En ces périodes de troubles économiques et financiers, la maîtrise des dépenses est revenue au cœur des préoccupations des entreprises. Elle contribue à renforcer la solidité financière de l’entreprise qui est alors mieux à même de s’adapter aux aléas du marché et de l’économie en général. Dès lors qu’elle dispose de réserve de trésorerie, elle peut également anticiper sur d’éventuelles difficultés à venir et faire face à un imprévu (comme par exemple un retard de paiement ou la défaillance d’un client).

D’autre part, pour faire face au contexte actuel, il est indispensable que les entreprises gardent le contrôle de leur rentabilité et réduisent leurs coûts ou suppriment les dépenses inutiles. Cette démarche peut leur permettre de se constituer une trésorerie de sécurité et réallouer leurs ressources (financières ou humaines) sur des fonctions, missions ou outils à plus forte valeur ajoutée.

La surveillance étroite des dépenses permet par ailleurs de détecter rapidement les erreurs comptables et d’éventuelles fraudes internes. En mettant en place des modalités de contrôle rigoureux, l’entreprise peut alors prévenir plus simplement les pertes financières.

La maîtrise des dépenses est également un gage de sérieux pour les partenaires banquiers ou investisseurs, en cas de demandes de fonds ou de crédits.

Enfin, une partie des dépenses de l’entreprise est réalisée par les collaborateurs. « Les frais discrétionnaires (dont font partis les déplacements professionnels) représentent parfois le deuxième ou le troisième centre de coût de l’entreprise, après les salaires, rappelle Damien Palausi, directeur Solution Consulting SAP Concur. Une meilleure gestion de ces dépenses permet de rembourser plus rapidement les collaborateurs mais également d’en optimiser le pilotage et l’adéquation avec la stratégie de l’entreprise concernant les centres de coûts concernés ».

Relever ces différents défis peut cependant s’avérer complexe, notamment en période de crise. Par exemple, pendant la pandémie, certaines entreprises ont, dans l’urgence et pour assurer leur survie, réduit leurs dépenses au point d’abandonner des éléments de base d’une saine gestion. Bien qu’elle puisse donner des résultats à court terme, une telle stratégie peut aussi fragiliser l’avenir d’une entreprise.

D’autre part, selon une étude de Gartner de mai 2022, seules 11 % des entreprises parviennent à maîtriser leur stratégie d’optimisation des coûts pendant trois années consécutives. Pour être efficace, une stratégie d’optimisation des coûts doit s’inscrire dans la durée. Lorsqu’elle est bien orchestrée, elle permet de préserver les opérations courantes tout en identifiant des pistes de rationalisation, et d’allouer les économies aux domaines de l’entreprise qui sont susceptibles de croître, d’investir ou d’innover.

« Des cycles répétitifs de réduction des coûts sont souvent liés à l’absence d’une réelle discipline d’optimisation des coûts et au fait que l’on ne parvient pas à démontrer clairement que cette optimisation est étroitement liée à la création de valeur, explique Robert Naegle, vice-président analyste chez Gartner. Une véritable optimisation stratégique des coûts passe en revue les dépenses dans le cadre d’un programme, optimise les ressources actuelles et transfère les économies au profit d’investissements qui apportent une plus-value à l’entreprise ».

Définir et poser le cadre de sa politique de pilotage des dépenses

Avant même de mettre en place un programme d’optimisation des coûts il est donc important que les entreprises réalisent un état des lieux de leurs dépenses fixes (salaires, loyers, abonnements, impôts, voitures de fonction…) et de leurs dépenses variables (rémunérations variables, achats liés à la demande client, frais de fonctionnement, notes de frais…). Cette démarche permet en premier lieu d’identifier les dépenses non essentielles et celles qui génèrent de la valeur sur la base desquelles l’entreprise pourra entamer un processus de réduction des coûts. C’est en effet à partir de ces éléments qu’elle pourra définir une politique des dépenses en allouant un budget et une limite pour chaque type de dépense, s’interroger sur la pertinence de réduire ou pas la surface de son parc immobilier ou de sa flotte de véhicules, ou encore repenser sa politique voyage d’affaire.

Pour être correctement implémentée au sein de la société, la politique de gestion des dépenses doit ensuite couvrir toutes les étapes du processus d'achat : autorisation et modalité pour engager des dépenses, processus de validation, de transmission et de gestion des factures, modalités de règlement et de remboursement. Cette politique de gestion des dépenses permet à la fois de fiabiliser les processus en termes de contrôle interne, de pilotage des coûts et donc, d’optimisation sa trésorerie.

Les outils de suivi des dépenses et de gestion de budget

Une fois définie la stratégie de réduction et de pilotage des coûts, il convient de les mettre en musique, en s’appuyer sur des solutions digitales adaptées aux besoins et à la taille de l’entreprise. Plusieurs outils sont alors à la disposition des entreprises :

• Les outils de gestion et d’analyse des flux de trésorerie permettent par exemple aux entreprises de suivre et de prévoir leur trésorerie. Ils offrent une visibilité en temps réel, plus globale que les logiciels de gestion des dépenses. Les entreprises pourront y connecter toutes leurs sources de données financières pour centraliser toutes les informations et ainsi surveiller leurs liquidités, encaissements et décaissements. Un tel outil permet de mieux planifier les dépenses, d’anticiper d’éventuels problèmes de trésorerie et de prendre des mesures pour les éviter.
  
  
• Les solutions de gestion des notes de frais permettent notamment aux collaborateurs de soumettre et de gérer leurs dépenses professionnelles de manière rapide. Elles automatisent par exemple la collecte des reçus ce qui simplifie le processus de remboursement des frais et offrent une visibilité en temps réel sur les dépenses engagées. Certaines solutions de gestion des déplacements professionnels permettent de gérer de bout en bout un voyage d’affaires, depuis l’ordre de mission jusqu’au remboursement des frais, en passant par les circuits de validation…
  
  
• Les applications de gestion des fournisseurs permettent d’automatiser les processus d’achat en les centralisant, mais aussi de suivre les dépenses par fournisseur. Il est ainsi plus facile de comparer les conditions et les prix.

Robots et intelligence artificielle font forces de soutien

Aujourd’hui, ces solutions embarquent de plus en plus de technologies innovantes d’automatisation, de robotisation, ou encore d’intelligence artificielle, poussant encore leurs potentiels de gestion et de maîtrise des dépenses. Par exemple, d’anticipation des dépenses et de prédiction. Avec des outils de prévision qui savent capter les changements de situation, qu’ils soient dus à des facteurs internes ou externe, les entreprises amélioreront leur agilité et leur stratégie d’optimisation des coûts.

« Bientôt, les collaborateurs des entreprises pourront aussi interroger des systèmes de « bot » (robots) pour se renseigner par exemple sur les plafonds à ne pas dépasser pour une nuitée ou un repas, trouver un voyage plus éco-responsable, etc., conclut Damien Palausi. Bien qu’elle n’en soit qu’à ses débuts, l’Intelligence Artificielle Générative laisse également présager de nombreuses opportunités en termes de pilotage des dépenses en entreprise ».