1. Un agenda : pour planifier ses actions

Le traditionnel agenda de l’élève qui lui permet de planifier ses différentes tâches s’avère être pour les acheteurs le « Procurement Planning ». C’est l’outil privilégié de toute Direction Achats pour anticiper au maximum son activité. Il permet de prévoir pour l’année en cours et les suivantes vos stratégies achats, en conformité avec le cap fixé par votre direction. Vous pouvez ainsi définir à l’avance vos tâches, initiatives et plans d’action, suivre vos objectifs de dépenses par entité et par famille achat, ou les économies visées.

En procédant ainsi, vous ne travaillez pas dans l’urgence, vous pouvez par exemple intégrer des tâches de dernière minute, tout en disposant d’un suivi d’atteinte de vos objectifs en temps réel. Même le rush des reportings est évité. Dans toute Direction Achat, prévoir, c’est viser directement la « mention très bien » en fin d’année !

2. Un bon élève a toujours les bons outils : une trousse bien garnie

Dans la trousse de chaque élève il y a un outil différent pour chaque tâche qu’on lui demandera dans l’année : par exemple un compas pour les maths, une gomme pour le dessin, un stylo à plume pour l’orthographe… De même pour les acheteurs, il faut également pouvoir s’appuyer sur de bons outils au quotidien pour gérer ses différentes actions, suivre sa performance et partager avec d’autres collaborateurs ou directions si l’activité le demande.

Les plates-formes de « Digital Procurement » concentrent de nombreuses applications, conçues comme des outils de productivité pour que les acheteurs gagnent du temps à toutes les étapes du processus achats. Ces outils leur permettent de se concentrer sur tout ce qui fait leur valeur ajoutée métier, sans s’embarrasser de tâches chronophages et sans déperdition d’information. Avec ces plates-formes, la flexibilité est à l’honneur : chaque Direction Achat peut puiser dans les applications de quoi créer son propre système de « Digital Procurement », selon ses besoins et les spécificités de son activité.

3. Construire sa « bibliothèque des savoirs »

L’élève a sa trousse bien garnie mais il lui manque encore la source de connaissance, des livres dans lesquels apprendre et trouver de l’information. De même, vous avez la stratégie, les outils et votre système personnalisé, mais vous devez trouver les bonnes informations pour rester les « premiers de la classe ». Disposer de la meilleure information possible est devenu un enjeu clé pour que les entreprises maintiennent innovation et performance à leur meilleur niveau. Il faut pour cela pouvoir s’appuyer sur des sources fiables et facilement accessibles, des partenaires en intelligence économique reconnus qui vous permettront d’enrichir votre connaissance vis-à-vis de votre portefeuille fournisseur. Notre solution intègre les données issues de figures reconnues de l’analyse et de la surveillance d’entreprises. C’est votre bibliothèque des savoirs.

Bureau Van DIjk ou Dun & Bradstreet par exemple vous offrent la possibilité d’enrichir votre base de données fournisseurs et délivrent des informations capitales quant à la situation financière de vos partenaires commerciaux. D’autres, comme EcoVadis, vous aident à évaluer la conformité de votre panel fournisseurs vis-à-vis de votre démarche RSE. Leurs bases de données connectées à votre solution de Digital Procurement permettent une analyse aussi fine que fiable, vous apportent toujours plus de sécurité face au risque fournisseur et la capacité d’être toujours dans le respect des contraintes légales (lutte contre la corruption, loi Sapin II, taux de dépendance fournisseur ou délai de règlement).

4. La règle, l’outil de mesure indispensable

La règle est l’outil indispensable des écoliers : elle permet de mesurer et de tirer des traits droits. Vous devez de même pour doter d’un tel outil capable de mesurer les résultats de tout votre travail et évaluer son impact en termes de performance globale sur la Direction Achat ou l’ensemble de l’entreprise, vous pouvez vous appuyer sur des outils de reporting décisionnel qui collectent et traitent les données disponibles, même si leur volume est toujours plus important. Que cette data provienne de l’interne, de votre SI ou de bases de données partenaires, un bon outil de « Purchasing Intelligence » doit permettre à la Direction Achat d’obtenir une mesure multicritères précise afin de pouvoir prendre les bonnes décisions. Le périmètre d’analyse de ce type de solution est très large et permet de couvrir des postes tels que :

- les dépenses (Spend Analysis) ;
- la performance achats (Suivi des économies) ;
- la performance fournisseurs ;
- le risque fournisseurs.

En bref, cet outil décisionnel sera votre règle d’écolier qui vous permettra de rééquilibrer votre stratégie, ou de la conforter selon la réalité de la Direction Achat. Cet outil permet aussi de décider la mise en place de nouveaux plans d’action, implémentés dans… le « Procurement Planning » ! La boucle est bouclée.

5. En bonus : se faire de bons copains sur lesquels on peut compter...

Un élève, même excellent ne peut pas réussir sans s’appuyer sur ses camarades de classe. Que ce soit pour s’entraider, travailler ensemble sur un exposé ou demander des informations, il doit savoir échanger avec ses camarades et ne pas rester isolé : de même, la Direction Achat ne peut pas réussir seule.

Nous ne cessons d’attirer l’attention sur la dimension collaborative de la réussite de toute stratégie achat. Grâce à l’outil de Digital Procurement, la Direction Achat peut contribuer à la performance globale et interagir avec les autres directions. Elle peut aussi impliquer les prescripteurs internes de l’entreprise, comme les Directions administrative et financière, juridique, la production, pour créer les conditions de processus généraux gagnants. La communication est facilitée et l’impact des actions de la Direction Achat peut aisément être identifié sur d’autres services ou activités de l’entreprise.

À l’externe, le fournisseur devient un partenaire. La relation se personnalise, les échanges se précisent pour trouver les conditions d’une véritable coopération. Avec Internet et des interfaces simples, accessibles pour tout utilisateur, le gain de productivité est là, sans sacrifier la dimension humaine, mais au contraire en lui donnant toute sa place, en capitalisant sur sa valeur.

Avec ces 5 outils incontournables, vous pouvez envisager, comme les écoliers, une rentrée à la fois sereine et productive, et engager, si cela n’est pas déjà fait, une façon plus transversale et collaborative de travailler, tout en entraînant vos partenaires internes et externes, dans la digitalisation globale de votre entreprise.

Par Sébastien Dumas, VP Marketing & Business Development de SynerTrade