BancPay offre une nouvelle approche de facturation électronique en réseau et de gestion comptable, qui simplifie le traitement de la facturation, sa validation et le suivi des paiements. BancPay est un système de facturation en ligne intelligent qui réduit le temps et le coût nécessaire au traitement des factures en les gérant électroniquement, et en permettant à l’entreprise de collaborer plus facilement avec ses partenaires commerciaux. BancPay gère aussi bien les factures papier, les PDF, les images numérisées, les formulaires web que les factures électroniques en mode cloud et assure la traçabilité de tous les processus de gestion exécutés sur ses plateformes.
 
Nouvelles fonctions disponibles
 
·      Intégration ERP et environnement international :
La plateforme BancPay de génération de facture électronique depuis l’ERP supporte aujourd’hui la plupart des formats européens dont le format légal de facture à la française. L’environnement de création permet une grande souplesse de présentation multi-pages, des champs libres personnalisables, un calcul de TVA  multiple élaboré et des modèles types de  génération de facture en format PDF. Par ailleurs, l’intégration ERP permet une allocation dynamique du code fournisseur lors des connexions et du téléchargement des factures dans le système comptable. Des champs spécifiques peuvent être alimentés afin de rattacher les bons de commande et contrats aux factures générées dans BancPay.
 
·      Outils collaboratifs et traçabilité :
Bancpay permet la génération d’emails d’alerte lorsqu’un évènement de type facture reçue ou à traiter est à communiquer à l’utilisateur. Elle s’enrichie de fonctions:
-       d’envoi d’emails d’information sur les transactions en cours pour prévenir un utilisateur non connecté à la plateforme afin qu’il reste « connecté » au processus.
-        de déclenchement d’alertes lorsque des commentaires sont faits sur les factures, pour faciliter le travail collaboratif entre client et fournisseur et faciliter la résolution de litiges tout en assurant une traçabilité des échanges.
Ces fonctions collaboratives viennent compléter d’autres modules existants du système BancPay comme la proposition d’escompte dynamique entre client et fournisseur.
 
·      Organisations complexes, filiales et centres de profit :
 
La nouvelle version de BancPay introduit le concept « d’organisation active» pour les grandes entreprises à l’organisation complexe et les centres de service partagés  ce qui permet la gestion de plusieurs sociétés par un même utilisateur.  Les APIs disponibles sur BancPay participent à une meilleure gestion de ce travail collaboratif et au dynamisme de l’éco-système en facilitant l’adhésion au système par les partenaires de l’entreprise et la gestion des contacts fournisseurs.
 
« L'adhésion des partenaires commerciaux à la facturation électronique est indéniablement l'un des points clés pour généraliser les pratiques au sein des entreprises et optimiser les gains, tant côté donneurs d'ordre que fournisseurs. Or les réticences de l'une et l'autre des parties sont perçues comme un frein majeur : elles sont identifiées comme tel par 34% des décideurs interrogés par MARKESS dans sa nouvelle étude*, derrière la culture papier (encore trop présente) et les impacts organisationnels en interne. Il est donc primordial de faciliter cette adhésion, notamment au travers d'outils innovants, s'inspirant des usages du numérique dans la sphère privée et offrant de réels services à valeur ajoutée. » Hélène Mouiche, Analyste Senior, MARKESS.
 
« BancPay prend en compte cette dimension à travers un outil puissant, ouvert et collaboratif qui peut s’intégrer dans la chaine « Purchase to Pay » des grands donneurs d’ordre « clients »  et de leurs fournisseurs de toute taille. Parmi les objectifs visés par ces nouvelles fonctionnalités BancPay en terme d’efficacité opérationnelle, notons celui de recentrage des activités achats sur le cœur de métier, la diminution des actes administratifs comptables et le renforcement de la relation fournisseur,. » Murielle Leisner, Directeur Commercial, BancTec.