Réserver son voyage d’affaires en toute mobilité
La croissance exponentielle de l’usage des smartphones et des applications mobiles a ainsi incité les principaux éditeurs de solutions de réservation de déplacements professionnels et de gestion des notes de frais tels que Concur, Dimo Gestion ou KDS à développer des applications mobiles. Dès 2009, Concur sortait ainsi l’une des premières applications mobiles de gestion des déplacements professionnels et des notes de frais. Cette dernière est une extension de la solution de gestion des déplacements et frais professionnels Concur. Elle permet aux voyageurs d’affaires de gérer, soumettre et valider leurs réservations. Des démarches également réalisables à partir de la solution Néo de KDS. « Une telle application mobile garantit par ailleurs à l’entreprise que ses colla­borateurs utilisent les services négociés avec les prestataires voyages, ajoute Stanislas Berteloot. Ces services présentent donc un réel avantage pour les personnes en mobilité, comme pour l’entreprise ».

Les disponibilités hôtelières plus simples à visualiser
Les services de mobilité proposés par les plates-formes hôtelières s’inscrivent dans la même démarche. « Nous travaillons à rendre l’expérience de réservation sur mobile aussi conviviale que sur notre portail Internet », souligne ainsi Emmanuel Ebray, directeur HRS France. Le portail HRS embarque déjà l’ensemble des éléments de la politique voyage de l’entreprise, avec les tarifs négociés, les hôtels préférentiels, les profils utilisateurs..., mais également les disponibilités en temps réel des hôtels. L’objectif du prestataire consiste donc à rendre accessible aux colla­borateurs en mobilité l’ensemble de ces infor­mations. « À partir de la solution de mobilité que nous proposons désormais, les collaborateurs de l’entreprise disposent sur leur smartphone de l’ensemble des données disponibles sur notre portail (250 000 hôtels), précise Emmanuel Ebray. Elle intègre également la politique voyage de l’entreprise et synchronise en temps réel toutes les réservations effectuées soit depuis le portail, soit depuis des outils de mobilité, ce qui permet au travel manager de consolider l’ensemble des dépenses réalisées ». Accompagner le voyageur pendant son déplacement est également l’un des principaux enjeux des agences de voyages. Longtemps, les TMC* n’ont travaillé qu’en amont du déplacement professionnel. « Désormais, nous entendons davantage accompagner le voyageur pendant son déplacement, notamment lorsqu’il est confronté à un aléa particulier » explique Jordy Staelen, directeur général de 3Mundi France. Jusqu’à présent, le voyageur résolvait souvent seul les difficultés auxquelles il était confronté pendant son déplacement (surbooking, perte, réservation hôtelière non notée…).   « Aujourd’hui, avec les appli­cations de mobilité que nous lui proposons, le contact d’urgence à l’agence de voyage est plus systématique et naturel, ajoute Jordy Staelen. Nous lui facilitons donc la vie, diminuons son stress et contribuons ainsi davantage au bien-être du voyageur d’affaires en déplacement ».

Des notes de frais mieux tracées
De même, pour les notes de frais, ces applications mobiles permettent aujourd’hui de prendre en photo un reçu, de l’associer à un voyage et de le soumettre à distance aux managers ou au Travel Manager. « Le collaborateur gagne ainsi du temps dans la décla­ration de ses notes de frais et garde une trace de ses reçus, ajoute Stanislas Berteloot. Par ailleurs, la note de frais est désormais automatiquement associée à un déplacement, ce qui permet d’en optimiser le reporting ». Avec de telles applications, les Travel Managers ont désormais la possibilité de voir le coût total du déplacement.

Les technologies de la mobilité ouvrent la voie à des services spécifiques
Parallèlement, l’avènement en cours du cloud computing rend disponibles de nouveaux services qui, jusqu’à présent, n’existaient pas sur PC. Ainsi, l’utilisation du smartphone, lorsqu’il embarque un outil de géolocalisation, permet de localiser le collaborateur de l’entreprise et de lui proposer une panoplie de services de proximité. Un concept repris par exemple par SnapCar, une application pour téléphone mobile connectée à un réseau de voitures avec chauffeur. SnapCar vient instan­tanément chercher le collaborateur où qu’il se trouve. Le système fonctionne de la même manière dans les applications mobiles pour la réservation de voyages d’affaires. Certaines applications telle que Neo de KDS permettent de localiser le voyageur et de trouver l’hôtel ou l’aéroport le plus proche de l'endroit où il se trouve. La plate-forme hôtelière HRS propose le même type de service à partir de son application mobile. « Un collaborateur peut visualiser en temps réel sur son smartphone les hôtels dispo­nibles les plus proches, ainsi que leurs prix, explique Emmanuel Ebray. Il peut également voir quels sont les hôtels offrant les réductions les plus intéressantes à un moment donné ». L’intégration d’outils GPS offre également l’avantage, pour l’entreprise et en cas de besoin, de localiser plus facilement ses voyageurs. « Nous pouvons utiliser le GPS comme un traceur de la position du collaborateur et, en cas de nécessité, faire intervenir qui de droit pour rapatrier le voyageur », ajoute Jordy Staelen. Au-delà des applications déjà existantes, les technologies de la mobilité pourraient ouvrir la voie à de nouveaux services, tels que la réservation d’une chambre lorsque le collaborateur est dans l’hôtel, l’état d’avancement de préparation d’une chambre ou, pourquoi pas, la programmation d’une chaîne de télévision…

Anne DEL POZO

^{*TMC ou Agence du voyages d'affaires}