L’absentéisme au travail reviendra-t-il un jour à son niveau d’avant-Covid ? Pas cette année, en tout cas : il se maintient à un taux élevé (6,1%), soit 22,3 jours d'absence par salarié et par an¹. Surtout, cette année, l’absentéisme de longue durée² explose : +30% depuis 2019, et +26% en un an chez les jeunes salariés !

Un coût pour l’entreprise de 800 euros par an et par salarié

En théorie, l’employeur ne supporte pas la charge financière liée à ces absences : la rémunération du salarié absent doit être compensée par les Indemnités Journalières de la Sécurité Sociale (IJSS). Mais dans les faits, ces IJSS sont versées de plus en plus tardivement… et, dans 30% des cas, l’entreprise ne les récupère jamais. Bilan : l’absentéisme lui coûte en moyenne 4,4% de sa masse salariale, soit 800 € par an et par salarié.

Alors, comment l’entreprise peut-elle limiter le coût de l’absentéisme ?

Communiquer fréquemment sur les bonnes pratiques avec les salariés

Dans plus d’un tiers des cas, si la Sécurité Sociale ne prend pas en charge un arrêt maladie, c’est… parce qu’elle ne l’a pas reçu. Parce que le salarié, qui dispose de 48H pour envoyer ce document à son employeur et à la CPAM, n’a pas respecté ce délai, ou n’a pas fourni tous les documents, ou a omis de signaler la prolongation de son arrêt de travail… les possibilités d’erreur ou d’oubli s’avèrent multiples.

« Pour les limiter, nous conseillons aux employeurs de régulièrement sensibiliser leurs salariés sur leurs droits et devoirs en cas d’arrêt de travail, par le biais d’affichage dans les locaux de l’entreprise et de réunions explicatives avec les représentants du personnel, explique Angélique Acosta, directrice exécutive de Spartes, cabinet spécialisé dans l’optimisation des charges sociales. Cela permet de rappeler aux salariés l’avantage social que leur apporte la subrogation au sein de l’entreprise, mais également de leur communiquer les évolutions de leurs droits : par exemple, depuis janvier 2024, un arrêt maladie prescrit en téléconsultation ne peut pas excéder trois jours, faute de quoi il n’est pas indemnisé ».

Suivre minutieusement, en temps réel, l’état des versements de la CPAM

Pour augmenter son taux de recouvrement des IJSS, l’entreprise doit connaître exactement les montants dus, et s’assurer qu’ils lui sont effectivement versés. Une seule solution pour cela : comparer régulièrement les montants versés aux salariés absents avec ceux remboursés par la CPAM, et ne laisser aucun écart se creuser sans réagir… tout en tenant compte des délais à rallonge de la Sécurité Sociale : malgré l’automatisation du traitement des dossiers, le temps de traitement des demandes de remboursement a augmenté de 25% depuis 2019. Résultat : le délai de versement des IJSS atteint aujourd’hui 33,5 jours.

Agir rapidement en cas de blocage, et ouvrir les bons canaux de communication

Lorsque le traitement d’un dossier prend du retard, à l’employeur d’agir rapidement, et de manière proactive : auprès du salarié, en lui réclamant sans attendre les pièces manquantes, ou auprès de la CPAM, afin d’identifier avec elle les causes du blocage et les actions à mener. Dans les deux cas, la communication doit rester fluide et facile : à l’entreprise de désigner un interlocuteur dédié, qui continue à suivre le dossier jusqu’à la résolution du problème.

« Cette gestion rapide des blocages, non seulement permet d’augmenter le taux de recouvrement des IJSS, mais aussi d’améliorer les relations entre employeur et salarié, souligne Angélique Acosta. Traiter efficacement les arrêts de travail fait partie des éléments qui définissent une marque employeur, et facilite le travail au quotidien ».

Tenir compte du délai de prescription

Passé un délai de deux ans suivant l'absence du salarié, la récupération des sommes dues par la CPAM devient impossible pour l’entreprise. D’où la nécessité, pour elle, de suivre régulièrement l’état d’avancement des dossiers, et de mettre en place des procédures permettant d'agir dans les délais légaux, afin de maximiser les chances de recouvrement. Outre le délai de prescription, il est indispensable pour la crédibilité du service RH de savoir être réactif dans le traitement des dossiers.

Développer une politique de prévention de l’absentéisme

S’agit-il d’un phénomène de société, d’un effet de génération, d’un effet retard du télétravail ? En tout cas, l’absentéisme semble parti pour se maintenir à un niveau élevé dans les entreprises. Pour ne pas le subir, les employeurs ne pourront pas se contenter d’une gestion uniquement financière et administrative du phénomène : ils doivent définir un plan d’action de fond permettant de le limiter. Meilleure organisation du travail, aménagements horaires, formations à la prévention du stress, implication des managers…

« Aucune recette magique n’existe, mais chaque entreprise doit, au cas par cas, identifier les causes profondes de l’absentéisme de ses salariés, et déterminer une série d’actions adaptées », affirme Angélique Acosta. S’abstenir de cette réflexion ne pourra qu’aggraver le problème… d’autant que les troubles psychologiques restent aujourd’hui la principale cause des arrêts maladie de longue durée.

¹ 16ème baromètre de l’absentéisme Ayming - AG2R La Mondiale
² L’absentéisme de longue durée correspond à un arrêt de plus de trois mois consécutifs