Une nouvelle commande, un nouveau contrat, un nouveau client ?

La satisfaction d’un travail bien accompli est présente : une bonne négociation commerciale,  une marge bien sauvegardée, un acompte pris, des délais de paiements finement négociés, une belle commande : le dossier idyllique.

Il ne reste plus que deux étapes pour honorer la commande :

- Enregistrer le nouveau client

- Livrer le client de son service (ou marchandise) commandé

Une fois ces étapes franchies, le service comptable facturera et encaissera dans les formes. Parfait, commercial, ADV et comptabilité sont satisfaits. Il y a des commandes et des affaires. Tout cela semble relever d’une routine bien établie.

Passons à la pratique

Le nouveau client et sa commande emportent l’enthousiasme.

Le client doit avant tout passer au crible de l’enquête de solvabilité, afin d’évaluer sa capacité à régler la commande passée et limiter les risques d’impayés.

Première étape non négligeable car le nouveau client se doit de répondre aux critères pré requis (en interne ou chez un tiers assureur) afin de pouvoir bénéficier d’un encours client personnalisé, et donc du sacrosaint  délai de règlement prévu au contrat.

En fonction de cela les conditions de paiement peuvent être négociées de nouveau, des garanties supplémentaires demandées au client…

Une procédure extrêmement nécessaire qui ne doit pas être négligée, la qualité de la gestion du risque client l’exige.

Etape passée, le client est validé par la direction financière après que cette dernière ait pris toutes les garanties possibles pour le cas échéant, sécuriser son règlement (renseignements financiers/comptables auprès du client ou auprès d’autres fournisseurs, une caution, un acompte plus important, des délais de règlement plus réduits, assurer la créance...)

Retard, avez-vous dit retard ?

La livraison effective, la commande (accompagnée de son bon de livraison) part en facturation pour être transmise au client avec le délai de paiement qui lui a été accordé.

Parfait, il n’y a  plus qu’à attendre son règlement. Aucune inquiétude à avoir, le client bénéficie de son délai de 30 jours pour régler. Le jour J arrive, le paiement est à échéance. Le règlement ne saurait tarder. Il faut juste attendre un peu, laisser passer la semaine. Toujours rien. Nous en sommes à une semaine de retard de paiement.

Un premier courrier non formel de rappel est envoyé au client (la moyenne constatée est de 10 jours pour la première relance courrier). Une semaine plus tard, toujours rien.

Une seconde relance intervient alors (20 jours constatés en moyenne après l’échéance), entrecoupée d’un ou plusieurs appels et/ou une promesse de règlement car le client rencontre des difficultés ou autres désaccords (litige sur la facture, la commande…)

Néanmoins, toujours aucun règlement.

La banalisation du retard de paiement

Cette situation n’est pas exceptionnelle. Elle est d’une banalité affligeante et toute entreprise se trouve plus ou moins régulièrement confrontée à cela.

Au final, le client règlera avec environ 15 jours de retard (14 jours de retard constatés en moyenne), cela évitera de passer la créance à l’assureur.

Lorsque les études montrent que 68 % des entreprises règlent leurs factures avec du retard et donc ne respectent pas les engagements liés au délai de paiement, quid de l’enquête de solvabilité réalisée en amont. Car il est impensable que 68 % de ces entreprises présentent des risques d’insolvabilité.

Et bien entendu, on ne peut pas se priver de ces 68 % de sociétés qui payent en retard et que nous avons certainement en partie dans notre portefeuille clients !

On conjugue avec ces retards faute de visibilité pour les anticiper.

Au mieux, la créance a été assurée, l’assureur la réglera en partie (60 ou 90 % du montant) avec un délai de carence variant de   1 à 6 mois (délai qui s’ajoute aux jours de retard et au délai de paiement accordé) après lui avoir cédé le dossier…

Quid de la marge…de la trésorerie…

Et le cas échéant, si l’assureur-crédit (et aussi le factor) a exclu le client de ses garanties, on transmet la créance à un cabinet de recouvrement. C’est dans les us et coutumes des bonnes pratiques, et le recouvrement amiable se solde toujours positivement.

Ce retard coûte tout de même à tous les niveaux : respect des délais contractuels non tenu, marge commerciale égratignée par le retard et le temps passé à recouvrir, mobilisation et coûts des interlocuteurs ou organismes pour relancer le client… Cela étant, le dossier est clos...

Une nouvelle commande du même client vient d’être transmise au service commercial.

Faut-il la refuser ? Non bien sûr…car il faut intégrer les enjeux commerciaux, enjeux capitaux pour permettre à nouveau : de négocier les délais de règlement, revendre, refacturer et ré-encaisser avec un risque de retard… ; enjeux capitaux pour assurer la pérennité.

Par Christian ZERVOS, Directeur des ventes - Qweeby