 ans du salarié,
- en cas de fermeture, le service en charge de la gestion du BSE et de son archivage a le devoir d’informer les salariés au moins trois mois avant la cession d’activité, pour leur permettre de récupérer les bulletins de paie stockés.

Intégrer le CPA … avant d’y être contraint !
Mesure phare de la loi travail inaugurée mi-janvier par le Ministère du Travail, le CPA (Compte Personnel d’Activité) a pour vocation de donner à tous les actifs les moyens de gérer leur vie professionnelle. Chaque salarié du secteur privé, demandeur d’emploi, fonctionnaire ou travailleur indépendant peut ainsi ouvrir un espace personnel en ligne où sont regroupés différents services numériques (Compte Personnel de Formation, Compte Pénibilité, Gestion de carrière, etc.).
Sur cet espace, le salarié pourra également consulter tous ses bulletins de paie émis sous forme électronique via un opérateur reconnu. L'employeur, ou le prestataire agissant pour son compte, devra alors garantir leur accessibilité via ce service en ligne2.

Etant donné l’ampleur du projet « CPA », on peut prévoir que d’ici quelques années, la mise à disposition des bulletins de paie électroniques sera une véritable obligation pour toutes les entreprises. Adopter le BSE, et donc intégrer le CPA avant que cela ne devienne une obligation, est une opportunité : celle de bénéficier de modalités moins contraignantes et d’une plus grande liberté, notamment dans le choix du prestataire.

Ne pas se limiter au simple bulletin de paie
Une étude menée par le gouvernement3 met en avant la satisfaction des salariés face à la mise en œuvre rapide de la digitalisation du bulletin de salaire et leur souhait d’étendre ce service aux autres documents RH : contrats de travail et avenants, bordereaux de participation/intéressement, notes de frais, demande de congés, etc.

Alors pourquoi ne pas aller plus loin ?
Le choix de la digitalisation pour l’entreprise permet d'assurer une plus grande conformité légale, un respect des règles internes, des contrôles facilités grâce à l’outil informatique, et un meilleur pilotage global, les données étant plus facilement accessibles et analysables.

Par Marc Mouttet, Directeur Exécutif de PIXID, leader européen de la gestion de la flexibilité du travail par internet.

1 Rapport public « Pour une clarification du bulletin de paie » remis par Jean-Christophe Sciberras le 27 juillet 2015, d’après une étude Solvay et de l’Association nationale des DRH (ANDRH) sur les facteurs de réussite et de freins de la dématérialisation.

2 Article D3243-8 du Code du Travail

3 www.entreprises.gouv.fr/directions_services/numerique/guides



Lu 4139 fois Dernière modification le lundi, 13 février 2017 15:05
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