Optimisation des processus
La recherche de nouveaux leviers d'optimisation des coûts passe par la réalisation préalable d'un audit, permettant de cerner clairement la situation actuelle de l’entreprise. Car chaque stratégie achats sera définie par type de dépense et par fournisseur. Parmi les facteurs à prendre en compte figurent l'importance de la dépense, le nombre de fournisseurs ou encore le pouvoir de l'acheteur face au fournisseur. « Le premier principe consiste à choisir ses fournisseurs en fonction de ses besoins spécifiques, car la productivité d'un fournisseur spécialisé ayant une expertise proche de vos attentes, apportera un gain de temps et d'argent plus conséquent qu'un fournisseur trop généraliste. Le deuxième principe consiste à choisir la méthode des flux tendus afin d'éviter les gaspillages. Il ne faut acheter que le nécessaire, même en cas de promotions, pour ne pas risquer de payer cher un manque momentané de tréso­rerie », fait valoir Olivier Audino.

Rationalisation des coûts
Se concentrer sur un nombre de fournisseurs restreint est une bonne solution. Pour les consommables informatiques ou fournitures de bureau, il est intéressant de rejoindre un groupement d'achats s'adressant à deux ou trois fournisseurs référencés par typologie de produits ou services. Une autre solution consiste à se rendre régulièrement sur des salons afin de connaître les fournisseurs compétitifs, cherchant à gagner des parts de marchés. Cela permet en outre de négocier ses prix en direct.
De la même manière, il peut être préférable d'acheter des produits fabriqués en France ou en Union Européenne, notamment dans le cas où l'on vend soi-même sur le marché européen. « Vous conservez ainsi une proximité qui vous permet une meilleure maîtrise de la relation en termes de qualité du produit, de dépendance et de risques d'approvisionnement. Contrairement à l'idée reçue, il est très possible que votre coût complet d'acquisition n'excède pas un coût complet impliquant des fournisseurs de pays éloignés », observe le directeur de Buy Made Easy Consulting.

Savoir négocier ou renégocier
C'est lorsque l'entreprise va bien qu'il faut négocier, et non en période de difficultés. En effet, les fournisseurs vérifient la santé financière de l'entreprise acheteuse et appliquent des prix plus élevés pour se couvrir en cas de risque.
Certains en profitent même pour imposer leurs tarifs et, dans le pire des cas, refusent de fournir la prestation.

L'autofinancement en question
Afin de préserver sa trésorerie, mieux vaut, pour les acquisitions d'équipements, profiter des taux de financement actuellement très bas.
Histoire de ne pas subir d'un seul coup le poids de l'investissement. Un exemple type est celui de la flotte automobile en LLD ou en crédit-bail. Il est par exemple possible de réduire de 60 % les frais financiers de ses clients, grâce à ses relations de confiance avec des partenaires financiers.

Et pourquoi ne pas déléguer ses achats ?
La solution consistant à faire appel à un conseil en stratégie achats vise, avant tout, la réduction des coûts directs ou indirects. Après un audit des dépenses, un cahier des charges est mis en place pour lancer un appel d'offres permettant d'obtenir le meilleur prix. Tout en intégrant la politique achats de l'entreprise et en assurant la performance fournisseurs. L'auditeur ne fait pas que conseiller mais va jusqu'au bout de la démarche en mettant en œuvre la stratégie qu'il a recommandée.
La notion de conseil est alors liée directement aux résultats obtenus, notamment par une rémunération aux économies générées.

Cibler la fonction et le coût complet
En outre, il existe aussi des possibilités afin d'orienter les entreprises vers des outils spécifiques, comme « Muti-devis.com, qui permet de faire bénéficier tous nos clients d'un outil e-achats et  apporte des avantages tarifaires et qualitatifs, puisque l'on passe en qualité de services de type grands comptes : qualité constante et réactivité plus importante, avec un numéro vert et une personne dédiée au compte. Grâce à un seul outil qui récupère toutes les commandes, la négociation auprès des fournisseurs est optimisée pour, au final, obtenir une remise bien plus importante », explique Olivier Audino.

La mutualisation des achats par cet outil auto­matise la négociation auprès des fournisseurs en ayant recours à un système d'enchères inversées, en coût complet. Son principe est le suivant : les fournisseurs, participant à l'appel d'offres en enchères inversées, enchérissent à la baisse les uns après les autres sur une période limitée. À noter que les indicateurs Qualité-Coût-Délais enrichissent les échanges, en étant propices à la montée en compétence des fournisseurs. Les avantages sont nombreux. La mise en place de formulaires de commandes personnalisés par familles d'achats permet notamment d'éliminer toute possibilité d'erreur, ou d'oubli, car tous les champs doivent être remplis avant de passer à l'étape suivante. Le gain en temps de facturation est également quantifiable.
Ainsi, un seul et unique portail Internet permet, en outre, de déléguer l'acte d'achat au salarié, ce qui n'empêche pas la mise en place d'un système de validation hiérarchique. Prenons l'exemple de la flotte automobile : le salarié pourra cocher telle et telle option ou modèle de véhicule inclus par l’entreprise dans sa politique achats, puis envoyer automatiquement la demande formalisée à sa Direction. Concentrer les commandes permet, d'autre part, d'obtenir des remises constructeurs très importantes.

Gérer le risque fournisseurs
Enfin, prévenir les risques fournisseurs est également un levier d'optimisation des achats. Pour suivre et alimenter les indicateurs liés à cette problématique, des solutions web existent. Celles-ci mesurent la performance et la santé financière de ses fournisseurs. Cet outil vérifiera en même temps le niveau de dépendance économique de tel ou tel fournisseur. Il est en effet également important pour l'entreprise de suivre son niveau de dépendance économique vis-à-vis de ses fournisseurs (loi NRE) : représenter une part trop importante de chiffre d'affaires peut obliger l'entreprise à attendre jusqu'à trois années avant de se désengager d'un four­nisseur. Opter pour une solution dynamique de prévention du risque fournisseur sociétal permet en outre d'aller plus loin que les obli­gations légales, comme la lutte contre le travail dissimulé.

GPO Magazine remercie Olivier Audino, fondateur et directeur de Buy Made Easy Consulting, pour l'expertise apportée dans le cadre de ce dossier consacré à la stratégie achats.

Par Nadine CHAMPENOIS