Pour les services RH des entreprises, utiliser séparément différents modules fonctionnels spécifiques de gestion du personnel (formation, congés, notes de frais, bulletins de salaire…) n’est pas simple. Cela pose des difficultés de connexion entre les divers outils ou à l’ERP de l’entreprise, des connexions qui se font souvent à un coût élevé. Cette pratique répandue ne permet pas d’avoir une vision globale de la situation des collaborateurs au travail et complique l’accès des salariés à leurs informations RH.

Des plateformes de gestion RH et d’expérience collaborateur « tout en un »

Pour y remédier, les éditeurs de SIRH proposent désormais des solutions Cloud (en mode SaaS) de gestion RH et d’expérience collaborateur « tout en un ». Ces dernières permettent de gérer automatiquement tous les processus RH au sein d’une plateforme unique qui intègre et offre une batterie de modules fonctionnels auxquels ont accès les managers, les collaborateurs et bien sûr les services RH. De la gestion administrative à la gestion des talents, ces plateformes Cloud, déclinées sur tout support (PC, tablette et application mobile sur smartphone), sont ainsi capables de couvrir l’ensemble du cycle de vie des employés et surtout de faciliter l’expérience collaborateur.

« Grâce à un identifiant et un mot de passe, les collaborateurs accèdent dans leur espace personnel au sein de la plateforme à une multitude de fonctionnalités sur lesquelles ils peuvent interagir dans le but de communiquer avec leurs managers et le service RH », explique Cédric Lampin, responsable marketing de Bodet Software, éditeur de logiciel SIRH, qui propose une plateforme Cloud dont les fonctionnalités vont du recrutement jusqu’au bulletin de salaire des employés.

Une plus grande autonomie et de liberté d’usage pour les collaborateurs

Ces plateformes permettent ainsi aux collaborateurs d’y gérer facilement et à tout moment leurs congés, leurs absences, leurs jours de télétravail, leurs rendez-vous d’entretien d’évaluation, leurs demandes de formation, leur gestion des notes de frais, mais aussi d’accéder à leurs bulletins de salaire dans un coffre-fort électronique ou encore de mettre à jour leurs coordonnées personnelles…

« Toutes ces interactions sont soumises automatiquement à un circuit de validation de leurs managers qui ont une visibilité totale sur la vie RH de leurs équipes à travers la plateforme », indique Clotilde Nouaud, DRH de SAP Concur, spécialisée dans la gestion des notes de frais et des voyages d’affaires. SAP Concur utilise d’ailleurs la plateforme RH que sa maison-mère SAP commercialise auprès des entreprises, pour gérer son propre personnel.

« Ces plateformes, qui peuvent être utilisées comme des self-services de fonctionnalités, donnent aux collaborateurs une plus grande autonomie et liberté d’usage dans la gestion de leur vie au travail », souligne Philippe Bloquet, PDG et cofondateur de PeopleSpheres, portail numérique qui permet aux entreprises de créer leur solution SIRH sur mesure, en offrant un large choix de modules fonctionnels à l’achat.

Centralisation de toutes les données RH issues de modules communiquant entre eux

« En centralisant toutes les données RH du personnel issus de modules qui communiquent entre eux, ces outils permettent aussi au service RH d’effectuer régulièrement une analyse de l’ensemble de l’effectif de l’entreprise, via des tableaux de bord sur la pyramide des âges, l’évolution du nombre d’employés, la répartition des collaborateurs par nature de contrat…», expose Pascal Grémiaux, président d’Eurécia, éditeur de solutions RH pour les PME, qui propose également une plateforme SIRH en mode SaaS.

Seule la gestion de la paie n’est pas intégrée dans les plateformes

Dans ces nouvelles plateformes, l’automatisation des processus commence en général dès le recrutement des candidats et se poursuit dans la phase « on-boarding », autrement dit celle des formalités d’intégration du nouveau collaborateur. En revanche, ces outils intègrent rarement la gestion de la paie qui intervient en fin des processus, un module à part qui est leur souvent interfacé ou connecté.

« En fin de mois, toutes les données dynamiques des collaborateurs issues de leur interactivité dans la plateforme sont transférées au module de calcul de la paie qui établit leurs bulletins de salaire et les remet automatiquement à leur disposition dans un coffre-fort sécurisé au sein de leur espace personnel », conclut Pascal Grémiaux.