Les coûts d'impression peuvent représenter 3 % du chiffre d'affaires d'une entreprise. Un budget qu'il est possible de réduire d’un tiers, en rationalisant le parc d'imprimantes, en gérant mieux les travaux d'impression et l’achat des consommables. Le choix du système d’impression et du logiciel gestionnaire les mieux adaptés demeure primordial. Sans omettre le choix de prestataires éco-responsables qui prouvent que stratégie environnementale peut rimer avec optimisation des coûts.

Le faible prix d'achat des imprimantes d'entrée de gamme favorise la multiplication de ces dernières, au moment où les photocopieurs d'antan sont devenus des multifonctions reliés au réseau, alors que certaines imprimantes laser, associées à un scanner, se sont transformées en tout-en-un. En fait, la frontière entre imprimantes et copieurs n'existe plus. Les enquêtes montrent qu'il s'imprime de plus en plus de pages et que le nombre de copies diminue. Alors que le coût d'utilisation d'un copieur est inférieur à celui d'une imprimante bureautique. Les deux mondes sont aujourd'hui réunis, même s’il subsiste des différences dans les modes de facturation. Les principaux acteurs proposent souvent de réaliser une expertise qui débouche sur des conseils d'organisation et de rationalisation du parc. Avec à la clé, dans la plupart des cas, une diminution du nombre d'imprimantes.

> Spigraph Pix2Pdf, le logiciel de compression de documents numérisés de Spigraph > Business document Plus d'interactivité sur le poste de travail > Docubase Systems La GED complète à coûts maîtrisés

Traçabilité des envois, réduction des coûts, amélioration des relations clients... sont autant d'éléments majeurs qui incitent les organisations à dématérialiser leurs documents sortants qu’ils soient adressés à leurs clients, fournisseurs ou salariés. De plus en plus d’entreprises et d’organisations publiques choisissent de traiter de façon automatique les données issues de leur système d'information gagnant ainsi en temps et en qualité de travail.

En 2008, 75 % des 150 organisations interrogées par Markess International indiquent d’ores et déjà adresser au format numérique des documents à leurs clients, fournisseurs, collaborateurs ou tout autre partenaire. D’ici 2010, plus de 80 % de ces organisations devraient avoir délaissé le format papier pour se tourner vers le tout numérique, au moins pour une partie de leurs documents sortants. Il existe néanmoins divers niveaux de maturité vis-à-vis de la dématérialisation de documents sortants au sein de ces organisations.

En 2008, près d’un tiers des entreprises privées dématérialisent les commandes, les documents d’appels d’offres, les demandes d’achat et les factures clients. Cela concerne aussi, pour un quart d’entre elles, les bons de livraison et les documents de relance clients. Les administrations publiques se sont quant à elles fortement focalisées sur la dématérialisation des appels d’offres et s’intéressent, mais dans une moindre mesure que le secteur privé, aux demandes d’achat et aux commandes. En 4ème position des documents sortants dématérialisés par les administrations publiques apparaissent les états de paie mensuels. Il s’agit en fait essentiellement de la transmission au format numérique des exemplaires destinés au comptable public. La dématérialisation du bulletin de paie n’est encore qu’au stade de projet de loi. En tant que document à valeur probante, la remise du bulletin de paie sous forme électronique devrait être effectuée, avec l'accord des salariés, dans des conditions de nature à garantir l'intégrité des données, impliquant notamment des solutions d’archivage adaptées. Le cadre juridique et technique reste donc encore à valider.