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Saisir efficacement l’obligation de dématérialiser avec les administrations

Saisir efficacement l’obligation de dématérialiser avec les administrations

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Le compte à rebours est lancé, d’ici 2020 les entreprises émettant des factures aux administrations devront les émettre sous forme électronique. Depuis 2012, les administrations centrales sont dans l’obligation d’accepter ces factures électroniques, or il faut reconnaître que cela ne se bouscule pas au portillon. On peut en déduire que l’obligation imminente est perçue comme une contrainte de plus, plutôt que comme une opportunité, et que la tentation de laisser le temps passer sera forte pour beaucoup des 1,115 millions d’entreprises facturant l’une des 77 424 entités concernées.

Faut pas rêver : attendre n’est pas la solution !
Il est possible de se bercer d’illusions en s’attendant à un report des échéances ou à une modification de l’échéancier. Vu les actions engagées par l’AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat, pilote de la mise en œuvre du sujet) et la communication globale réalisée, cela reste peu probable. Dès 2017, les grandes entreprises et les personnes publiques devront avoir franchi le pas, suivies en 2018 par les entreprises de taille intermédiaire, puis en 2019 par les PME et enfin, en 2020, par les micro-entreprises.

Bien sûr, des solutions simples seront disponibles via Chorus Portail Pro. Les possibilités seront nombreuses et ouvertes. Il sera ainsi possible d’aller déposer les factures une par une sur les interfaces ouvertes ou de tout ressaisir. Attendre pour en arriver là alors que le temps disponible permet de se préparer est bien dommage.

D’autant que la généralisation des factures électroniques est le sens de l’histoire. L’article 222 de la Loi Macron (loi 2015-990 du 6 août 2015) autorise le gouvernement à prendre une ordonnance (en cours de préparation) pour faire sauter l’obligation d’avoir l’accord du récepteur avant de lui envoyer une facture électronique, conforme à des règles précises définies par décret (lui aussi en cours de préparation).

Anticiper, anticiper, anticiper
La meilleure approche est d’anticiper. Il faut se préparer dès maintenant pour plusieurs raisons. La première est que les équipes sont disponibles et le temps est à la démarche projet de chaque côté, y compris dans les administrations concernées qui commencent juste à aborder le sujet. Certes, il y a un risque d’essuyer les plâtres, mais l’énergie engagée par toutes les parties prenantes (administrations et AIFE) facilite la résolution des difficultés possibles. Maintenant les choses peuvent s’ajuster et les interlocuteurs administratifs peuvent faire preuve de souplesse ; ces marges de liberté vont se réduire progressivement dans les prochains mois lorsque les choses seront rôdées et cadrées, que des choix structurants auront été pris.

Une autre raison pour avancer dès maintenant est d’éviter d’être pris dans l’urgence, qui sera urgente pour trop de monde… de tous les côtés : fournisseurs, récepteurs et prestataires. Si les prestataires de dématérialisation feront certainement face, les autres prestataires souvent indispensables (SSII et intégrateurs d’outils de facturation, gestion commerciale et ERP) seront peut-être moins disponibles.

Enfin, face à des changements dans les processus, il est bon de prendre le temps de se roder, de réaliser des tests ou des périodes « à blanc », de pouvoir ajuster son organisation, intégrer calmement les impacts et avoir des marges de manœuvre pour fiabiliser les choses. Le flux de facturation, dont dépendent les paiements et donc le financement de l’entreprise, mérite qu’on le prenne au sérieux pour trouver et implémenter la bonne solution sans que ce soit l’urgence qui gouverne. Il est facile de dire que l’État paie parfois mal… mais si on le facture mal, les retards ne seront alors pas de sa faute.

Identifier et exploiter l’opportunité
L’occasion est excellente de se poser les bonnes questions. Dans la plupart des entreprises, le processus de facturation tourne sans qu’il soit challengé. Les choses fonctionnent bien : donc depuis des années ou des décennies, on reproduit les mêmes pratiques et opérations sans regarder comment elles peuvent être optimisées ni comment des économies pourraient y être réalisées. Depuis des années, on récrimine lorsque le prix du timbre augmente, et puis on continue. Voici une excellente opportunité de passer au crible ce processus et de l’aligner avec les bonnes pratiques du XXIème siècle.

La meilleure recommandation est d’aborder la mise en œuvre de la facture électronique dans sa globalité. C’est la solution pour en tirer tous ses avantages. D’une part, parce que ce changement, qui l’air de rien n’est pas si impactant que cela, permet d’optimiser le fonctionnement de l’entreprise et de réduire certains coûts liés à des tâches sans valeur, héritées de l’époque où le papier régnait en maître dans les processus et imposait de nombreuses « ruptures de charge » dans la gestion des informations. Une approche globale du processus de facturation est intéressante à mener pour identifier les actions possibles, tant dans la fluidité du traitement que dans les postes de coûts que dans les nouvelles possibilités ouvertes par la dématérialisation des factures clients.

D’autre part, parce qu’il y a forcément d’autres clients qui sont demandeurs de factures électroniques. Il faut identifier ces clients et comprendre comment répondre à leur demande afin de développer une démarche globale. C’est justement cette vision globale d’emblée orientée déploiement qui permettra d’amortir les coûts du changement et de générer de rapides économies réelles.

Sur cette base il sera facile de choisir sa solution ou son partenaire technique dans le maquis de toutes les offres qui ne se valent pas toutes… Le choix sera forcément alors meilleur et le résultat plus performant qu’une décision prise dans l’urgence ou le choix de partenaire selon la disponibilité lors du rush final.

 

Lu 10109 fois Dernière modification le vendredi, 13 novembre 2015 10:08
Éric WANSCOOR

Eric Wanscoor - Fondateur et Dirigeant de Qweeby
Spécialiste des interactions opérationnelles entre les entreprises et de la relation client-fournisseur, il s’intéresse en particulier aux flux de données  liés aux relations logistiques et financières. Il fonde en 2009 Qweeby, opérateur de facture électronique dont la mission est d’apporter aux émetteurs de factures une solution simple et unifiée pour dématérialiser facilement l’ensemble de leurs factures, quels que soient les clients destinataires et leurs attentes techniques.

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