Alors que le contexte économique national demeure fragile, de nombreuses entreprises continuent de chercher des relais de croissance à l’étranger. Une stratégie qui les incite à envoyer leurs collaborateurs en déplacement, les exposant parfois à des risques politiques, sanitaires ou environnementaux. « Néanmoins, depuis le Printemps arabe en 2011 et les différentes crises qui l’ont suivi, dont les récents évènements terroristes en Europe, les entreprises se sont rendu compte que des risques qu’elles jugeaient auparavant comme éloignés, voire improbables, sont aujourd’hui devenus crédibles », explique Xavier Carn, Directeur Sûreté Europe d’International SOS. Gage de cette prise de conscience collective, en 2016 la sécurité des voyageurs d’affaires est devenue la préoccupation majeure des entreprises. « Pour la première fois depuis 25 ans, la sécurité des voyageurs est, dans notre Baromètre Européen du Voyage d’Affaires, passée en tête des priorités des entreprises, relayant à la seconde place les problématiques de maîtrise des coûts, souligne Guillaume Col, PDG France, Benelux et Europe du Sud d’American Express GBT. Cette tendance devrait perdurer en 2017 ». Une préoccupation que les entreprises prennent d’autant plus au sérieux qu’elles ont une responsabilité légale en matière de santé et de sécurité au travail (article L. 4121-1 du Code du travail). Depuis les arrêtés Jolo (2000) et DCN (2002), l’employeur a également une responsabilité pénale en cas d’agression, d’enlèvement ou encore de contraintes physiques. Une responsabilité dont les conséquences, notamment financières, peuvent être lourdes. En effet, mieux vaut souvent investir dans la prévention aux risques liés à la sécurité des collaborateurs en déplacement que payer, a posteriori, des indemnités à ses collaborateurs ou une augmentation de ses primes d’assurance en cas d’incidents. À titre d’exemple, pour le chef de blessures involontaires ou de mise en danger d'autrui, les sanctions peuvent aller jusqu'à un an d'emprisonnement et/ou 15 000 euros d'amende. Par ailleurs, l’absence de politique sécuritaire peut également avoir des conséquences sur l’image et la réputation de l’entreprise.

Préparer le voyageur
La première disposition d’une entreprise vis-à-vis du voyageur d’affaires consiste à l’informer des risques liés à la destination. Statistiquement, il est en effet prouvé qu’informer sur la situation locale avant un déplacement permet de limiter les accidents découlant par exemple d’une faute de comportement. Cette démarche permet ainsi de réduire la sinistralité et par là même, le montant de la prime d’assurance pour l'entreprise. De nombreuses informations en la matière sont disponibles sur le site France Diplomatie (www.diplomatie.gouv.fr) ou auprès de sociétés d’assistance ou spécialisées dans l’évaluation et la prévention des risques. Ces dernières peuvent également adapter les conseils et les informations qu’elles délivrent suivant les profils des voyageurs et leur destination. C’est dans le cadre de cette démarche préventive que la société Doris Engineering a ainsi mis en place un système de travel check-list. Ce dernier a, entre autres, pour vocation d’informer le collaborateur sur les risques auxquels il peut être exposé en fonction des pays (risques de kidnapping, risques infectieux, vaccinations nécessaires), mais également de lui prodiguer des conseils en matière de comportement. Certaines entreprises, dont Doris Engineering, poussent leurs démarches préventives au-delà de l’information et proposent à leurs collaborateurs des formations sécurité. « Nous avons mis en place un e-learning sur les travels risks, témoigne ainsi Bruno Bonnemaire, responsable HSSE chez Doris Engineering. Même moi qui ai beaucoup voyagé, je me suis aperçu qu’il y avait un fort intérêt à suivre cette formation et toujours des choses à apprendre ». Une démarche à laquelle réfléchit actuellement le Groupe PCM, spécialisé dans la fabrication de pompes industrielles. « Nous travaillons actuellement à la mise en place de formations obligatoires avant tout départ en mission de nos collaborateurs », précise Guillaume Saintomer, DRH monde de PCM. Au-delà de leur coût généralement abordable même pour les PME, (par exemple l’abonnement à la formation de Crisotech commence à 75 € par an et par personne, prix dégressif selon le nombre d’abonnés), certaines de ces formations permettent par ailleurs l’obtention d’un certificat grâce auquel l’employeur peut prouver qu’il a rempli son devoir d’information auprès de ses collaborateurs.

Garder le contact
Une fois le voyageur parti, sa traçabilité en temps réel est également indispensable à sa sécurité, en particulier dans les pays les plus à risques. « Il est primordial de savoir à tout moment où se trouve le collaborateur pour être prêt à intervenir en cas de besoin, ajoute Guillaume Saintomer. Un contact quotidien doit d’ailleurs être établi avec le collaborateur s’il est dans un pays à risques ». La technologie joue alors un rôle précieux. Le suivi des voyageurs à partir du PNR (Passenger Name Record) permet déjà de savoir sur quel vol un collaborateur est enregistré. Ce système se limite néanmoins à la localisation d’un voyageur sur la base d’une réservation d’un billet ou d’un hôtel et n’assure pas à l’entreprise qu’il a bien embarqué sur le vol réservé. D’où l’intérêt des technologies GPS/GSM qui, à l’instar des applications mobiles proposées, International SOS (Application Mobile d’Assistance Vismo) ou encore American Express GBT (Expert Care), permettent de localiser un collaborateur où qu’il se trouve (dans la mesure où il donne son accord).

Rapatrier ses collaborateurs
« Le tracking n’a cependant un intérêt que s’il est relié à une solution d’assistance sur le terrain avec des spécialistes locaux capables d’apporter rapidement les bons soutiens et d’activer les bonnes ressources en fonction des problèmes rencontrés », précise Xavier Carn. Il convient également, dans le cadre de l’assistance aux collaborateurs, de veiller aux garanties proposées par les assurances. Une étude fine des prestations proposées par son ou ses assureurs, mais également son agence de voyage et son opérateur de cartes, est alors vivement conseillée autant pour éviter les doublons que les éventuels manques de garanties.

Une autre piste de gestion du risque

La sécurité des voyageurs est un sujet de plus en plus important. Toutefois, celle-ci peut être améliorée notamment en amont du déplacement. Ainsi, les solutions de paiement peuvent aussi être efficaces pour anticiper certains risques.

La centralisation des dépenses voyages offre une garantie en matière de sécurité et ce, à double titre. Les solutions de paiement centralisé ont un impact direct sur le pilotage et le respect de la politique voyages des entreprises. Grâce au relevé de facturation unique, transparent et détaillé qui y est associé tous les mois, le travel manager dispose d’une visibilité optimale sur les dépenses engagées par ses collaborateurs en déplacement. Il peut alors les analyser et contrôler le respect de la politique voyages. Grâce à ces indicateurs, il peut identifier les salariés qui pratiquent « l’open booking » (réservation hors des canaux imposés par l’entreprise), une démarche qui complexifie, en cas de besoin, leur traçabilité. D’autre part, une solution telle que la carte logée AirPlus assure les salariés et les collaborateurs (invités et/ou partenaires) pendant toute la durée de leur déplacement professionnel. La couverture de l’assurance voyages incluse est particulièrement large : indemnisation en cas de décès ou invalidité, garantie en cas d’actes terroristes (hors pays avec sanctions), rapatriement, organisation de l’assistance médicale mais aussi prise en charge des dépenses liées au retard des bagages ou de l’avion. Outre une optimisation de la gestion des déplacements professionnels, ces moyens de paiement centralisés contribuent donc aussi à la sécurité du voyageur d’affaires.