La réalité est tout autre
Pour l’EDI, la mise en service et l’utilisation sont payantes et très complexes à mettre en œuvre. Et surtout, la moindre évolution coûte une fortune et bloque votre activité.
Pour le traitement « papier » via scanner et OCR, le taux de reconnaissance reste très loin des 90 % et oblige à contrôler les documents considérés comme valides. En effet, des erreurs se produisent souvent dans l’interprétation des chiffres par exemple entre les 3, 0 ou 8.

Le PDF natif adopté par l’état Français, l’Europe et bien d’autres pays aujourd’hui, permet de trouver une véritable alternative à ces « déjà anciennes solutions ». Le PDF natif doit être simplement issu directement d’une application informatique. C’est un format texte qui permet une reconnaissance à la lecture garantie à 100 %, par vos applications ou celles de vos clients.

Ce que demandent aujourd’hui la France et les états concernant la facture par exemple et qui va être conforté par le règlement européen dit eIDAS au 1er juillet 2016, est d’obtenir une garantie d’intégrité, d’accusé de réception du document et d’identité de l’émetteur. Tout cela s’obtient avec un simple certificat de scellement ou de signature accompagnant le PDF natif et une preuve de réception (simple échange d’AR) car l’accord du destinataire ne sera plus nécessaire !

Aujourd’hui, il existe peu de solutions permettant la transmission de PDF natifs : quelques rares solutions pourtant existent, tant pour les documents entrants que pour les documents sortants, et elles sont à privilégier.

Dans le principe, tous les contrôles opérés par des fonctions EDI peuvent être implémentés et par rapport à une solution avec scanner et OCR², la récupération des informations et leur traitement sont garantis à 100 %.

L’autre intérêt majeur de ce type de solutions, est le principe de l’offre « Freemium³ », en effet certains outils du marché permettent de mixer gratuit et payant : l’investissement n’est opéré que par celui qui met en place la solution.

Cela a l’avantage d’avoir dans le cas d’une dématérialisation des factures fournisseurs, une adhésion rapide des partenaires et un ROI facile à démontrer. À titre d’exemple, certaines solutions en offre « Freemium » sont disponibles à partir de 0,095 €HT par document, archivage 10 ans inclus !

Enfin, pour ceux qui doivent se plier à certaines contraintes de métiers (médical par exemple), de signatures électroniques ou d’archivage, il existe également des offres intégrant des certificats de signature RGS⁴, avec un archivage à valeur probatoire Z42-013 ou HDS pour 10 ans et plus.

¹ EDI ou Échange de Données Informatisé est le terme générique définissant un échange d'informations automatique entre deux entités à l'aide de messages standardisés, de machine à machine.
² OCR ou Reconnaissance Optique de Caractères – ROC - (en anglais optical character recognition : OCR), désigne les procédés informatiques pour la traduction d'images de textes imprimés ou dactylographiés en fichiers de texte.

³ Freemium : stratégie commerciale associant une offre gratuite, en libre accès, et une offre « Premium », plus haut de gamme, en accès payant.
⁴ RGS : Référentiel Général de Sécurité