Jusqu’à présent, les 3 personnes en charge de la comptabilité fournisseurs du Groupe Léa Nature se chargeaient manuellement du traitement des 24 000 factures reçues par courrier chaque année : réception, ventilation, saisie dans l’ERP Yourcegid Y2, validation par les différentes personnes impliquées et enfin paiement.

Avec 20 sociétés, et autant d’entités comptables, réparties sur 8 sites en France, la gestion des factures est rapidement devenue complexe et chronophage pour le Groupe qui a souhaité moderniser ce processus avec plusieurs objectifs : améliorer la productivité de ses équipes, fluidifier la validation multi-sites et ainsi absorber le flux grandissant de factures à traiter suite à la croissance de son activité.

« La dématérialisation nous permettra de fluidifier le processus de validation des factures fournisseurs très complexe compte tenu de notre organisation multi-sociétés et multi-sites. Nous avons choisi Esker pour leur méthodologie particulièrement structurée et leur partenariat avec Cegid qui nous permettait d’avoir une vraie synergie entre leur solution et notre outil comptable existant » témoigne Sébastien Grinard, DSI du Groupe Léa Nature.

Gérer un flux décentralisé, multi-sites et multi-sociétés

Avec la solution Esker, chacun des sites numérisera lui-même ses factures qui seront automatiquement envoyées sur la plateforme Esker. La solution lira et vérifiera ensuite les imputations comptables de la facture afin de l’envoyer pour validation aux personnes concernées selon un workflow défini à l‘avance en fonction de règles métiers précises. L’écriture comptable sera alors créée dans l’ERP mais bloquée jusqu’à la validation définitive de la facture qui déclenchera alors le paiement.

« Avec la solution Esker, chaque site du Groupe scanne ses propres factures fournisseurs. Nous économiserons ainsi toutes les phases de transport qui augmentaient considérablement le temps de traitement et de validation de nos factures sans compter les pertes de documents que cela pouvait occasionner. L’intégration dans l’ERP nous permet également d’avoir un flux centralisé et transparent tout au long de la chaîne » ajoute Sébastien Grinard.

Les bénéfices attendus

En plus de l’amélioration de la productivité des équipes comptables et de la réactivité des personnes en charge de l’approbation des factures, le Groupe Léa Nature anticipe les bénéfices suivants :

§  La réduction des délais de traitement des factures avec la suppression de l’envoi de courriers et de la manipulation des documents papier,
§  Une meilleure visibilité et traçabilité des factures qui seront rassemblées en un seul endroit et donc une simplification des procédures en cas de contrôle fiscal,
§  Une meilleure gestion des archives puisque les factures seront disponibles dans les applications Esker et Cegid dès le scan du document,
§  Une réduction des coûts d’impression au moment des étapes intermédiaires (chaque facture était jusque-là photocopiée 2 voire 3 fois),
§  La valorisation du métier de comptable (plus de contrôle que de saisie et de manipulation) avec la mise en place de revues plus régulières des comptes fournisseurs (démarche d’audit),
§  L’optimisation des délais de règlement et la maîtrise de la dette fournisseurs.
 
« Où qu’elles se trouvent, les personnes en charge de la validation des factures fournisseurs pourront se connecter à la plateforme Esker via une application mobile (smartphone ou tablette) pour parcourir, approuver, mettre de côté, rejeter ou commenter une facture. C’est un gain de temps et de performance considérable quand on sait que la plupart des valideurs se déplacent régulièrement » explique Sébastien Grinard avant d’ajouter « de plus, en ayant accès à l’ensemble de nos factures  depuis un seul et unique endroit, la plateforme Esker nous offrira un vivier d’informations très important au moment des négociations avec nos fournisseurs ».