GPO Magazine : Quels sont les enjeux actuels des entreprises liés aux coûts des déplacements professionnels ?

Damien Palausi : Si les entreprises ont toujours porté une attention particulière au pilotage des coûts, depuis la crise Covid et avec l’inflation, cette démarche est devenue une priorité. Ainsi dans le cadre de leur processus de réduction ou d’optimisation des coûts, elles ont notamment besoin de renforcer leur visibilité sur leurs dépenses. C’est en particulier le cas des dépenses discrétionnaires (dont font partis les déplacements professionnels) qui représentent parfois le deuxième ou le troisième centre de coût de l’entreprise, après les salaires. Or historiquement, les entreprises disposent de peu de visibilité sur ces dépenses, du moins en amont, ce qui rend leur pilotage plus compliqué. Pourtant, il existe des solutions pour améliorer cette visibilité a priori.

GPO Magazine : De quels types de solutions parlons-nous ?

Damien Palausi : Les solutions de gestion des ordres de mission permettent par exemple de réaliser une demande préalable de dépenses et de la valider (ou non) avant qu’elle soit réalisée. Ces solutions, qui embarquent désormais des technologies d’intelligence artificielle, apportent une visibilité encore plus fine des dépenses.

Parallèlement, l’entreprise peut mettre en place une solution de suivi budgétaire permettant notamment aux managers d’avoir une visibilité sur les dépenses voyages d’affaires réalisées par une équipe ou par un département, etc… Dès lors que la solution est connectée à l’outil de gestion des ordres de mission, les managers peuvent, en cas de dépassement du budget initialement alloué au voyage d’affaires, refuser ou reporter un déplacement.

Enfin, les outils de reporting permettent d’analyser les dépenses qui ont été faites ou qui vont l’être, mais également les encours (dépenses faites par les collaborateurs mais qui ne leur ont pas encore été remboursées). Avec ces solutions de reporting, les entreprises peuvent également réaliser des classements des postes de dépenses les plus importants. Ces analyses leur apportent une visibilité sur la typologie des dépenses voyages d’affaires réalisées, leur servent de moyens de négociation auprès des prestataires de voyages et leur permettent d’identifier les achats qui n’entrent pas dans la famille « notes de frais », et donc dans les processus de gestion des contrats qui y sont liés.

GPO Magazine : Comment ensuite les entreprises peuvent-elles optimiser ces coûts ?

Damien Palausi : Pour optimiser les coûts liés aux déplacements professionnels, il convient en premier lieu de travailler sur la politique de remboursement, la rendre claire, la mettre en évidence et la partager avec tous les collaborateurs.

Une bonne gestion de la politique de remboursement passe également par le respect de la réglementation fiscale pour éviter les redressements, mais également pour récupérer la TVA auprès de qui de droit quand cela est possible.

La politique de remboursement mise en place contribue aussi à limiter les risques d’erreurs ou de fraudes. En effet, d’après une étude menée par SAP Concur, les collaborateurs estiment qu’une fraude à hauteur de 125 euros est « acceptable ». Or, ramenée à l’échelle de tous les collaborateurs d’une entreprise, cela peut revenir très cher. Par exemple, un tiers des collaborateurs en entreprise arrondissent leurs frais kilométriques, ce qui représente un surcoût de 15 à 20 % pour l’entreprise, auquel il faut ajouter un risque de redressement Urssaf.

Pour éviter ces dérives, SAP Concur embarque des technologies d’intelligence artificielle dans ses solutions pour lire et de comprendre une note de frais. Ces avancées aident à identifier les erreurs et à détecter les fraudes, elles permettent de vérifier la conformité de la note de frais avec la politique voyage de l’entreprise, et de suivre l’historique du comportement du collaborateur en termes de dépenses.

SAP Concur a également intégré dans sa solution Concur Mobile un suivi GPS : à partir d’une simple activation du collaborateur, il détecte les adresses d’arrivée et de départ, et calcule automatiquement la distance parcourue entre les deux points.

Cette visibilité sur les kilomètres parcourus permettra par ailleurs aux entreprises de mieux mesurer leurs émissions de CO₂. Une démarche d’autant plus importante avec la réglementation Scope 3 qui, à compter de 2024, impose aux entreprises de faire figurer leur empreinte carbone dans leur bilan comptable. Or, pour la plupart des entreprises, les déplacements professionnels représentent plus de 75% des émissions du scope 3.

Les objectifs de réduction des coûts liés aux déplacements professionnels vont ainsi de paires avec le choix de voyages plus durables. Il est à ce titre important de mesurer l’emprunte carbone et communiquer sur le sujet et, d’autre part, de sensibiliser et inciter les collaborateurs à réaliser des déplacements professionnels plus vertueux.