L'analyse globale révèle que les billets d'avion, type de dépense la plus élevée par transaction en 2023, représentent une augmentation de 10 % par rapport aux niveaux d'avant la pandémie. Le changement le plus notable concerne toutefois les prix du carburant qui augmentent de 37 % par transaction, par rapport à 2019.

L'inflation, les perturbations de la chaîne d'approvisionnement et les droits de douane sur certaines importations ont également entraîné une hausse des prix des repas, de 30 % en moyenne et, de leur côté, les dépenses d'hébergement ont bondi de 21 %. Il est intéressant de noter que les dépenses moyennes pour les voyages en train ont baissé de 5 %, au niveau mondial par rapport à 2019. Si l'on examine le volume des transactions : les repas, le transport terrestre et l'hébergement figurent parmi les catégories de dépenses les plus populaires.

Les catégories de dépenses “diverses” et “autres” sont respectivement les deuxième et troisième catégories les plus coûteuses, dans les dépenses moyennes des voyageurs d’affaires. Zones d'ombre, elles représentent les dépenses qui n'entrent pas dans les catégories existantes ou qui se réfèrent à des dépenses en dehors de la norme. Les entreprises ont notamment constaté une augmentation de ces catégories pendant la pandémie, lorsque les employés achetaient du matériel de bureau à domicile.

Implications pour les entreprises et leurs employés

L'analyse des notes de frais soumises via SAP Concur montre clairement, et presque sans exception, que tous les domaines de dépenses de voyage d'affaires sont affectés par des augmentations de coûts, dont la plupart sont significatives. Cette évolution affecte aussi bien les entreprises que les voyageurs et crée un besoin d'action :

1. Maintenir les normes de sécurité et le devoir de protection

Selon une étude EMEA sur la satisfaction des employés en période d'inflation, 37 % des décideurs RH et finances déclarent que les employés pourraient devenir plus insatisfaits, si les politiques de dépenses ne s'ajustent pas à l’inflation. Cependant, seuls 31 % des décideurs augmentent l'indemnité de repas en voyages d'affaires, tandis que 36 % la diminuent.

Si le fait de ne pas ajuster les budgets des voyages d'affaires pour compenser la hausse des prix est logique du point de vue du contrôle des coûts et des économies ; l'augmentation des coûts des voyages d'affaires peut devenir un risque pour la sécurité des voyageurs d'affaires, sans budget revu à la hausse. Par exemple, si les voyageurs d'affaires doivent planifier avec un budget 2019, ils peuvent se sentir obligés de réserver des hôtels ne correspondant pas à leurs critères de qualité ou de sécurité, de même pour les transports. D'éventuelles mesures d'économie peuvent également avoir des conséquences mentales et sanitaires si, par exemple, les hôtels sont réservés à une distance importante du bureau ou de l'événement.

2. Limiter les délais de remboursement

Comme le montre également la même étude, 70 % des personnes interrogées s'inquiètent de l'impact de l'augmentation du coût de la vie sur leurs finances personnelles. Avec l'augmentation des dépenses liées aux voyages d'affaires, il est d'autant plus important que les entreprises remboursent les dépenses soumises par les employés de manière fiable et aussi rapidement que possible afin de minimiser la pression sur les finances personnelles des employés. Bien entendu, cette pression financière est également réduite si les entreprises couvrent dès le départ les coûts des éléments onéreux tels que les vols.

3. Réviser les politiques en matière de voyages et de dépenses

Les entreprises doivent revoir les politiques existantes et demander l'avis des responsables financiers et des employés sur ce qui a été efficace, ce qui ne l'a pas été et ce qui doit être mis à jour. Après avoir recueilli ces informations, les politiques doivent être ajustées pour être équitables et raisonnables. Si une politique doit guider les comportements, elle doit aussi être suffisamment souple pour s'adapter aux exigences des voyages locaux et internationaux. Lorsqu'il s'agit de contrôler la catégorie des dépenses “diverses” et “autres”, les politiques doivent être explicites sur ce qui est ou n'est pas une dépense acceptable.

“Si l'inflation, les perturbations de la chaîne d'approvisionnement et les frais de douane sur certaines importations ont indubitablement fait grimper les prix, les entreprises peuvent limiter les conséquences négatives grâce à des solutions professionnelles de gestion des voyages et des dépenses”, explique Stephanie Zetlaoui, Senior Pre Sales Specialist Travel chez SAP Concur. “Nous avons pour mission de rendre la gestion des dépenses aussi simple, automatisée et précise que possible afin que les entreprises ne perdent pas un centime à cause de prévisions inexactes, de politiques inefficaces ou d'achats non conformes. Ces informations aideront les entreprises à améliorer leurs processus de gestion des dépenses tout en garantissant l'aspect important du maintien de la santé et de la sécurité des employés”.