Si améliorer la communication est un moyen de rétablir le contact avec l’ensemble des salariés, encore faut-il mettre en œuvre une stratégie globale régie par des actions organisées et cohérentes avec l’environnement de travail.

Est-ce si important  ?

Comme son nom l’indique, le service paie est en charge de la gestion de la rémunération de l’ensemble des salariés, certes, mais ses responsabilités ne se limitent pas seulement à établir les bulletins de salaire. Ces professionnels doivent également faire le lien avec la gestion des congés, des absences, des embauches ou encore des ruptures de contrat, afin d’assurer le meilleur suivi financier possible tout en respectant les dispositions règlementaires et légales.

Communément, dans les plus petites structures, le service RH, les comptables et/ou les dirigeants assurent cette mission. Face à l’ensemble de ces missions et responsabilités, ce service occupe une place importante puisqu’il gère des données sensibles et s’assure que l’entreprise soit en conformité avec la législation en vigueur.

Ainsi, la mise en place d’une bonne communication entre le service dédié à la paie et les salariés est plus que primordiale ; il s’agit d’un véritable moteur de productivité. En effet, une communication transparente, pertinente et interservice participe au renforcement de la culture d’entreprise et fédère les salariés qui disposent alors des mêmes informations – évitant ainsi d’éventuelles tensions et incompréhensions qui impacteraient le bien-être et la productivité des salariés.

Pour parvenir à transmettre une information rapidement et efficacement, il est nécessaire que les professionnels de la paie et des RH s’organisent et se coordonnent, et il existe de nombreux leviers à activer pour atteindre ces objectifs.

Comment mieux communiquer  ?

Avant tout de chose, ce qui est évident pour certains professionnels dans un secteur spécifique, ne l’est pas forcément pour tous les autres salariés. Par conséquent, le fait de favoriser la communication entre les différents services est déjà une première étape qui vient structurer cette démarche d’amélioration des processus.

Dans certaines entreprises, les services évoluent en silo et le cloisonnement est si imperméable qu’il n’est pas toujours évident de le faire tomber, surtout pour déployer un simple processus de communication. C’est généralement le cas dans les grandes entreprises, où chaque équipe est quasiment une entité à part entière – raison de plus pour développer la communication entre les services.

Par ailleurs, si un travail doit être mené en faveur de la transmission des messages, la communication en elle-même doit être précise. En effet, pour qu’un message soit compris, il doit être clair et intelligible, surtout lorsqu’il s’agit des sujets liés à la paie. Si l’objectif est d’éviter les quiproquos et de jouer la carte de la transparence, cela est d’autant plus important lorsqu’on parle d’informations à caractère juridique ou financier. De plus, l’essence des ressources humaines – surtout dans la nouvelle ère des RH 5.0 – demeure la relation humaine.

De ce fait, pour favoriser les échanges, le service paie doit être à l’écoute des autres salariés et prêt à répondre à leurs questions. Au-delà d’apporter des réponses, cette approche renforce le lien entre les salariés. De plus, grâce à des échanges réguliers entre les collaborateurs (réunions d’équipes, individuels et/ou simples points de rappel des processus), la communication sera plus fluide et plus horizontale. Ils favoriseront également la « culture du feedback », car les remarques des uns et des autres participent au développement interne de l’entreprise et de son organisation.

Toutefois, le traitement de l’information est un art. Bien que la communication doit être transparente, il est crucial de savoir hiérarchiser les informations. Ainsi, plusieurs critères sont à prendre en compte : il faut déterminer si elle est importante, établir son degré d’urgence, ses effets potentiels sur les collaborateurs, ou encore plus basiquement à qui elle s’adresse.

Pour éviter les incompréhensions, la sur-communication et autres effets négatifs liés à la précipitation ou au manque d’organisation, les professionnels du service paie doivent sélectionner les informations avec minutie et les transmettre correctement. De plus, selon la taille, le secteur, le statut et la culture de l’entreprise, on ne communique pas de la même manière. Ces particularités doivent être prises en compte pour construire une stratégie de communication interne, et capter l’attention des salariés.

Enfin, les professionnels de la paie peuvent utiliser différents outils pour favoriser l’échange et les interactions au sein des équipes et ce, quelle que soit la taille de l’entreprise ou la localisation des différents salariés. Il existe à ce jour de nombreux outils collaboratifs professionnels – telles que les messageries instantanées, les visioconférences, les emailings, le partage de documents ou les solutions SIRH regroupant différentes fonctionnalités – qui représentent une assistance non-négligeable.

En effet, pour communiquer de façon efficace, et surtout en temps réel, ces technologies s’avèrent bien utiles pour automatiser certains processus et libérer du temps aux professionnels qui peuvent ainsi se concentrer sur des missions à plus forte valeur-ajoutée.

Dans un contexte où la paie reste un sujet complexe pour beaucoup de salariés, les entreprises via leurs professionnels de la paie doivent favoriser les échanges. En décloisonnant la communication, le partage des informations sera plus fluide et permettra d’instaurer un climat de confiance. Quelles que soient les méthodes utilisées, encourager le dialogue vient s’inscrire dans une stratégie RH plus globale favorisant le partage et la participation de chacun au bon fonctionnement de l’entreprise.

Par Marian Pumir de Louvigny, Product Success Manager, Factorial France