Ainsi, aujourd’hui 60 % des voyageurs d’affaires effectuent leurs réservations en direct. Cela est lié en grande partie à la digitalisation de l’économie : depuis 2012, la part des réservations online a dépassé les réservations offline. Ayant ainsi la possibilité de réserver leur voyage simplement par eux-mêmes, les voyageurs d’affaires se servent naturellement des services qu’ils utilisent à titre personnel pour leurs déplacements professionnels. Ils se détournent ainsi des acteurs plus traditionnels et favorisent le développement des nouveaux acteurs de l’économie collaborative.

Le corporate travel en pleine évolution
Ce phénomène n’est pas anodin car il concerne tout aussi bien les salariés de grands groupes que ceux travaillant dans de plus petites structures ou comme travailleurs indépendants. Et s’il concerne massivement les voyageurs issus de la génération Y, les voyageurs des autres générations ne sont pas en reste. Par ailleurs, ces sites collaboratifs sont présents dans de nombreux domaines : l’hébergement bien sûr, mais aussi la location de voiture, la location de salles de réunion, le transport ou encore la restauration. Un voyageur d’affaires va, par exemple, préférer réserver un petit studio en centre-ville bien placé et bon marché plutôt qu’une chambre d’hôtel froide et impersonnelle. À la sortie du train, il va faire appel à un VTC commandé en 2 clics sur une appli intuitive plutôt que d’attendre un taxi.

Ces nouveaux acteurs de l’économie collaborative proposent naturellement des atouts pour les voyageurs d’affaires. Ils offrent en général un meilleur rapport qualité-prix que les acteurs traditionnels. Leurs sites ou applications sont intuitifs et permettent d’accéder au service en quelques clics, d’autant que le système d’avis utilisateurs, qu’ils sont nombreux à proposer, rassure les utilisateurs. Ces acteurs permettent en quelque sorte de ré-humaniser le voyage d’affaires. Cela compte énormément surtout pour les voyageurs professionnels issus de la génération Y.

Les plate-formes collaboratives s’adaptent au marché du voyage d’affaires
En conséquence, depuis 2-3 ans, le corporate travel prend une part de plus en plus importante dans le chiffre d’affaires des acteurs de l’économie collaborative. Pour certains acteurs cela peut représenter plus de 50 % du chiffre d’affaires. Une réelle opportunité quand on sait que le voyage d’affaires représente près de 30 milliards d’euros en France.

À partir de ce constat, de nombreuses plate-formes de l’économie collaboratives ont développé de nouvelles fonctionnalités adaptées aux voyageurs d’affaires. Certaines proposent maintenant une solution « Business » plus ou moins étendue qui peut proposer tout ou partie des fonctionnalités suivantes : un reporting simple et ergonomique, une solution de gestion des notes de frais facilitée, un outil de suivi ou encore l’intégration d’un moyen de paiement pour éviter au salarié d’avancer les frais. Bon nombre de ces plate-formes se sont également rapprochées des logiciels de gestion des déplacements professionnels pour faciliter la gestion des notes de frais des entreprises qui utilisent déjà ces logiciels.

Quelles conséquences pour les entreprises ?
Ces outils collaboratifs vont dans le sens des politiques de réduction des coûts liés aux déplacements professionnels. Les services sont en moyenne 30 à 50 % moins chers que ceux proposés par les acteurs traditionnels. Par exemple, une location d’appartement est 50 % moins chère qu’une chambre d’hôtel, un VTC permet en général de réaliser 40 % d’économie par rapport à un taxi classique.

Certes cela signifie que les entreprises doivent à présent gérer davantage d’open booking mais cela reste un phénomène structurel. Et s’il y a quelques années ce n’était pas le cas, aujourd’hui les solutions « Business » développées par les plate-formes collaboratives permettent de résoudre ce problème d’encadrement de l’open booking. Par ailleurs, les solutions technologiques des logiciels de gestion des déplacements permettent de récupérer les données lorsqu’un salarié réserve sur un site grand public en dehors de la politique voyage. Ainsi les solutions se développent pour aider les entreprises à gérer au mieux ce changement.

De plus, laisser le choix au voyageur d’affaires c’est rendre son déplacement plus agréable et augmente donc la satisfaction au travail.

Une nouvelle création de valeur
Ces plate-formes de la nouvelle économie permettent de répondre à des besoins jusqu’ici non ou mal couverts, notamment au besoin d’hébergements en moyenne durée. Les chambres d’hôtels n’étaient pas optimales pour les voyageurs d’affaires en mission de plusieurs semaines voire plusieurs mois. Grâce aux plate-formes collaboratives, un voyageur d’affaires peut maintenant trouver un appartement fonctionnel avec cuisine pour ce type de séjour et ce, pour un prix souvent inférieur à une chambre d’hôtel. Par ailleurs, si les outils collaboratifs représentent une concurrence accrue pour les acteurs traditionnels, elle les pousse également à se secouer et à innover. L’arrivée des VTC a poussé les sociétés de taxis à développer des applications plus performantes en proposant la géolocalisation.

Les limites à dépasser
Ces outils collaboratifs ne peuvent complètement remplacer les acteurs traditionnels qui continuent de proposer un service plus complet. Pour l’hébergement, les logements de particuliers ont du mal à proposer le petit-déjeuner, le pressing, les arrivées et départs flexibles. Les plate-formes cherchent donc à innover sur ces services pour proposer des solutions alternatives à ces freins.
Enfin, il y a souvent autour de ces plate-formes un sujet juridique. Le cadre juridique encadrant la nouvelle économie est en train d’être structuré. Les entreprises doivent donc faire attention à ce que leurs salariés utilisent des plate-formes en conformité avec la législation française. Il est bon par exemple de vérifier que la plate-forme d’hébergement est bien titulaire d’une carte G, lui donnant droit, en tant qu’agent immobilier, d’être un tiers de confiance lors d’une location de logement.