En effet, les documents électroniques ont une durée de vie limitée ce qui peut entraîner des pertes irrémédiables de données lourdes de conséquences pour l’entreprise. Comment peut-on se prémunir contre un tel risque ?

La pérennité du papier VS la volatilité des données numériques

Un document papier est par nature pérenne. En effet, un support papier conservé dans de bonnes conditions peut durer des siècles. Son contenu restera intelligible même après ce laps de temps et, même s'il subit une dégradation, la majeure partie des informations pourront être sauvées.

A contrario, un fichier électronique est bien plus volatile. Pour causes :

1. Son format :

§ L’accès aux données d’un fichier peut s’avérer impossible si son format n'est pas adapté au logiciel, au système d'exploitation et à l'ordinateur,
§ L’absence de normalisation des formats de fichiers (excepté le PDF et le XML)
§ La lisibilité d'un fichier dépend donc du bon vouloir de l'éditeur du logiciel qui peut faire défaut (faillite de l'entreprise, arrêt d'un logiciel) ou imposer des sauts technologiques (obligation d'acheter la nouvelle version du logiciel)
§ Un fichier corrompu devient le plus souvent illisible et la reconstitution des données perdues s'avère coûteuse voire impossible

2. Son support : les CD ROM, disques durs et serveurs informatiques ont une faible durée de vie due à leur fragilité.

Les engagements du tiers archiveur au service de la pérennité numérique

- La pérennité des formats et des supports : une logique à court terme

Un fichier au format .doc ou .xls a une durée de vie moyenne de 5 ans. Au-delà, le format devra être converti afin de garantir la lisibilité des données. Ces délais peuvent être encore plus courts : les logiciels de modélisation 3D utilisés par les cabinets d'architecte font l'objet d'évolutions majeures en moyenne tous les 2 ans...

Or la brièveté du cycle de vie des supports et formats électroniques ne coïncide pas avec les durées légales d'archivage des documents.

- Les délais légaux de conservation des documents : une logique à long terme

Exemples de durées légales d'archivage :
a. Une facture : 10 ans
b. Un contrat commercial : 10 ans après l'extinction des effets du contrat
c. Un contrat de travail : 30 ans
d. Un dossier médical : durant toute la vie du patient
e. L’autorisation de mise sur le marché d'un médicament : 50 ans après la fin de la commercialisation

L'entreprise qui souhaite conserver les données contenues dans un document devra donc le convertir au moins une fois - et sans doute beaucoup plus - dans un autre format et faire migrer son hébergement sur un autre support de stockage.

La pérennité des documents numériques : un enjeu capital pour les entreprises

Il est vital pour une entreprise de pouvoir continuer à disposer des informations nécessaires à la bonne conduite de son activité, pour faire valoir ses droits en cas de contentieux et pour répondre aux obligations légales de conservation de ses archives.

Depuis 2010, les cas d'entreprises n'ayant pas anticipé les enjeux de la pérennité de leurs archives électroniques et restées prisonnières d'un format de fichier propriétaire se sont multipliés. Dans certains cas, l'entreprise a été obligée de conserver des ordinateurs antédiluviens, équipés d'anciennes versions du logiciel et du système d'exploitation afin d'accéder aux données de ses fichiers. Dans les pires scénarii, l'entreprise a perdu la majeure partie de ses données après avoir omis de procéder à des mises à jour régulières de son logiciel.

5 conseils pour ne pas en arriver là et accroître la pérennité de vos archives électroniques

· Enregistrer les documents dans un format de fichier durable et normalisé (le PDF par exemple)
· Convertir régulièrement les fichiers dans un format plus récent afin de prolonger leur lisibilité
· A chaque conversion de fichier, vérifier un à un que les nouveaux fichiers créés sont conformes aux originaux afin de garantir leur intégrité et recalculer leur empreinte pour enregistrer l'opération de conversion effectuée
· Disposer de serveurs redondés afin d'éviter la perte des données et documents en cas de panne du matériel
· Migrer régulièrement les données et documents sur un nouveau serveur

Pour être menées à bien, ces opérations de conversion et de migration nécessitent de mobiliser des moyens importants tant sur le plan matériel qu'humain.
Leurs coûts, qui vont croissants avec le nombre de documents à pérenniser et la durée de conservation, peuvent donc rapidement s'avérer élevés pour l'entreprise, d’où l'intérêt de les mutualiser avec d'autres entreprises en recourant aux services d'un tiers archiveur, dans le cadre d'un Système d'Archivage Electronique à vocation probatoire.

Les engagements du tiers archiveur au service de la pérennité numérique

- Obligation contractuelle de garantir la pérennité des supports de conservation

Le tiers archiveur doit disposer des expertises et des moyens technologiques pour éliminer le risque d'une perte ou d'une corruption de données. Cela implique de disposer d'une batterie de baies de stockage et du savoir-faire pour procéder à des migrations massives.

- Engagement à permettre la réversibilité du Système d'Archivage Electronique

L'objectif est de migrer les archives d'un système d'archivage à un autre, sans perte de documents et en conservant toute la traçabilité des transactions réalisées. Toutes les opérations de conversion (dans un autre format) et de migration (vers un autre serveur) doivent être notifiées dans les journaux, afin de garantir l'intégrité des archives.

- Devoir de conseil sur les formats

En se basant sur une analyse coût / risque, le tiers archiveur doit déclencher des alertes sur les formats générateurs de risques et identifier les solutions les plus pertinentes au regard des archives à préserver.
En cas de conservation à très long terme de documents textuels, il peut par exemple préconiser une rematérialisation des archives électroniques. Celles-ci seront imprimées sur papier ou gravées sur microfilms. S'il s'agit de conserver ces documents pendant 80 ans, le choix de cette solution permet de diviser le coût d'archivage par 100.

Les options disponibles pour garantir la pérennité de vos documents électroniques

L'entreprise doit rester consciente des risques induits par l'électronique et donc se donner les moyens de garantir la pérennité et l'intégrité de ses archives numériques. Ces deux notions sont étroitement liées : quel intérêt y aurait-il à conserver un document dont on ne pourrait garantir l'authenticité ?

Le Système d'Archivage Electronique à vocation probatoire apparaît comme la solution la plus sûre pour répondre à cette double exigence. Dans certains cas bien circonscrits, l'option de rematérialisation peut être financièrement intéressante.

Par Séverine Denys, Responsable Activité Archivage Electronique chez LOCARCHIVES