Souhaitant optimiser ses processus d’impression, Coface Services lance en 2011 une consultation auprès des principaux acteurs du marché. Après avoir étudié les différentes propositions, l’entreprise choisit de faire appel à Xerox et de s’appuyer sur son savoir-faire en matière de gestion déléguée des impressions. Parmi les principaux objectifs à atteindre : homogénéiser le parc d’équipements, assurer la confidentialité des documents, réduire les volumes d’impression et optimiser les coûts.

Vers une modernisation du parc d’impression bureautique

L’audit approfondi réalisé par Xerox a établi que Coface Services disposait d’un parc hétérogène se composant de 7 marques et 40 modèles différents comprenant des imprimantes, des copieurs, des télécopieurs, ainsi que des appareils multifonctions couleur et N&B. L’étude a permis  de bien comprendre les pratiques d’impression de l’ensemble des collaborateurs, a identifié d'importantes disparités d’un site à l’autre et confirmé un ratio moyen d’1 équipement pour 2,5 utilisateurs.

Pour répondre à la nouvelle politique d’impression de Coface Services, Xerox a implémenté une solution permettant une diminution du parc de 70%, pour atteindre aujourd’hui un total de 74 équipements. Le parc est désormais composé d’une seule et même marque et de 5 modèles (3 multifonctions et 2 imprimantes), les imprimantes de proximité ayant été limitées. D’autre part, le ratio utilisateur/équipement a été amélioré et est passé à un équipement pour 9,36 utilisateurs. 84% des impressions chez Coface Services sont maintenant imprimées sur des multifonctions A3.

La sécurisation des documents faisant partie intégrante de la politique d’impression, Xerox a mis en œuvre un nouveau système d’authentification des utilisateurs par lecteur de badge, compatible avec les badges d’accès déjà en place et avec le référentiel d’authentification des collaborateurs Coface Services. Il garantit la sécurité et la confidentialité des impressions, les documents non libérés étant notamment annulés en fin de journée.

Afin de favoriser une transition en douceur, Xerox a assuré la formation et la conduite du changement pour l’ensemble des collaborateurs tout au long du déploiement.
Par ailleurs, engagé contractuellement sur un taux de disponibilité des équipements de 98%, Xerox prend désormais en charge la supervision des systèmes d’impression, ainsi que la gestion proactive des consommables et des incidents en temps réel. Incluant une analyse personnalisée, ce nouveau service permet d’anticiper les éventuels besoins des utilisateurs, qui bénéficient par ailleurs d’un portail web en mode Cloud accessible 24h/24 et 7j/7.

« Xerox a su se démarquer des autres acteurs que nous avons approchés, et ce grâce à une offre particulièrement adaptée à nos besoins, que ce soit en matière de coûts ou de sécurité », explique Gaétan Blénet, responsable production à la Direction SI de Coface Services. « Leur expertise reconnue en matière de MPS et le succès des projets déjà mis en place chez d’autres clients ont également joué en leur faveur dans notre prise de décision ».

Aujourd’hui, Coface Services dispose d’un parc d’impression optimisé et modernisé. L’entreprise, dont le volume d’impression mensuel a baissé de 24,60%, a d’ores et déjà réduit ses coûts directs de 43% par mois.

De plus, grâce à une gestion plus responsable des impressions, Coface Services a pu diminuer sa consommation de papier, de toner, et d’électricité, limitant ainsi son impact environnemental. Un point non négligeable pour l’entreprise, qui ambitionnait d’améliorer sa performance RSE.

Avec l’accompagnement de Xerox, Coface Services a mis en place une solution sécurisée de gestion des impressions en intégrant également l’environnement éditique et de nouvelles fonctionnalités. Grâce à une suite logicielle intégrée, Coface Services bénéficie d’une proactivité quotidienne pour l’approvisionnement de consommables et la résolution des incidents et d’indicateurs détaillés permettant une visibilité dynamique des flux d’impression de l’entreprise. Ce partenariat avec Xerox permet à Coface Services de se concentrer sur son cœur de métier.