Le problème de la gestion des frais de déplacement et de voyage, c’est leur ventilation sur beaucoup de collaborateurs avec des délais de remboursement qui peuvent aller jusqu’à 3 mois. Cela rend le pilotage en temps réel difficile. Aujourd’hui, les entreprises ne veulent plus consacrer un jour par mois à cette tâche non-productive », affirme Emmanuel Vergé, direc­teur marketing de Concur France. Les voyages et les frais professionnels représentent le deuxième poste de dépenses pour les entreprises qui emploient beaucoup de commerciaux ou pour celles dont les cadres dirigeants voyagent à l’international. Le temps de traitement de 20 minutes d’une note de frais revient à 53 euros, incluant la réservation, le traitement des justificatifs, la validation, le paiement et l’archivage (étude de HRS et Fondation GBTA). Et encore, ce chiffre ne prend pas en compte la correction des erreurs qui affectent une note de frais sur cinq, selon cette étude. Côté salariés, outre la perte de temps due à la réser­vation et à la saisie manuelle des frais de déplacement, s’ajoute le décalage du remboursement de ces frais de un à deux mois. Aujourd’hui, il existe des outils spécialisés qui génèrent d’importantes économies s’ils sont correctement utilisés. « Avec notre solution Notilus, le coût de traitement d’une note de frais peut être abaissé à 15 euros par un traitement automatisé. Le retour sur investissement est de l’ordre de six mois », affirme Gilles Bobichon, directeur des activités de Dimo Software. Les notes de frais liées aux déplacements avion et train sont en diminution grâce aux outils SBT (Self Booking Tools), des plates-formes de réservation hébergées en interne et accessibles aux collaborateurs d’une entreprise. Elles permettent aux salariés de l'entreprise de gérer leurs déplacements en respectant sa politique de voyages et de suivre les dépenses engagées. Les GDS (Global Distribution System), tels qu'Amadeus en Europe, sont principalement utilisés par les agences de voyage. Ils affichent en temps réel les places disponibles et permettent de réserver un voyage. Les GDS sont également accessibles par des sites internet comme Orbitz, Expedia, etc. L’intro­duction des outils associés aux cartes de paiement corporate (carte d’entreprise), logées (carte virtuelle hébergée par une agence de voyage ou autre), a modifié sensiblement le secteur. « Les outils mobiles, smartphones, tablettes ou ordinateurs portables ont changé la donne et viennent bousculer les habitudes », indique Emmanuel Vergé, pointant ainsi une des causes du changement de paradigme dans le domaine de la gestion des frais professionnels. La réalité reste qu’en 2015, selon une enquête KDS, 41 % des voyageurs professionnels interrogés utilisaient encore un fichier Excel pour remplir leurs notes de frais, une cible visée par les grands éditeurs de solutions de paiement.

L’Open booking ou la réservation en libre-service
Les collaborateurs comparent les outils que leur propose leur entreprise avec leur usage privé via les smartphones, tablettes et ordinateurs portables. Ils réservent leur voyage assez souvent en dehors de la politique de voyage de leur société. Ainsi, 28 % des billets d’avion et jusqu’à 50 % des nuits d’hôtel seraient réservés hors des règles établies par les entreprises, d’après Concur et Global Business Travel Association. L’agence de voyage n’est plus le vecteur unique pour réserver un voyage et les salariés utilisent de plus en plus les outils mobiles. La numérisation des processus, depuis la réservation jusqu’au remboursement des frais aux collaborateurs, est incontournable pour gagner en efficacité. « Outre la simplification et le gain de temps, notre solution Notilus permet notamment de ne pas avancer d’argent. À partir de la plate-forme que nous hébergeons, nous récupérons les éléments concernés à partir des cartes de paiement pour les intégrer dans la solution. Le collaborateur peut ajouter ses justi­ficatifs, scannés au préalable, pour un rappro­chement avec les relevés bancaires », précise Gilles Bobichon. Concur est précurseur en proposant une connexion de sa plate-forme avec les taxis G7 et les nouveaux services collaboratifs, tels que Airbnb, Uber, etc. La génération de la note de frais se fait de manière automatique.
Un connecteur permet de récupérer les données sur tous les frais de voyage et de déplacement vers la plupart des ERP du marché. Les avantages d’une solution de gestion de frais de déplacement sont de trois ordres. D’une part, une économie réelle sur le coût de traitement d’une note de frais qui est divisé par trois, selon Concur. D’autre part, il y a moins d’entorses à la politique de voyage avec une conformité avec les règles établies de l’ordre de 60 à 90 %. À la clé, une économie de 20 % sur les dépenses de voyage et de dépla­cement. Enfin, une solution dématérialisée permet d’effectuer un reporting précis et fiable qui permet de négocier avec les fournisseurs. « Une entreprise peut engager avec ses four­nisseurs des discussions sur la base de chiffres incontestables, par exemple sur des tarifs de navettes Air France, des prix de locations de voitures ou encore des tarifs de nuitées d’hôtels », rappelle Emmanuel Vergé.

Les nouveaux moyens de paiement
Les cartes corporate, virtuelles, logées, Paypal ou autres cartes carburant, péages des tunnels et des ponts cohabitent avec les cartes bancaires classiques. Leur valeur d’usage effective dépend de la taille des réseaux de commerçants, de compagnies aériennes, ferroviaires, etc. qui les acceptent. C’est un des points à vérifier par une entreprise lorsqu’elle choisit les moyens de paiement de ses collaborateurs. « Notre carte logée s’intègre dans les back offices des agences de voyages et les outils de réservation (du type SBT ou HBT). Elle fonctionne sur le réseau d’acceptation UATP qui est spécifiquement dédié aux voyages », précise Lucie de Antoni, du département marketing et communication chez AirPlus International, acteur majeur de la carte logée. Le coût des solutions de gestion de frais de déplacement en SaaS varie de 3 à 10 euros par collaborateur et par mois, en fonction des niveaux de services choisis. L’aspect sécurité ne doit pas être négligé. « La solution Notilus est hébergée par nos soins et nous sommes les seuls à déployer la Norme ISO 27001 sur la sécurité de l’infor­mation sur l’ensemble de nos services », précise Gilles Bobichon. Pour bien démarrer, mieux vaut tester un petit périmètre pour le top management avec un pilote pour favoriser l’adoption et déployer ensuite le service au reste de l’orga­nisation. Il faut noter que l’intégration d’une solution de gestion de frais est structurante pour l’organisation d’une entreprise et peut nécessiter une action de conduite du changement. Il faut en particulier mesurer l’impact sur les tâches respectives des services comptables, ressources humaines et le système informatique dans la chaîne de traitement des frais profes­sionnels. C’est le cas de la plupart des fonctions métiers impactées par la transformation numérique de l’entreprise. Le paiement mobile est promis à un dévelop­pement important et reste encore très faible même s'il pourrait bien occuper le devant de la scène à court terme. Il ne représentait en 2015 que 5 % des paiements, selon l’étude ISACA, Payment Security Study, loin derrière les cartes bancaires, corporate et logées.

Glossaire des cartes de paiement

Carte corporate : Autrement nommée Carte Affaires ou Business, cette carte émise par les réseaux American Express, Visa ou MasterCard est proposée par l’entreprise à ses collaborateurs, surtout aux dirigeants et aux responsables. Les dépenses sont prélevées sur le compte de l’entreprise ou du salarié avec possibilité de suivi et de plafonnement.

Carte logée : C’est une carte virtuelle fonctionnant avec des codes d’identification et connectée à l’agence de voyage ou au SBT (Self Booking Tools) des grandes en­treprises pour le paiement des billets d’avion, de diverses compagnies de chemin de fer, de certaines agences de location de voitures, d'une sélection d'hôtels. Il existe pléthore de cartes pour chaque poste de dépenses : cartes carburant, péages pont et tunnel, cartes loueurs de voitures, etc. Bien lire le périmètre de ces cartes et les conditions tarifaires.

La législation sur les frais professionnels

Les frais professionnels sont exclus de la base de calcul des cotisations de Sécurité sociale. Ils sont aussi exclus de la base CRDS. L’employeur a le choix entre l’indemnisation des frais professionnels sous la forme de forfait, ou la déclaration sous la forme des frais réels. Dans les deux cas, il doit apporter la preuve que ces frais correspondent à une activité professionnelle.
Les contrôleurs de l’Urssaf sont autorisés, par exemple,  à rapprocher la liste des clients avec les notes de frais, les factures d'hôtels, les péages et le nombre de kilomètres parcourus et indemnisés. Attention par conséquent aux dépassements éventuels.

Voir le site de l’Urssaf sur ce thème : http://bit.ly/1U7K8Ex