Alors que 80% des cadres déclarent réaliser des notes de frais (un chiffre stable depuis 2019), ces dernières représentent un poids de plus en plus lourd sur leurs finances personnelles, encore accentué par l’inflation. Grâce à la dernière édition de son enquête, Mooncard peut affirmer qu’1 cadre sur 6 a déjà été en situation de découvert bancaire à la suite d’une avance de frais professionnels sur son argent personnel (17% contre 14% en 2022).

Revers de la médaille pour les entreprises : près d’1 cadre sur 4 (23%) affirme avoir déjà fait passer des dépenses personnelles en notes de frais, un chiffre en forte hausse depuis 2022 (13%).

Après avoir révélé dans les précédentes éditions le poids réel des notes de frais sur les finances des employés, l’étude 2023 de Mooncard-Ifop met en lumière la manière dont les entreprises s’adaptent à la nouvelle flambée inflationniste, entre consignes claires de restrictions budgétaires et souci d’économie des salariés.

Sylvain Montoro, Directeur Financier de Mooncard, déclare : « Les résultats de notre enquête doivent alerter les directions financières comme celles des ressources humaines. Face à la hausse rapide des frais de restauration, de déplacement, d’hébergement, les cadres sont amenés à changer de comportement pour anticiper leurs fins de mois. Chaque entreprise doit s’emparer du sujet et faire son propre audit interne : combien de salariés sont en difficulté avec leurs notes de frais ? Est-ce qu’ils ont encore les moyens de couvrir leurs dépenses professionnelles pour atteindre leurs objectifs ? C’est stratégique ».

Le montant et la fréquence des notes de frais repartent à la hausse

Sur 100% des cadres

Les notes de frais font partie du quotidien de l’écrasante majorité des cadres, puisqu’ils sont 80% à reconnaître en faire (stable depuis la première enquête en 2019). Ils sont même 28% à en réaliser au moins une fois par mois. En revanche, la fréquence des notes de frais a connu une hausse conséquente, passant d’une moyenne de 7,8 par an à 8,6 par an.

Mais de fortes disparités existent au sein de la population cadre :

• Les cadres du privé sont plus exposés que ceux du public. Ils sont 82% à faire des notes de frais (9,2 par an en moyenne), contre 71% dans le public (5,6 par an).
• Les cadres d’Ile de France sont moins concernés que ceux en régions : ils sont 80% à faire des notes de frais (84% en régions), 7,3 fois par an (9,4 en région). On peut y voir l’impact de la densité du réseau de transport en commun francilien.
• Les cadres de grands groupes sont plus souvent mis à contribution pour les notes de frais que ceux des PME. Ils sont 84% à faire des notes de frais dans les entreprises de +500 salariés, contre 75% dans celles de -500 salariés.
• Les managers sont surexposés aux dépenses professionnelles par rapport aux membres de leurs équipes. Ils sont 82% à faire des notes de frais (70% pour les non-managers), avec une fréquence annuelle de 9,3 (5,8 pour les non-managers).

Sur les cadres qui font des notes frais (80% de l’échantillon)

Le montant des notes de frais, déjà important, est à la hausse. En effet, pour la première fois, la majorité des cadres (52%, +3 points) déclarent dépenser le cap symbolique des plus de 100 euros par mois en notes de frais. A l’opposée, les petites dépenses (0 à 50€) connaissent une forte baisse, ne concernant plus que 17% des cadres contre 23% en 2022 (-6 points).

Le palmarès des motifs de dépenses place la restauration tout en haut du podium (89% des cadres, +2 points vs 2022), devant les transports (80%, -1 point), l’hôtellerie (62%) et l’essence (58%, +6 points). Les événements propres à la vie de l’entreprise arrivent en 5e place, en très forte hausse (51%, +13 points). Il faut sans doute y voir une tentative de recréer des moments de socialisation pour faire revenir les employés au bureau, en réaction à la généralisation du télétravail.

L'inflation des notes de frais met les finances personnelles des cadres sous pression

Parmi les cadres qui ont déjà été en difficulté financière à cause des notes de frais, soit 25% de l’échantillon total

Sur les cadres qui réalisent des notes de frais, 32% ont déjà été en difficulté financière à cause d’elles (1/4 du total des répondants au questionnaire). Une proportion déjà considérable, mais pour gagner en précision et en objectivité l’Ifop a aussi cherché à connaître ceux qui ont déjà été à découvert à la banque pour la même raison. Une situation qui implique souvent la facturation de frais de gestion.

Le résultat est sans appel : les deux tiers des cadres qui ont été en difficulté financière à cause des notes de frais se sont déjà retrouvés en situation de découvert bancaire. Pire, cette proportion est en forte hausse par rapport à 2022 (67%, +9 points). Ceux qui ne l’ont été qu’une seule fois sont passés de 30 à 37%, tandis que ceux qui n’ont jamais connu cette situation ont baissé de 42 à 33%.

La proportion de ceux qui ont connu au moins un découvert bancaire à cause des notes de frais est encore plus forte au sein de certaines populations :

• Les cadres de 25-34 ans : 82%
• Les cadres de la fonction publique : 79%
• Les cadres en foyer monoparental : 81%

Au total, 17% des cadres ont déjà été en situation de découvert bancaire à cause des notes de frais contre 14% l’an dernier (+3 points), soit 1 cadre sur 6 contre 1 sur 7 en 2022.

Comme tout le monde, les salariés ont pu constater de fortes hausses de prix au quotidien depuis 12 à 18 mois. D’après les salariés, voici le palmarès des dépenses professionnelles qui ont le plus augmenté sous le coup de l’inflation :

• 1. La restauration et l’essence (61%, ex aequo)
• 2. Les transports (39%)
• 3. L’hôtellerie (36%)
• 4. Les fournitures de bureaux (13%).

Résultat, la majorité des cadres limite logiquement leurs dépenes en notes de frais pour ne pas se mettre en difficulté sur le plan personnel, mais aussi – et surtout – sur consigne explicite de leur entreprise. Ils sont ainsi 45% à dire avoir réduit les dépenses hôtelières sur ordre de leur direction, 37% pour la restauration, 35% pour les transports, et 34% pour le carburant.

La nécessaire modernisation des processus de remboursement

Parmi les cadres qui font des notes frais (80% de l’échantillon)

Face à cette pression croissante des notes de frais sur le pouvoir d’achat, les entreprises sont sommées par leurs salariés de moderniser leurs systèmes de gestion des remboursements. En effet, les systèmes les plus lents, les plus archaïques (une pile de factures, un tableau imprimé et une agrafeuse) sont sources de stress et d’inquiétude.

Ainsi, la satisfaction des salariés à l’égard du système de gestion de notes de frais est étroitement liée à la rapidité des remboursements. Si 78% des cadres se disent satisfaits sur ce plan, ils sont 89% quand le délai est inférieur à une semaine, 83% entre une et deux semaines, 75% entre deux et quatre semaines, et seulement 52% au-delà de quatre semaines.

La fonction publique semble bien mal lotie sur ce point puisque le taux de satisfaction moyen de ses cadres est de 65%. Mais ils ne sont pas les seuls. Les cadres de TPE (10-19 salariés) sont 75% à devoir patienter plus de deux semaines pour se faire rembourser.

Résultat, 34% des cadres déclarent « craindre de ne pas être remboursés » (31% en 2022), dont 13% « souvent ». Là encore, les cadres de la fonction publique sont plus à plaindre, puisqu’ils sont 42% à s’en inquiéter. La perte des justificatifs papier est une véritable angoisse pour une majorité de cadres (58%, dont 26% « souvent »), et cela ne s’améliore pas avec le temps (60% en 2022, 58% en 2021).

Le sentiment de servir de trésorerie pour son entreprise est bien réel, et parfois mal vécu. Ainsi 78% des cadres déclarent réaliser des dépenses qui devraient être prises en charge directement par l’entreprise (38% « souvent »). Ce chiffre atteint 96% parmi ceux qui ont déjà eu un découvert bancaire à cause de leurs notes de frais.

Faut-il y voir une conséquence ? Le nombre de cadres déclarant avoir fait passer des dépenses personnelles en notes de frais a fortement augmenté en un an, passant de 13% à 23%... Chacun se fera son opinion.

Méthodologie
L’enquête a été menée par un questionnaire auto-administré en ligne du 12 au 25 mai 2023, auprès d’un échantillon de 1002 cadres travaillant dans des structures de 10 salariés et plus. La représentativité a été assurée par la méthode des quotas (sexe, âge, secteur d’activité, niveau de diplôme) après stratification par région.